🗂️ Управление счетами на покупку

Отслеживайте счета поставщиков от получения до оплаты, контролируйте просроченные обязательства и ведите точный учет ваших расходов на закупки.

📊 Переходы статусов

Из	В	Действие
Черновик	Получено	Проверить и подтвердить счет-фактуру поставщика
Черновик	Отменено	Отменить ошибочно введенный счет
Получено	Частично оплачено	Записать частичный платеж
Получено	Оплачено	Записать полную оплату
Получено	Просрочено	Автоматически по истечении dueDate
Частично оплачено	Оплачено	Записать оставшийся платеж
Частично оплачено	Просрочено	Автоматически по истечении dueDate
Получено/Частично оплачено	Отменено	Отменить счет

информация

Переход в статус Просрочено основан на поле dueDate. Счета без dueDate не становятся просроченными автоматически.

✏️ Редактирование счета на покупку

Что можно редактировать?

Статус	Редактируемый?
Черновик	✅ Все поля
Получено	⚠️ Ограниченно — добавлять примечания, обновлять срок оплаты
Частично оплачено	❌ Только для чтения (кроме примечаний)
Оплачено	❌ Только для чтения
Просрочено	⚠️ Ограниченно — только примечания
Отменено	❌ Только для чтения

✅ Подтверждение полученного счета

Когда вы сверяете счет-фактуру поставщика с тем, что было доставлено:

1. Откройте счет в статусе Черновик
2. Сверьте все количества и цены товаров с физическим счетом-фактурой поставщика
3. Убедитесь, что billDate совпадает с датой счета-фактуры поставщика
4. Подтвердите, что dueDate отражает согласованные условия оплаты
5. Измените статус на Получено
6. Сохраните

совет

Всегда подтверждайте (статус Получено) только после проверки соответствия счета тому, что вы фактически получили. Споры гораздо сложнее разрешить после совершения платежа.

💳 Запись платежа поставщику

Полная оплата

При оплате полной непогашенной суммы:

1. Откройте счет со статусом Получено
2. Измените статус на Оплачено
3. Добавьте примечание с деталями платежа (дата, ссылка, ID банковского перевода, номер чека)
4. Сохраните

Частичная оплата

При частичной оплате:

1. Откройте счет со статусом Получено
2. Измените статус на Частично оплачено
3. Добавьте примечание с указанием уплаченной суммы и ссылки на платеж
4. Сохраните

При оплате оставшейся суммы:

1. Откройте счет со статусом Частично оплачено
2. Измените статус на Оплачено
3. Добавьте детали платежа в примечания
4. Сохраните

информация

Система отслеживает статус платежа через поле статуса. Для детальной разбивки платежей (суммы, даты, ссылки) используйте поле notes для документирования каждого платежного взноса.

⏰ Просроченные счета

Счет становится Просроченным, когда его dueDate прошел, а он не был полностью оплачен.

Управление просроченными счетами

1. Отфильтруйте список счетов на покупку по статусу Просрочено
2. Приоритизируйте оплату в зависимости от отношений с поставщиком и условий штрафов
3. После оплаты измените статус на Оплачено и добавьте детали платежа

предупреждение

Просроченные счета могут повлиять на ваши отношения с поставщиками и повлечь за собой штрафы за просрочку платежа. Регулярно просматривайте просроченные счета с помощью фильтра Просрочено в списке счетов.

совет

Установите еженедельное напоминание для просмотра счетов со статусами Получено и Частично оплачено, которые приближаются к своему dueDate. Проактивная оплата предотвращает ситуации с просрочкой.

❌ Отмена счета на покупку

Чтобы отменить счет:

1. Откройте счет (должен быть в статусе Черновик, Получено или Частично оплачено)
2. Измените статус на Отменено
3. Добавьте причину в примечания (например, дублирующая запись, выдан кредитный счет от поставщика)
4. Сохраните

предупреждение

Если по отменяемому счету уже был произведен частичный платеж, запишите детали возврата или кредитного счета в поле notes. Отмененный счет сохраняется для целей аудита.

🔗 Сверка с заказами на покупку

Чтобы сверить счет с соответствующим Заказом на покупку:

1. Запишите referenceNumber на счете (должен содержать номер ЗП)
2. Откройте соответствующий Заказ на покупку
3. Сравните заказанные количества и цены с количествами и ценами в счете
4. Урегулируйте любые расхождения с поставщиком перед подтверждением

🔍 Фильтрация и поиск

В списке счетов на покупку фильтруйте по:

• Статусу — просмотр просроченных, частично оплаченных или полученных счетов
• Поиску по имени поставщика или номеру счета
• Сортировке по dueDate для приоритизации оплаты

📊 Сводка по кредиторской задолженности

Отслеживайте свои непогашенные обязательства перед поставщиками, просматривая счета в этих статусах:

Статус	Требуемое действие
Черновик	Проверить и подтвердить
Получено	Запланировать оплату до dueDate
Частично оплачено	Запланировать оплату оставшейся части
Просрочено	Оплатить немедленно

🗑️ Удаление счета на покупку

Счета можно удалить из списка. Это действие необратимо.

предупреждение

Не удаляйте счета поставщиков. Используйте статус Отменено для ошибочно введенных счетов или для кредитных счетов от поставщиков. Удаление удаляет ваш аудиторский след по транзакциям с поставщиками.

📂 Связанные темы

• Создание счета на покупку
• Обзор заказов на покупку — Отслеживание ЗП, которые приводят к счетам на покупку