🗂️ Zarządzanie wycenami
Po utworzeniu wyceny zarządzaj nią przez cały jej cykl życia — od wersji roboczej i wysłania, przez odpowiedź klienta, aż po konwersję lub wygaśnięcie.
📊 Przejścia statusów
| Z | Do | Akcja |
|---|---|---|
| Wersja robocza | Wysłano | Wyślij wycenę do klienta |
| Wersja robocza | Wygasła | Automatycznie po upływie daty ważnaDo |
| Wysłano | Zaakceptowana | Klient zatwierdza wycenę |
| Wysłano | Odrzucona | Klient odrzuca wycenę |
| Wysłano | Wygasła | Automatycznie po upływie daty ważnaDo |
| Zaakceptowana | PrzekształconoNaFakturę | Przekształć w fakturę |
Przejścia statusu na Wygasła następują automatycznie na podstawie daty ważnaDo. Nie musisz ręcznie wygaszać wyceny.
✏️ Edycja wyceny
Co można edytować?
| Status | Możliwość edycji? |
|---|---|
| Wersja robocza | ✅ Wszystkie pola |
| Wysłano | ✅ Wszystkie pola |
| Zaakceptowana | ❌ Tylko do odczytu |
| Odrzucona | ❌ Tylko do odczytu |
| Wygasła | ❌ Tylko do odczytu |
| PrzekształconoNaFakturę | ❌ Tylko do odczytu |
Wprowadź wszystkie zmiany, gdy wycena jest w statusie Wersja robocza, przed wysłaniem. Jeśli musisz zmienić wycenę po jej wysłaniu, edytuj ją (system pozwala na edycję wysłanych wycen) i wyślij ponownie do klienta z wyjaśnieniem, co się zmieniło.
📤 Wysyłanie wyceny do klienta
- Otwórz wycenę z listy
- Przejrzyj wszystkie szczegóły — pozycje, datę ważności, warunki
- Zmień status na Wysłano
- Zapisz wycenę
- Użyj przycisku Drukuj / Pobierz PDF, aby wygenerować dokument
- Udostępnij przez e-mail lub komunikator
Zmiany statusu są zapisywane jako część wyceny. Ustawienie statusu na Wysłano jest Twoim zapisem, że klient ją otrzymał — system nie wysyła automatycznie wyceny e-mailem. Wyślij dokument PDF zewnętrznie.
✅ Akceptowanie wyceny
Gdy klient zgadza się na podaną cenę:
- Otwórz wycenę
- Zmień status na Zaakceptowana
- Zapisz
Po zaakceptowaniu przycisk "Przekształć w fakturę" staje się dostępny.
❌ Odrzucanie wyceny
Gdy klient odmawia:
- Otwórz wycenę
- Zmień status na Odrzucona
- Opcjonalnie dodaj notatkę o przyczynie
- Zapisz
Odrzucona wycena jest zachowywana do celów archiwalnych. Jeśli klient zmieni zdanie, utwórz nową wycenę — odrzuconych wycen nie można ponownie otworzyć.
⏰ Obsługa wygasłych wycen
Wycena wygasa automatycznie, gdy minie data ważnaDo, a jej status to Wersja robocza lub Wysłano.
Aby ponownie nawiązać kontakt z klientem po wygaśnięciu:
- Utwórz nową wycenę (użyj istniejącej jako odniesienia)
- Zaktualizuj ceny, jeśli to konieczne
- Ustaw nową datę
ważnaDo - Wyślij nową wycenę
Wygasłych wycen nie można przekształcić w faktury ani zaakceptować. Utwórz nową wycenę, jeśli chcesz ponownie nawiązać kontakt z klientem.
🗑️ Usuwanie wyceny
Wyceny można usuwać z widoku listy za pomocą akcji usuwania. Jest to trwałe.
Usuwaj tylko wyceny, które zostały utworzone przez pomyłkę. Ze względu na dokumentację biznesową i audyt lepiej jest oznaczać wyceny jako Odrzucone lub pozostawiać je jako Wygasłe, zamiast je usuwać.
🔍 Filtrowanie i wyszukiwanie wycen
Z listy wycen możesz:
- Filtrować według statusu, aby zobaczyć wszystkie wyceny w wersji roboczej, wysłane lub zaakceptowane
- Wyszukiwać według nazwy klienta lub numeru wyceny
- Sortować według daty
📋 Akcje na liście wycen
W widoku listy każda wycena pokazuje:
- Numer wyceny
- Nazwę klienta
- Całkowitą kwotę
- Etykietę statusu
- Akcje: Podgląd, Edytuj, Usuń