Skip to main content

🗂️ Zarządzanie rachunkami zakupu

Śledź rachunki od dostawców od momentu ich otrzymania aż po płatność, monitoruj przeterminowane zobowiązania i utrzymuj dokładne zapisy swoich kosztów zakupów.

📊 Przejścia statusów​

ZDoAkcja
Wersja roboczaOtrzymanyZatwierdź i potwierdź fakturę dostawcy
Wersja roboczaAnulowanyAnuluj rachunek wprowadzony przez pomyłkę
OtrzymanyCzęściowo opłaconyZarejestruj częściową płatność
OtrzymanyOpłaconyZarejestruj pełną płatność
OtrzymanyPrzeterminowanyAutomatycznie, gdy minie termin płatności
Częściowo opłaconyOpłaconyZarejestruj pozostałą płatność
Częściowo opłaconyPrzeterminowanyAutomatycznie, gdy minie termin płatności
Otrzymany/Częściowo opłaconyAnulowanyAnuluj rachunek
info

Przejście do statusu Przeterminowany opiera się na polu termin płatności. Rachunki bez terminu płatności nie stają się automatycznie przeterminowane.

✏️ Edytowanie rachunku zakupu​

Co można edytować?​

StatusEdytowalny?
Wersja robocza✅ Wszystkie pola
Otrzymany⚠️ Ograniczone — dodaj notatki, zaktualizuj termin płatności
Częściowo opłacony❌ Tylko do odczytu (oprócz notatek)
Opłacony❌ Tylko do odczytu
Przeterminowany⚠️ Ograniczone — tylko notatki
Anulowany❌ Tylko do odczytu

✅ Potwierdzanie otrzymanego rachunku​

Gdy zweryfikujesz fakturę dostawcy z tym, co zostało dostarczone:

  1. Otwórz rachunek w statusie Wersja robocza
  2. Sprawdź wszystkie ilości i ceny pozycji z fizyczną fakturą dostawcy
  3. Sprawdź, czy data rachunku zgadza się z datą na fakturze dostawcy
  4. Potwierdź, że termin płatności odzwierciedla uzgodnione warunki płatności
  5. Zmień status na Otrzymany
  6. Zapisz
tip

Zawsze potwierdzaj (status Otrzymany) dopiero po zweryfikowaniu, że rachunek zgadza się z tym, co faktycznie otrzymałeś. Spory są znacznie trudniejsze do rozwiązania po dokonaniu płatności.

💳 Rejestrowanie płatności dla dostawcy​

Pełna płatność​

Przy płaceniu pełnej należnej kwoty:

  1. Otwórz rachunek ze statusem Otrzymany
  2. Zmień status na Opłacony
  3. Dodaj notatkę ze szczegółami płatności (data, referencja, ID przelewu bankowego, numer czeku)
  4. Zapisz

Częściowa płatność​

Przy dokonywaniu częściowej płatności:

  1. Otwórz rachunek ze statusem Otrzymany
  2. Zmień status na Częściowo opłacony
  3. Dodaj notatkę określającą zapłaconą kwotę i referencję płatności
  4. Zapisz

Gdy pozostała kwota zostanie zapłacona:

  1. Otwórz rachunek w statusie Częściowo opłacony
  2. Zmień status na Opłacony
  3. Dodaj szczegóły płatności w notatkach
  4. Zapisz
info

System śledzi status płatności za pomocą pola statusu. Aby uzyskać szczegółowe zestawienie płatności (kwoty, daty, referencje), użyj pola notatki do dokumentowania każdej raty płatności.

⏰ Przeterminowane rachunki​

Rachunek staje się Przeterminowany, gdy jego termin płatności minął, a nie został w pełni opłacony.

Zarządzanie przeterminowanymi rachunkami​

  1. Filtruj listę rachunków zakupu według statusu Przeterminowany
  2. Priorytetyzuj płatności w oparciu o relacje z dostawcą i warunki kar
  3. Po opłaceniu zmień status na Opłacony i dodaj szczegóły płatności
warning

Przeterminowane rachunki mogą wpłynąć na Twoje relacje z dostawcami i mogą wiązać się z karami za opóźnienia w płatnościach. Regularnie przeglądaj przeterminowane rachunki, korzystając z filtra Przeterminowany na liście rachunków.

tip

Set a weekly reminder to review bills with Received and PartiallyPaid status that are approaching their dueDate. Proactive payment prevents overdue situations.

❌ Cancelling a Purchase Bill​

To cancel a bill:

  1. Open the bill (must be Draft, Received, or PartiallyPaid)
  2. Change status to Cancelled
  3. Add a reason in the notes (e.g., duplicate entry, vendor credit note issued)
  4. Save
warning

If a partial payment was already made on a bill you are cancelling, record the refund or credit note details in the notes field. The cancelled bill is preserved for audit purposes.

🔗 Reconciling with Purchase Orders​

To verify a bill against its corresponding Purchase Order:

  1. Note the referenceNumber on the bill (should contain the PO number)
  2. Open the corresponding Purchase Order
  3. Compare ordered quantities and prices vs. billed quantities and prices
  4. Resolve any discrepancies with the vendor before confirming

🔍 Filtering and Searching​

From the Purchase Bills list, filter by:

  • Status — view Overdue, PartiallyPaid, or Received bills
  • Search by vendor name or bill number
  • Sort by dueDate to prioritize payment

📊 Payables Summary​

Track your outstanding vendor obligations by reviewing bills in these statuses:

StatusAction Required
DraftVerify and confirm
ReceivedSchedule payment before dueDate
PartiallyPaidSchedule remaining balance
OverduePay immediately

🗑️ Deleting a Purchase Bill​

Bills can be deleted from the list view. This is permanent.

warning

Do not delete vendor bills. Use Cancelled status for bills entered by mistake or for vendor credit notes. Deletion removes your audit trail for vendor transactions.

📂 Related Topics​