പ്രധാന ഉള്ളടക്കത്തിലേക്ക് കടക്കുക

How to Manage Billing for Your Business: A Complete Guide

· 4 മിനിറ്റ് വായന
LKG for Billing Team
LKG for Billing Team
Product & Customer Success Team, LKG for Billing

:::info വിവർത്തന കുറിപ്പ് ഈ ബ്ലോഗ് ലേഖനം മലയാളം വായനക്കാർക്കായി പ്രസിദ്ധീകരിച്ചിരിക്കുന്നു. ഉൽപ്പന്ന പേരുകൾ, സ്ക്രീൻ പേരുകൾ, നികുതി പദങ്ങൾ, ലിങ്കുകൾ എന്നിവ വ്യക്തതയ്ക്കായി യഥാർത്ഥ രൂപത്തിൽ തന്നെയാണ് സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നത്. :::

ബില്ലിംഗ് എന്നത് "ഇൻവോയ്‌സുകൾ അയയ്‌ക്കൽ" മാത്രമല്ല - നിങ്ങൾ ഉപഭോക്താവിന് നൽകുന്ന ആദ്യ ഉദ്ധരണി മുതൽ നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിലെ പേയ്‌മെൻ്റ് ലാൻഡിംഗും ഫയൽ ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് അക്കൗണ്ടൻ്റിന് കൈമാറുന്ന റിപ്പോർട്ടും വരെ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒരു സൈക്കിളാണിത്. ആ മുഴുവൻ ചക്രം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ചും ഓരോ ഭാഗവും എവിടെയാണ് യോജിക്കുന്നതെന്നും എങ്ങനെ ചിന്തിക്കാമെന്നത് ഇതാ.

ബില്ലിംഗ് ജീവിതചക്രം, പൂർത്തിയാക്കാൻ ആരംഭിക്കുക​

മിക്ക ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകളും അവരുടെ ബില്ലിംഗ് ശീലങ്ങൾ ഓരോന്നായി നിർമ്മിക്കുന്നു - ഇവിടെ ഒരു ഇൻവോയ്‌സ്, അവിടെ ഒരു പേയ്‌മെൻ്റ് നോട്ട് - ഒരു സംവിധാനവുമില്ലാതെ. വോളിയം വർദ്ധിക്കുന്നത് വരെ ഇത് പ്രവർത്തിക്കുന്നു, തുടർന്ന് വിടവുകൾക്ക് പണം ചിലവാകാൻ തുടങ്ങും: ഒരിക്കലും പരിവർത്തനം ചെയ്യപ്പെടാത്ത ഒരു എസ്റ്റിമേറ്റ്, ആരും പിന്തുടരാത്ത ഒരു ഇൻവോയ്സ്, വന്ന ഒരു പേയ്‌മെൻ്റ്, പക്ഷേ ശരിയായ ബില്ലിന് എതിരായി ഒരിക്കലും രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ല. ബില്ലിംഗ് നന്നായി കൈകാര്യം ചെയ്യുക എന്നതിനർത്ഥം അതിനെ ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു പ്രക്രിയയായി കണക്കാക്കുക എന്നതാണ്, വിച്ഛേദിക്കപ്പെട്ട ഘട്ടങ്ങളുടെ കൂട്ടമല്ല.

1. ഉദ്ധരണി: ഇൻവോയ്സുകൾക്ക് മുമ്പുള്ള എസ്റ്റിമേറ്റ്​

പല ബിസിനസുകൾക്കും - പ്രത്യേകിച്ച് സേവനങ്ങൾ, ഇഷ്‌ടാനുസൃത ഓർഡറുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വലിയ B2B വിൽപ്പന - ഒരു വിൽപ്പന സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് സൈക്കിൾ ആരംഭിക്കുന്നു. ഒരു ഉപഭോക്താവിന് ഒരു ഔപചാരിക ഉദ്ധരണി അയയ്‌ക്കാനും ആവശ്യമെങ്കിൽ ചർച്ച നടത്താനും അവർ സമ്മതിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ മാത്രമേ അത് യഥാർത്ഥ ഇൻവോയ്‌സായി പരിവർത്തനം ചെയ്യാനും ഒരു ** എസ്റ്റിമേറ്റ്** നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. എസ്റ്റിമേറ്റുകളും ഇൻവോയ്‌സുകളും പ്രത്യേക ഡോക്യുമെൻ്റ് തരങ്ങളായി സൂക്ഷിക്കുക (ഡ്രാഫ്റ്റ് ഇൻവോയ്‌സുകൾ താൽക്കാലിക ഉദ്ധരണികളായി അയയ്‌ക്കുന്നതിനുപകരം) അർത്ഥമാക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്‌സ് നമ്പറിംഗും റിപ്പോർട്ടുകളും സ്ഥിരീകരിച്ച വിൽപ്പനയെ മാത്രമേ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുള്ളൂ, നിങ്ങൾ ഇതുവരെ അയച്ച എല്ലാ ഉദ്ധരണികളുമല്ല.

2. ഇൻവോയ്സിംഗ്: ആദ്യമായി ബിൽ ശരിയാക്കുന്നു​

ആദ്യ ശ്രമത്തിൽ തന്നെ ഇൻവോയ്സ് ശരിയായിരിക്കണം - GST ഫീൽഡുകൾ, HSN കോഡുകൾ, ശരിയായ നികുതി വിഭജനം - കാരണം ഇവിടെ പിശകുകൾ നിങ്ങളുടെ റിപ്പോർട്ടുകളിലും നിങ്ങളുടെ ഉപഭോക്താവിൻ്റെ സ്വന്തം ഫയലിംഗിലും അലയടിക്കുന്നു. ഇവിടെയാണ് വേഗതയേറിയതും കൃത്യവുമായ ലൈൻ-ഇനം എൻട്രി പ്രധാനം, അത് ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോമായാലും അല്ലെങ്കിൽ Excel mode ഉയർന്ന അളവിലുള്ള കൗണ്ടറുകൾക്ക്. നിങ്ങൾ ഈ ഘട്ടത്തിൽ പുതിയ ആളാണെങ്കിൽ, ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഇൻവോയ്സ് ഗൈഡ് ആദ്യം മുതൽ അതിലൂടെ നടക്കുന്നു.

3. പേയ്‌മെൻ്റ് ശേഖരണവും റെക്കോർഡിംഗും​

ഒരു ഇൻവോയ്സ് ഇടപാടിൻ്റെ അവസാനമല്ല - ഇത് പണം ലഭിക്കുന്നതിനുള്ള തുടക്കമാണ്. ശരിയായ ഇൻവോയ്‌സിനെതിരായ പേയ്‌മെൻ്റുകൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുക, ഭാഗിക പേയ്‌മെൻ്റുകൾ ട്രാക്കുചെയ്യുക, ഏതൊക്കെ ഇൻവോയ്‌സുകൾ ഇപ്പോഴും തുറന്നിട്ടുണ്ടെന്ന് അറിയുക എന്നിവയാണ് ബില്ലിംഗിനെ പേപ്പർവർക്കിന് പകരം യഥാർത്ഥ പണമൊഴുക്ക് മാനേജ്‌മെൻ്റായി മാറ്റുന്നത്.

4. സ്വീകാര്യത ട്രാക്കിംഗ്​

നിങ്ങൾ അയച്ചതും എന്നാൽ ഇതുവരെ പണം നൽകിയിട്ടില്ലാത്തതുമായ ഇൻവോയ്സുകളാണ് സ്വീകാര്യമായവ. ഒരു ഉപഭോക്താവിന് എന്താണ് കുടിശ്ശിക എന്നതിൻ്റെ വ്യക്തമായ കാഴ്‌ച ഇല്ലാതെ, ആർക്കാണ് എന്താണ് കടപ്പെട്ടിരിക്കുന്നത് എന്നതിൻ്റെ ട്രാക്ക് നഷ്‌ടപ്പെടുത്തുന്നത് എളുപ്പമാണ് - കൂടാതെ ഇതിനകം പിന്നിലുള്ള ഒരു ഉപഭോക്താവിന് ക്രെഡിറ്റ് നൽകുന്നത് തുടരുക. കൈകൊണ്ട് ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്‌മെൻ്റുകൾക്കെതിരെ ഇൻവോയ്‌സുകൾ ക്രോസ്-ചെക്ക് ചെയ്യേണ്ടിവരുന്നതിന് പകരം ഒരു നല്ല ബില്ലിംഗ് സിസ്റ്റം ഇത് യാന്ത്രികമായി ഉയർത്തുന്നു.

ഇൻവോയ്സ് ലിസ്റ്റ് അവലോകന സ്ക്രീൻ

5. പർച്ചേസ് സൈഡ്: പിഒകളും പർച്ചേസ് ബില്ലുകളും​

ബില്ലിംഗ് മാനേജ്മെൻ്റ് എന്നത് പണം വരുന്നതിനെ കുറിച്ച് മാത്രമല്ല. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് സ്റ്റോക്ക് അല്ലെങ്കിൽ സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുകയാണെങ്കിൽ, വാങ്ങൽ ഓർഡറുകളും വാങ്ങൽ ബില്ലുകളും വെണ്ടർമാർക്ക് നിങ്ങൾ കടപ്പെട്ടിരിക്കുന്നത് ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതുപോലെ, ഇൻവോയ്‌സുകൾ നിങ്ങൾക്ക് എന്താണ് കടപ്പെട്ടിരിക്കുന്നത് എന്ന് ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു. ഒരേ സിസ്റ്റത്തിൽ ഇരുവശവും നിലനിർത്തുക എന്നതിനർത്ഥം നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് ലെവലുകൾ, ചെലവുകൾ, പണത്തിൻ്റെ സ്ഥാനം എന്നിവയെല്ലാം സമന്വയിപ്പിക്കാതെ പോകുന്ന പ്രത്യേക സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകളിൽ ജീവിക്കുന്നതിനുപകരം സ്ഥിരത നിലനിർത്തുന്നു എന്നാണ്.

6. റിപ്പോർട്ടുകളും GST ഫയലിംഗ് തയ്യാറെടുപ്പും​

മുകളിലുള്ള എല്ലാം റിപ്പോർട്ടിംഗിലേക്ക് ഫീഡ് ചെയ്യുന്നു. കുറഞ്ഞത്, നിങ്ങൾക്ക് ഇതിലേക്ക് ദൃശ്യപരത വേണം:

  • P&L, പണമൊഴുക്ക്, ബിസിനസ് യഥാർത്ഥത്തിൽ മാസാമാസം ലാഭകരമാണോ എന്നറിയാൻ
  • GST റിപ്പോർട്ട്, നികുതി നൽകേണ്ട മൂല്യവും ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിനായി ശേഖരിച്ച നികുതിയും സംഗ്രഹിക്കുന്നു
  • വിൽപ്പന പ്രവണതകൾ, യഥാർത്ഥത്തിൽ വരുമാനം വർദ്ധിപ്പിക്കുന്ന ഉൽപ്പന്നങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ കണ്ടെത്തുന്നതിന്
  • ബിൽവൈസ് അല്ലെങ്കിൽ പാർട്ടിവൈസ് ലാഭനഷ്ടം, നിങ്ങൾക്ക് ഓരോ വിൽപ്പനയ്ക്കും അല്ലെങ്കിൽ ഓരോ ഉപഭോക്താവിനും മാർജിൻ ദൃശ്യപരത വേണമെങ്കിൽ

സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകൾ ഡാഷ്ബോർഡ്

ഓരോ മാസാവസാനത്തിലും ഇൻവോയ്‌സ് PDF-ൽ നിന്നുള്ള നമ്പറുകൾ പുനർനിർമ്മിച്ചുകൊണ്ട് ഇത് ചെയ്യുന്നത് മന്ദഗതിയിലുള്ളതും പിശകുകളുള്ളതുമാണ്. നിങ്ങൾ ബിൽ ചെയ്യുന്നതിനനുസരിച്ച് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്ന റിപ്പോർട്ടുകൾ അനുരഞ്ജനത്തിൻ്റെ മുഴുവൻ ഘട്ടവും നീക്കം ചെയ്യുന്നു.

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് തരത്തിന് അനുയോജ്യമായ ബില്ലിംഗ് സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു​

ശരിയായ ബില്ലിംഗ് സജ്ജീകരണം നിങ്ങൾ ഏത് തരത്തിലുള്ള ബിസിനസ്സ് നടത്തുന്നു എന്നതിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു:

  • റീട്ടെയിൽ, കിരാന സ്റ്റോറുകൾക്ക് ഫാസ്റ്റ് കൗണ്ടർ ബില്ലിംഗും സ്റ്റോക്ക് ട്രാക്കിംഗും ആവശ്യമാണ് - കാണുക റീട്ടെയിൽ & കിരാന സ്റ്റോറുകൾക്കുള്ള ബില്ലിംഗ്
  • മൊത്ത, വിതരണ ബിസിനസുകൾ പർച്ചേസ് ഓർഡറുകളിലും ബൾക്ക് ബില്ലിംഗിലും വളരെയധികം ആശ്രയിക്കുന്നു - കാണുക മൊത്തവിതരണത്തിനുള്ള ബില്ലിംഗ്
  • റെസ്റ്റോറൻ്റുകൾക്കും ഹോട്ടലുകൾക്കും പട്ടിക തിരിച്ചുള്ള ഓർഡറുകളും അടുക്കള ഡാഷ്‌ബോർഡുകളും ആവശ്യമാണ് - കാണുക റെസ്റ്റോറൻ്റുകളുടെയും ഹോട്ടലുകളുടെയും ബില്ലിംഗ്
  • ഫാർമസികൾ, ആശുപത്രികളും ക്ലിനിക്കുകളും, സലൂണുകളും സ്പാകളും, ഇലക്‌ട്രോണിക്‌സ് സ്റ്റോറുകൾ, ഗാർമെൻ്റ് സ്റ്റോറുകൾ, ട്രാൻസ്‌പോർട്ട് ബിസിനസുകൾ എന്നിവയ്‌ക്ക് ഓരോന്നിനും അവരുടേതായ ബില്ലിംഗ് ക്വിർക്കുകൾ ഉണ്ട്, നിങ്ങൾ ഒരു വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ സ്ഥിരതാമസമാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് വായിക്കേണ്ടതാണ്.

ഒരു സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച് ഇത് ഒരുമിച്ച് കൊണ്ടുവരുന്നു​

ബില്ലിംഗ് അവസാനം മുതൽ അവസാനം വരെ നിയന്ത്രിക്കുന്നതിൻ്റെ മൂല്യം ഒരൊറ്റ സവിശേഷതയല്ല - ഇത് എസ്റ്റിമേറ്റുകൾ, ഇൻവോയ്‌സുകൾ, പേയ്‌മെൻ്റുകൾ, സ്വീകാര്യതകൾ, വാങ്ങലുകൾ, റിപ്പോർട്ടുകൾ എന്നിവയെല്ലാം ഒരേ അടിസ്ഥാന ഡാറ്റയെയാണ് സൂചിപ്പിക്കുന്നത്. നിങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പേയ്‌മെൻ്റ് ശരിയായ ഇൻവോയ്‌സിനെതിരെ സ്വയമേവ കാണിക്കും. ഒരു GST റിപ്പോർട്ട് യഥാർത്ഥത്തിൽ എന്താണ് ബിൽ ചെയ്തതെന്ന് പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു. മൂന്ന് വ്യത്യസ്ത സ്ഥലങ്ങളിൽ ഒരേ നമ്പറുകൾ നിലനിർത്തുന്നത് നിങ്ങൾ നിർത്തുന്നു.

സൗജന്യമായി ബില്ലിംഗ് ശരിയായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ആരംഭിക്കുക​

LKG for Billing-ൻ്റെ സൗജന്യ ഓഫ്‌ലൈൻ പ്ലാൻ (₹0, എന്നേക്കും, ക്രെഡിറ്റ് കാർഡില്ല, 10 ഇൻവോയ്‌സുകൾ/മാസം, 10 ഉപഭോക്താക്കൾ, 20 ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ) അല്ലെങ്കിൽ ഇതേ പരിധികളോടെ സൗജന്യ 30 ദിവസത്തെ ക്ലൗഡ് ട്രയൽ-ൽ നിങ്ങൾക്ക് ഈ മുഴുവൻ ജീവിതചക്രവും - GST റിപ്പോർട്ടുകളിലൂടെ എസ്റ്റിമേറ്റുകൾ സജ്ജീകരിക്കാനാകും. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ആ പരിധികൾ കടന്ന് വളരുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ നിലവിലുള്ള ഡാറ്റ നഷ്‌ടപ്പെടാതെ തന്നെ പണമടച്ചുള്ള പ്ലാനുകൾ വർദ്ധിക്കും. ഓരോ നിരയും താരതമ്യം ചെയ്യുക വിലനിർണ്ണയം, അല്ലെങ്കിൽ ആപ്പ് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക ഇന്ന് നിങ്ങളുടെ ബില്ലിംഗ് ശരിയായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ആരംഭിക്കുക.

അനുബന്ധ വായന​

നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ബില്ലിംഗ് പ്രക്രിയയും ഒരിടത്ത് കൊണ്ടുവരിക - LKG for Billing ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക കൂടാതെ സൗജന്യമായി ആരംഭിക്കുക.