🗂️ கொள்முதல் ஆணைகளை நிர்வகித்தல்

கொள்முதல் ஆணைகளை உருவாக்கியதிலிருந்து விற்பனையாளர்களுக்கு அனுப்புவது, பொருட்களைப் பெறுவது (முழுமையாக அல்லது பகுதியாக), மற்றும் மூடுவது வரை கண்காணிக்கவும்.

📊 நிலை மாற்றங்கள்

இருந்து	க்கு	செயல்
வரைவு	அனுப்பப்பட்டது	PO விற்பனையாளருக்கு அனுப்பப்பட்டது
வரைவு	ரத்து செய்யப்பட்டது	அனுப்புவதற்கு முன் ரத்து செய்யவும்
அனுப்பப்பட்டது	பெறப்பட்டது	ஆர்டர் செய்யப்பட்ட அனைத்து பொருட்களும் பெறப்பட்டன
அனுப்பப்பட்டது	பகுதியாகப் பெறப்பட்டது	சில பொருட்கள் பெறப்பட்டன, மீதம் நிலுவையில் உள்ளது
அனுப்பப்பட்டது	ரத்து செய்யப்பட்டது	அனுப்பிய பிறகு ரத்து செய்யவும் (விற்பனையாளர் பூர்த்தி செய்ய முடியவில்லை)
பகுதியாகப் பெறப்பட்டது	பெறப்பட்டது	மீதமுள்ள பொருட்கள் வந்து சேர்கின்றன
பகுதியாகப் பெறப்பட்டது	ரத்து செய்யப்பட்டது	மீதமுள்ள அளவை ரத்து செய்யவும்

✏️ ஒரு கொள்முதல் ஆணையைத் திருத்துதல்

என்ன திருத்த முடியும்?

நிலை	திருத்தக்கூடியதா?
வரைவு	✅ அனைத்து புலங்களும்
அனுப்பப்பட்டது	✅ அனைத்து புலங்களும் (எச்சரிக்கையுடன் — மாற்றங்கள் குறித்து விற்பனையாளருக்குத் தெரிவிக்கவும்)
பெறப்பட்டது	❌ படிக்க மட்டும்
பகுதியாகப் பெறப்பட்டது	⚠️ வரையறுக்கப்பட்டது — குறிப்புகளைச் சேர்க்கவும்
ரத்து செய்யப்பட்டது	❌ படிக்க மட்டும்

எச்சரிக்கை

உங்கள் விற்பனையாளருக்குத் தெரிவிக்காமல் அனுப்பப்பட்ட PO-ஐத் திருத்த வேண்டாம். அனுப்பிய பிறகு ஏற்படும் மாற்றங்கள் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்டவை குறித்து குழப்பத்தை ஏற்படுத்தும். குறிப்பிடத்தக்க மாற்றங்கள் தேவைப்பட்டால், அசல் PO-ஐ ரத்து செய்து புதிய ஒன்றை உருவாக்கவும்.

📤 ஒரு கொள்முதல் ஆணையை விற்பனையாளருக்கு அனுப்புதல்

1. வரைவு நிலையில் PO-ஐத் திறக்கவும்
2. அனைத்து உருப்படிகள், அளவுகள், விலைகள் மற்றும் expectedDeliveryDate ஆகியவற்றைச் சரிபார்க்கவும்
3. நிலையை அனுப்பப்பட்டது என மாற்றவும்
4. சேமிக்கவும்
5. PDF-ஐ உருவாக்க அச்சிடு பொத்தானைப் பயன்படுத்தவும்
6. PDF-ஐ விற்பனையாளருக்கு மின்னஞ்சல் அல்லது பிற சேனல் வழியாக அனுப்பவும்

📦 பொருட்களைப் பெறுதல் — முழு ரசீது

ஆர்டர் செய்யப்பட்ட அனைத்து உருப்படிகளும் எதிர்பார்த்தபடி வந்து சேரும்போது:

1. அனுப்பப்பட்டது நிலையில் PO-ஐத் திறக்கவும்
2. நிலையை பெறப்பட்டது என மாற்றவும்
3. தேவைப்பட்டால் விநியோக தேதி அல்லது குறிப்புடன் ஒரு குறிப்பைச் சேர்க்கவும்
4. சேமிக்கவும்

குறிப்பு

PO-ஐ பெறப்பட்டது எனக் குறித்த பிறகு, விற்பனையாளரின் இன்வாய்ஸைப் பதிவுசெய்து கட்டணத்தைக் கண்காணிக்க ஒரு கொள்முதல் பில்லை உருவாக்கவும்.

📦 பொருட்களைப் பெறுதல் — பகுதி ரசீது

சில உருப்படிகள் அல்லது அளவுகள் மட்டுமே வந்து சேர்ந்திருக்கும்போது:

1. அனுப்பப்பட்டது நிலையில் PO-ஐத் திறக்கவும்
2. நிலையை பகுதியாகப் பெறப்பட்டது என மாற்றவும்
3. என்ன பெறப்பட்டது மற்றும் இன்னும் என்ன எதிர்பார்க்கப்படுகிறது என்பதைக் குறிப்பிடும் ஒரு குறிப்பைச் சேர்க்கவும்
4. சேமிக்கவும்

மீதமுள்ள பொருட்கள் வந்து சேரும்போது:

1. பகுதியாகப் பெறப்பட்டது PO-ஐத் திறக்கவும்
2. நிலையை பெறப்பட்டது என மாற்றவும்
3. சேமிக்கவும்

தகவல்

பகுதியாகப் பெறும்போது எந்த குறிப்பிட்ட உருப்படிகள் பெறப்பட்டன மற்றும் நிலுவையில் உள்ளன என்பதை கணினி தானாகக் கண்காணிக்காது — ஒவ்வொரு விநியோகத்திலும் என்ன வந்தது என்பதை ஆவணப்படுத்த குறிப்புகள் புலத்தைப் பயன்படுத்தவும்.

❌ ஒரு கொள்முதல் ஆணையை ரத்து செய்தல்

பூர்த்தி செய்யப்படாத ஒரு PO-ஐ ரத்து செய்ய:

1. PO-ஐத் திறக்கவும் (வரைவு அல்லது அனுப்பப்பட்டது ஆக இருக்க வேண்டும்)
2. நிலையை ரத்து செய்யப்பட்டது என மாற்றவும்
3. காரணத்துடன் ஒரு குறிப்பைச் சேர்க்கவும் (விற்பனையாளர் கையிருப்பில் இல்லை, விலை சர்ச்சை, முதலியன)
4. சேமிக்கவும்

எச்சரிக்கை

அனுப்பப்பட்ட PO-ஐ ரத்து செய்வது விற்பனையாளருக்கு நேரடியாகத் தெரிவிக்கப்பட வேண்டும். கணினி மாற்றம் உங்கள் உள் பதிவுகளை மட்டுமே புதுப்பிக்கிறது.

🔗 கொள்முதல் பில்களுக்கான இணைப்பு

கொள்முதல் ஆணைகள் மற்றும் கொள்முதல் பில்கள் தனித்தனி ஆவணங்கள்:

ஆவணம்	நோக்கம்
கொள்முதல் ஆணை	நீங்கள் விற்பனையாளரிடம் வழங்கக் கேட்டது
கொள்முதல் பில்	அவர்கள் உண்மையில் வழங்கியதற்கான விற்பனையாளரின் இன்வாய்ஸ்
----------	---------
Purchase Order	What you asked the vendor to supply
Purchase Bill	The vendor's invoice for what they actually supplied

After receiving goods and receiving the vendor's invoice:

1. Create a new Purchase Bill
2. Enter referenceNumber = your PO number for reconciliation
3. Compare PO quantities and prices against the bill

🖨️ Printing / Sharing

Use the Print button on any PO to generate a shareable PDF with:

• PO number and dates
• Vendor details
• Expected delivery date
• Itemized order with pricing
• Terms and conditions

🗑️ Deleting a Purchase Order

POs can be deleted from the list view. This is permanent.

எச்சரிக்கை

Only delete POs created by mistake that were never sent to a vendor. For business records, use Cancelled status instead of deletion.

🔍 Filtering and Searching

From the Purchase Orders list, filter by:

• Status — view all Sent, PartiallyReceived, or Received orders
• Search by vendor name or PO number
• Sort by order date or expected delivery date

📂 Related Topics

• Creating a Purchase Order
• Purchase Bills Overview — Record vendor invoices after receiving goods