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🗂️ Gerenciando Faturas de Compra

Acompanhe as faturas de fornecedores desde o recebimento até o pagamento, monitore as obrigações vencidas e mantenha registros precisos de suas despesas de compra.

📊 Transições de Status​

DeParaAção
RascunhoRecebidoValidar e confirmar a fatura do fornecedor
RascunhoCanceladoCancelar fatura inserida por engano
RecebidoParcialmentePagoRegistrar um pagamento parcial
RecebidoPagoRegistrar pagamento integral
RecebidoVencidoAutomático quando a dataDeVencimento passa
ParcialmentePagoPagoRegistrar pagamento restante
ParcialmentePagoVencidoAutomático quando a dataDeVencimento passa
Recebido/ParcialmentePagoCanceladoCancelar a fatura
informação

A transição para Vencido é baseada no campo dataDeVencimento. Faturas sem dataDeVencimento não se tornam vencidas automaticamente.

✏️ Editando uma Fatura de Compra​

O que pode ser editado?​

StatusEditável?
Rascunho✅ Todos os campos
Recebido⚠️ Limitado — adicionar notas, atualizar data de vencimento
ParcialmentePago❌ Somente leitura (exceto notas)
Pago❌ Somente leitura
Vencido⚠️ Limitado — apenas notas
Cancelado❌ Somente leitura

✅ Confirmando uma Fatura Recebida​

Quando você verifica a fatura do fornecedor em relação ao que foi entregue:

  1. Abra a fatura no status Rascunho
  2. Verifique todas as quantidades e preços dos itens em relação à fatura física do fornecedor
  3. Verifique se a dataDaFatura corresponde à data da fatura do fornecedor
  4. Confirme se a dataDeVencimento reflete os termos de pagamento acordados
  5. Altere o status para Recebido
  6. Salve
dica

Sempre confirme (status Recebido) apenas após verificar se a fatura corresponde ao que você realmente recebeu. Disputas são muito mais difíceis de resolver após o pagamento ser efetuado.

💳 Registrando um Pagamento a um Fornecedor​

Pagamento Integral​

Ao pagar o valor total pendente:

  1. Abra a fatura com status Recebido
  2. Altere o status para Pago
  3. Adicione uma nota com os detalhes do pagamento (data, referência, ID da transferência bancária, número do cheque)
  4. Salve

Pagamento Parcial​

Ao fazer um pagamento parcial:

  1. Abra a fatura com status Recebido
  2. Altere o status para ParcialmentePago
  3. Adicione uma nota especificando o valor pago e a referência do pagamento
  4. Salve

Quando o valor restante for pago:

  1. Abra a fatura ParcialmentePago
  2. Altere o status para Pago
  3. Adicione os detalhes do pagamento nas notas
  4. Salve
informação

O sistema acompanha o status do pagamento através do campo de status. Para um detalhamento do pagamento (valores, datas, referências), use o campo notas para documentar cada parcela do pagamento.

⏰ Faturas Vencidas​

Uma fatura se torna Vencida quando sua dataDeVencimento passou e ela não foi totalmente paga.

Gerenciando Faturas Vencidas​

  1. Filtre a lista de Faturas de Compra pelo status Vencido
  2. Priorize o pagamento com base no relacionamento com o fornecedor e nos termos de penalidade
  3. Uma vez paga, altere o status para Pago e adicione os detalhes do pagamento
aviso

Faturas vencidas podem afetar seu relacionamento com os fornecedores e podem incorrer em multas por atraso no pagamento. Revise as faturas vencidas regularmente a partir do filtro Vencido na lista de faturas.

dica

Defina um lembrete semanal para revisar as faturas com status Recebido e ParcialmentePago que estão se aproximando da dataDeVencimento. O pagamento proativo evita situações de atraso.

❌ Cancelando uma Fatura de Compra​

Para cancelar uma fatura:

  1. Abra a fatura (deve estar em Rascunho, Recebido ou ParcialmentePago)
  2. Altere o status para Cancelado
  3. Adicione um motivo nas notas (ex: entrada duplicada, nota de crédito do fornecedor emitida)
  4. Salve
aviso

Se um pagamento parcial já foi feito em uma fatura que você está cancelando, registre os detalhes do reembolso ou da nota de crédito no campo notas. A fatura cancelada é preservada para fins de auditoria.

🔗 Reconciliando com Pedidos de Compra​

Para verificar uma fatura em relação ao seu Pedido de Compra correspondente:

  1. Anote o numeroDeReferencia na fatura (deve conter o número do PC)
  2. Abra o Pedido de Compra correspondente
  3. Compare as quantidades e preços pedidos vs. as quantidades e preços faturados
  4. Resolva quaisquer discrepâncias com o fornecedor antes de confirmar

🔍 Filtrando e Pesquisando​

Na lista de Faturas de Compra, filtre por:

  • Status — visualize faturas Vencidas, ParcialmentePagas ou Recebidas
  • Pesquise por nome do fornecedor ou número da fatura
  • Ordene por dataDeVencimento para priorizar o pagamento

📊 Resumo de Contas a Pagar​

Acompanhe suas obrigações pendentes com fornecedores revisando as faturas nestes status:

StatusAção Necessária
RascunhoVerificar e confirmar
RecebidoAgendar pagamento antes da dataDeVencimento
ParcialmentePagoAgendar saldo restante
VencidoPagar imediatamente

🗑️ Excluindo uma Fatura de Compra​

As faturas podem ser excluídas da visualização de lista. Isso é permanente.

aviso

Não exclua faturas de fornecedores. Use o status Cancelado para faturas inseridas por engano ou para notas de crédito de fornecedores. A exclusão remove sua trilha de auditoria para transações com fornecedores.

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