🗂️ கொள்முதல் பில்களை நிர்வகித்தல்

விற்பனையாளர் பில்களைப் பெற்றது முதல் பணம் செலுத்துவது வரை கண்காணிக்கவும், தாமதமான கடமைகளைக் கண்காணிக்கவும், உங்கள் கொள்முதல் செலவுகளின் துல்லியமான பதிவுகளைப் பராமரிக்கவும்.

📊 நிலை மாற்றங்கள்

இருந்து	க்கு	செயல்
வரைவு	பெறப்பட்டது	விற்பனையாளர் இன்வாய்ஸை சரிபார்த்து உறுதிப்படுத்தவும்
வரைவு	ரத்து செய்யப்பட்டது	தவறுதலாக உள்ளிட்ட பில்லை ரத்து செய்யவும்
பெறப்பட்டது	பகுதி செலுத்தப்பட்டது	ஒரு பகுதி கொடுப்பனவைப் பதிவு செய்யவும்
பெறப்பட்டது	செலுத்தப்பட்டது	முழு கொடுப்பனவைப் பதிவு செய்யவும்
பெறப்பட்டது	தாமதமானது	dueDate கடக்கும்போது தானாகவே
பகுதி செலுத்தப்பட்டது	செலுத்தப்பட்டது	மீதமுள்ள கொடுப்பனவைப் பதிவு செய்யவும்
பகுதி செலுத்தப்பட்டது	தாமதமானது	dueDate கடக்கும்போது தானாகவே
பெறப்பட்டது/பகுதி செலுத்தப்பட்டது	ரத்து செய்யப்பட்டது	பில்லை ரத்து செய்யவும்

தகவல்

தாமதமானது க்கு மாறுவது dueDate புலத்தை அடிப்படையாகக் கொண்டது. dueDate இல்லாத பில்கள் தானாகவே தாமதமாகாது.

✏️ ஒரு கொள்முதல் பில்லைத் திருத்துதல்

என்ன திருத்த முடியும்?

நிலை	திருத்தக்கூடியதா?
வரைவு	✅ அனைத்து புலங்களும்
பெறப்பட்டது	⚠️ வரையறுக்கப்பட்டது — குறிப்புகளைச் சேர்க்கவும், செலுத்த வேண்டிய தேதியைப் புதுப்பிக்கவும்
பகுதி செலுத்தப்பட்டது	❌ படிக்க மட்டும் (குறிப்புகளைத் தவிர)
செலுத்தப்பட்டது	❌ படிக்க மட்டும்
தாமதமானது	⚠️ வரையறுக்கப்பட்டது — குறிப்புகள் மட்டும்
ரத்து செய்யப்பட்டது	❌ படிக்க மட்டும்

✅ பெறப்பட்ட பில்லை உறுதிப்படுத்துதல்

விற்பனையாளரின் இன்வாய்ஸை வழங்கப்பட்டவற்றுடன் சரிபார்க்கும்போது:

1. வரைவு நிலையில் பில்லைத் திறக்கவும்
2. விற்பனையாளரின் பௌதீக இன்வாய்ஸுடன் அனைத்து உருப்படி அளவுகளையும் விலைகளையும் சரிபார்க்கவும்
3. billDate விற்பனையாளரின் இன்வாய்ஸ் தேதியுடன் பொருந்துகிறதா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்
4. dueDate ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட கட்டண விதிமுறைகளைப் பிரதிபலிக்கிறதா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்
5. நிலையை பெறப்பட்டது என மாற்றவும்
6. சேமிக்கவும்

குறிப்பு

நீங்கள் உண்மையில் பெற்றவற்றுடன் பில் பொருந்துவதை சரிபார்த்த பின்னரே எப்போதும் உறுதிப்படுத்தவும் (பெறப்பட்டது நிலை). பணம் செலுத்திய பிறகு சர்ச்சைகளைத் தீர்ப்பது மிகவும் கடினம்.

💳 ஒரு விற்பனையாளருக்கு பணம் செலுத்துவதைப் பதிவு செய்தல்

முழு கட்டணம்

முழு நிலுவைத் தொகையைச் செலுத்தும்போது:

1. பெறப்பட்டது நிலையில் பில்லைத் திறக்கவும்
2. நிலையை செலுத்தப்பட்டது என மாற்றவும்
3. கட்டண விவரங்களுடன் ஒரு குறிப்பைச் சேர்க்கவும் (தேதி, குறிப்பு, வங்கி பரிமாற்ற ஐடி, காசோலை எண்)
4. சேமிக்கவும்

பகுதி கட்டணம்

ஒரு பகுதி கட்டணம் செலுத்தும்போது:

1. பெறப்பட்டது நிலையில் பில்லைத் திறக்கவும்
2. நிலையை பகுதி செலுத்தப்பட்டது என மாற்றவும்
3. செலுத்தப்பட்ட தொகை மற்றும் கட்டணக் குறிப்பைக் குறிப்பிடும் ஒரு குறிப்பைச் சேர்க்கவும்
4. சேமிக்கவும்

மீதமுள்ள தொகை செலுத்தப்பட்டதும்:

1. பகுதி செலுத்தப்பட்டது பில்லைத் திறக்கவும்
2. நிலையை செலுத்தப்பட்டது என மாற்றவும்
3. குறிப்புகளில் கட்டண விவரங்களைச் சேர்க்கவும்
4. சேமிக்கவும்

தகவல்

கணினி கட்டண நிலையை நிலை புலம் மூலம் கண்காணிக்கிறது. விரிவான கட்டண முறிவு (தொகைகள், தேதிகள், குறிப்புகள்) కోసం, ஒவ்வொரு கட்டண தவணையையும் ஆவணப்படுத்த notes புலத்தைப் பயன்படுத்தவும்.

⏰ தாமதமான பில்கள்

ஒரு பில் அதன் dueDate கடந்து முழுமையாக செலுத்தப்படாதபோது தாமதமானது ஆகிறது.

தாமதமான பில்களை நிர்வகித்தல்

1. கொள்முதல் பில்கள் பட்டியலை தாமதமானது நிலை மூலம் வடிகட்டவும்
2. விற்பனையாளர் உறவு மற்றும் அபராத விதிமுறைகளின் அடிப்படையில் கட்டணத்திற்கு முன்னுரிமை அளிக்கவும்
3. பணம் செலுத்தியதும், நிலையை செலுத்தப்பட்டது என மாற்றி, கட்டண விவரங்களைச் சேர்க்கவும்

எச்சரிக்கை

தாமதமான பில்கள் உங்கள் விற்பனையாளர் உறவுகளைப் பாதிக்கலாம் மற்றும் தாமதமாக செலுத்தும் அபராதங்களை ஏற்படுத்தலாம். பில்கள் பட்டியலில் உள்ள தாமதமானது வடிப்பானிலிருந்து தாமதமான பில்களைத் தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்யவும்.

குறிப்பு

Overdue bills can affect your vendor relationships and may incur late payment penalties. Review overdue bills regularly from the Overdue filter in the bills list.

குறிப்பு

Set a weekly reminder to review bills with Received and PartiallyPaid status that are approaching their dueDate. Proactive payment prevents overdue situations.

❌ Cancelling a Purchase Bill

To cancel a bill:

1. Open the bill (must be Draft, Received, or PartiallyPaid)
2. Change status to Cancelled
3. Add a reason in the notes (e.g., duplicate entry, vendor credit note issued)
4. Save

எச்சரிக்கை

If a partial payment was already made on a bill you are cancelling, record the refund or credit note details in the notes field. The cancelled bill is preserved for audit purposes.

🔗 Reconciling with Purchase Orders

To verify a bill against its corresponding Purchase Order:

1. Note the referenceNumber on the bill (should contain the PO number)
2. Open the corresponding Purchase Order
3. Compare ordered quantities and prices vs. billed quantities and prices
4. Resolve any discrepancies with the vendor before confirming

🔍 Filtering and Searching

From the Purchase Bills list, filter by:

• Status — view Overdue, PartiallyPaid, or Received bills
• Search by vendor name or bill number
• Sort by dueDate to prioritize payment

📊 Payables Summary

Track your outstanding vendor obligations by reviewing bills in these statuses:

Status	Action Required
Draft	Verify and confirm
Received	Schedule payment before dueDate
PartiallyPaid	Schedule remaining balance
Overdue	Pay immediately

🗑️ Deleting a Purchase Bill

Bills can be deleted from the list view. This is permanent.

எச்சரிக்கை

Do not delete vendor bills. Use Cancelled status for bills entered by mistake or for vendor credit notes. Deletion removes your audit trail for vendor transactions.

📂 Related Topics

• Creating a Purchase Bill
• Purchase Orders Overview — Track POs that lead to purchase bills