🗂️ Zarządzanie zamówieniami zakupu

Śledź zamówienia zakupu od momentu ich utworzenia, poprzez wysłanie do dostawców, odbiór towarów (w całości lub częściowo), aż do ich zamknięcia.

📊 Przejścia statusów

Z	Do	Akcja
Wersja robocza	Wysłane	Zamówienie wysłane do dostawcy
Wersja robocza	Anulowane	Anuluj przed wysłaniem
Wysłane	Otrzymane	Otrzymano wszystkie zamówione towary
Wysłane	Częściowo otrzymane	Otrzymano część towarów, reszta w toku
Wysłane	Anulowane	Anuluj po wysłaniu (dostawca nie może zrealizować)
Częściowo otrzymane	Otrzymane	Pozostałe towary dotarły
Częściowo otrzymane	Anulowane	Anuluj pozostałą ilość

✏️ Edytowanie zamówienia zakupu

Co można edytować?

Status	Edytowalny?
Wersja robocza	✅ Wszystkie pola
Wysłane	✅ Wszystkie pola (z ostrożnością — poinformuj dostawcę o zmianach)
Otrzymane	❌ Tylko do odczytu
Częściowo otrzymane	⚠️ Ograniczone — dodaj notatki
Anulowane	❌ Tylko do odczytu

warning

Nie edytuj wysłanego zamówienia zakupu bez poinformowania dostawcy. Zmiany po wysłaniu mogą powodować nieporozumienia co do uzgodnień. Jeśli wymagane są znaczne zmiany, anuluj oryginalne zamówienie i utwórz nowe.

📤 Wysyłanie zamówienia zakupu do dostawcy

1. Otwórz zamówienie w statusie Wersja robocza
2. Sprawdź wszystkie pozycje, ilości, ceny i oczekiwaną datę dostawy
3. Zmień status na Wysłane
4. Zapisz
5. Użyj przycisku Drukuj, aby wygenerować plik PDF
6. Wyślij plik PDF do dostawcy e-mailem lub innym kanałem

📦 Odbiór towarów — pełny odbiór

Gdy wszystkie zamówione pozycje dotrą zgodnie z oczekiwaniami:

1. Otwórz zamówienie ze statusem Wysłane
2. Zmień status na Otrzymane
3. W razie potrzeby dodaj notatkę z datą dostawy lub referencją
4. Zapisz

tip

Po oznaczeniu zamówienia jako Otrzymane, utwórz Rachunek zakupu, aby zarejestrować fakturę dostawcy i śledzić płatność.

📦 Odbiór towarów — częściowy odbiór

Gdy dotarły tylko niektóre pozycje lub ilości:

1. Otwórz zamówienie ze statusem Wysłane
2. Zmień status na Częściowo otrzymane
3. Dodaj notatkę określającą, co zostało otrzymane i co jest jeszcze oczekiwane
4. Zapisz

Gdy pozostałe towary dotrą:

1. Otwórz zamówienie w statusie Częściowo otrzymane
2. Zmień status na Otrzymane
3. Zapisz

info

System nie śledzi automatycznie, które konkretne pozycje zostały otrzymane, a które są oczekiwane w przypadku częściowego odbioru — użyj pola notatki, aby udokumentować, co dotarło w każdej dostawie.

❌ Anulowanie zamówienia zakupu

Aby anulować zamówienie, które nie zostanie zrealizowane:

1. Otwórz zamówienie (musi być w statusie Wersja robocza lub Wysłane)
2. Zmień status na Anulowane
3. Dodaj notatkę z powodem (brak towaru u dostawcy, spór cenowy itp.)
4. Zapisz

warning

Anulowanie wysłanego zamówienia powinno być bezpośrednio zakomunikowane dostawcy. Zmiana w systemie aktualizuje tylko Twoje wewnętrzne rekordy.

🔗 Powiązanie z rachunkami zakupu

Zamówienia zakupu i rachunki zakupu to oddzielne dokumenty:

Dokument	Cel
Zamówienie zakupu	To, co poprosiłeś dostawcę o dostarczenie
Rachunek zakupu	Faktura dostawcy za to, co faktycznie dostarczył