Skip to main content

🗂️ Управление счетами на покупку

Отслеживайте счета поставщиков от получения до оплаты, контролируйте просроченные обязательства и ведите точный учет ваших расходов на закупки.

📊 Переходы статусов​

ИзВДействие
ЧерновикПолученоПроверить и подтвердить счет-фактуру поставщика
ЧерновикОтмененоОтменить ошибочно введенный счет
ПолученоЧастично оплаченоЗаписать частичный платеж
ПолученоОплаченоЗаписать полную оплату
ПолученоПросроченоАвтоматически по истечении dueDate
Частично оплаченоОплаченоЗаписать оставшийся платеж
Частично оплаченоПросроченоАвтоматически по истечении dueDate
Получено/Частично оплаченоОтмененоОтменить счет
info

Переход в статус Просрочено основан на поле dueDate. Счета без dueDate не становятся просроченными автоматически.

✏️ Редактирование счета на покупку​

Что можно редактировать?​

СтатусРедактируемый?
Черновик✅ Все поля
Получено⚠️ Ограниченно — добавлять примечания, обновлять срок оплаты
Частично оплачено❌ Только для чтения (кроме примечаний)
Оплачено❌ Только для чтения
Просрочено⚠️ Ограниченно — только примечания
Отменено❌ Только для чтения

✅ Подтверждение полученного счета​

Когда вы сверяете счет-фактуру поставщика с тем, что было доставлено:

  1. Откройте счет в статусе Черновик
  2. Сверьте все количества и цены товаров с физическим счетом-фактурой поставщика
  3. Убедитесь, что billDate совпадает с датой счета-фактуры поставщика
  4. Подтвердите, что dueDate отражает согласованные условия оплаты
  5. Измените статус на Получено
  6. Сохраните
tip

Всегда подтверждайте (статус Получено) только после проверки соответствия счета тому, что вы фактически получили. Споры гораздо сложнее разрешить после совершения платежа.

💳 Запись платежа поставщику​

Полная оплата​

При оплате полной непогашенной суммы:

  1. Откройте счет со статусом Получено
  2. Измените статус на Оплачено
  3. Добавьте примечание с деталями платежа (дата, ссылка, ID банковского перевода, номер чека)
  4. Сохраните

Частичная оплата​

При частичной оплате:

  1. Откройте счет со статусом Получено
  2. Измените статус на Частично оплачено
  3. Добавьте примечание с указанием уплаченной суммы и ссылки на платеж
  4. Сохраните

При оплате оставшейся суммы:

  1. Откройте счет со статусом Частично оплачено
  2. Измените статус на Оплачено
  3. Добавьте детали платежа в примечания
  4. Сохраните
info

Система отслеживает статус платежа через поле статуса. Для детальной разбивки платежей (суммы, даты, ссылки) используйте поле notes для документирования каждого платежного взноса.

⏰ Просроченные счета​

Счет становится Просроченным, когда его dueDate прошел, а он не был полностью оплачен.

Управление просроченными счетами​

  1. Отфильтруйте список счетов на покупку по статусу Просрочено
  2. Приоритизируйте оплату в зависимости от отношений с поставщиком и условий штрафов
  3. После оплаты измените статус на Оплачено и добавьте детали платежа
warning

Просроченные счета могут повлиять на ваши отношения с поставщиками и повлечь за собой штрафы за просрочку платежа. Регулярно просматривайте просроченные счета с помощью фильтра Просрочено в списке счетов.

tip

Установите еженедельное напоминание для просмотра счетов со статусами Получено и Частично оплачено, которые приближаются к своему dueDate. Проактивная оплата предотвращает ситуации с просрочкой.

❌ Отмена счета на покупку​

Чтобы отменить счет:

  1. Откройте счет (должен быть в статусе Черновик, Получено или Частично оплачено)
  2. Измените статус на Отменено
  3. Добавьте причину в примечания (например, дублирующая запись, выдан кредитный счет от поставщика)
  4. Сохраните
warning

Если по отменяемому счету уже был произведен частичный платеж, запишите детали возврата или кредитного счета в поле notes. Отмененный счет сохраняется для целей аудита.

🔗 Сверка с заказами на покупку​

Чтобы сверить счет с соответствующим Заказом на покупку:

  1. Запишите referenceNumber на счете (должен содержать номер ЗП)
  2. Откройте соответствующий Заказ на покупку
  3. Сравните заказанные количества и цены с количествами и ценами в счете
  4. Урегулируйте любые расхождения с поставщиком перед подтверждением

🔍 Фильтрация и поиск​

В списке счетов на покупку фильтруйте по:

  • Статусу — просмотр просроченных, частично оплаченных или полученных счетов
  • Поиску по имени поставщика или номеру счета
  • Сортировке по dueDate для приоритизации оплаты

📊 Сводка по кредиторской задолженности​

Отслеживайте свои непогашенные обязательства перед поставщиками, просматривая счета в этих статусах:

СтатусТребуемое действие
ЧерновикПроверить и подтвердить
ПолученоЗапланировать оплату до dueDate
Частично оплаченоЗапланировать оплату оставшейся части
ПросроченоОплатить немедленно

🗑️ Удаление счета на покупку​

Счета можно удалить из списка. Это действие необратимо.

warning

Не удаляйте счета поставщиков. Используйте статус Отменено для ошибочно введенных счетов или для кредитных счетов от поставщиков. Удаление удаляет ваш аудиторский след по транзакциям с поставщиками.

📂 Связанные темы​