🗂️ खरेदी बिले व्यवस्थापित करणे

विक्रेता बिले मिळाल्यापासून पेमेंटपर्यंत ट्रॅक करा, थकीत जबाबदाऱ्यांवर लक्ष ठेवा आणि आपल्या खरेदी खर्चाचे अचूक रेकॉर्ड ठेवा.

📊 स्थिती संक्रमण

पासून	पर्यंत	क्रिया
मसुदा	प्राप्त झाले	विक्रेता इन्व्हॉइस प्रमाणित आणि पुष्टी करा
मसुदा	रद्द केले	चुकीने प्रविष्ट केलेले बिल रद्द करा
प्राप्त झाले	अंशतः भरलेले	आंशिक पेमेंट रेकॉर्ड करा
प्राप्त झाले	भरलेले	पूर्ण पेमेंट रेकॉर्ड करा
प्राप्त झाले	थकीत	dueDate निघून गेल्यावर आपोआप
अंशतः भरलेले	भरलेले	उर्वरित पेमेंट रेकॉर्ड करा
अंशतः भरलेले	थकीत	dueDate निघून गेल्यावर आपोआप
प्राप्त/अंशतः भरलेले	रद्द केले	बिल रद्द करा

माहिती

थकीत स्थितीत संक्रमण dueDate फील्डवर आधारित आहे. dueDate नसलेली बिले आपोआप थकीत होत नाहीत.

✏️ खरेदी बिल संपादित करणे

काय संपादित केले जाऊ शकते?

स्थिती	संपादन करण्यायोग्य?
मसुदा	✅ सर्व फील्ड
प्राप्त झाले	⚠️ मर्यादित — नोट्स जोडा, देय तारीख अद्यतनित करा
अंशतः भरलेले	❌ केवळ-वाचनीय (नोट्स वगळता)
भरलेले	❌ केवळ-वाचनीय
थकीत	⚠️ मर्यादित — केवळ नोट्स
रद्द केले	❌ केवळ-वाचनीय

✅ प्राप्त झालेले बिल पुष्टी करणे

जेव्हा आपण विक्रेत्याच्या इन्व्हॉइसची डिलिव्हरी झालेल्या मालाशी पडताळणी करता:

1. मसुदा स्थितीत बिल उघडा
2. विक्रेत्याच्या भौतिक इन्व्हॉइसशी सर्व आयटमचे प्रमाण आणि किंमती तपासा
3. billDate विक्रेत्याच्या इन्व्हॉइस तारखेशी जुळत असल्याची खात्री करा
4. dueDate मान्य पेमेंट अटी दर्शवत असल्याची खात्री करा
5. स्थिती प्राप्त झाले मध्ये बदला
6. जतन करा

सूचना

आपण प्रत्यक्षात काय प्राप्त केले आहे याच्याशी बिल जुळत असल्याची खात्री केल्यानंतरच नेहमी पुष्टी करा (प्राप्त झाले स्थिती). पेमेंट केल्यानंतर वाद सोडवणे खूप कठीण होते.

💳 विक्रेत्याला पेमेंट रेकॉर्ड करणे

पूर्ण पेमेंट

पूर्ण थकबाकी रक्कम भरताना:

1. प्राप्त झाले स्थितीसह बिल उघडा
2. स्थिती भरलेले मध्ये बदला
3. पेमेंट तपशिलांसह एक टीप जोडा (तारीख, संदर्भ, बँक हस्तांतरण आयडी, चेक क्रमांक)
4. जतन करा

आंशिक पेमेंट

अंशतः पेमेंट करताना:

1. प्राप्त झाले स्थितीसह बिल उघडा
2. स्थिती अंशतः भरलेले मध्ये बदला
3. भरलेली रक्कम आणि पेमेंट संदर्भासह एक टीप जोडा
4. जतन करा

जेव्हा उर्वरित रक्कम भरली जाते:

1. अंशतः भरलेले बिल उघडा
2. स्थिती भरलेले मध्ये बदला
3. नोट्समध्ये पेमेंट तपशील जोडा
4. जतन करा

माहिती

प्रणाली स्थिती फील्डद्वारे पेमेंट स्थितीचा मागोवा ठेवते. तपशीलवार पेमेंट ब्रेकडाउनसाठी (रक्कम, तारखा, संदर्भ), प्रत्येक पेमेंट हप्त्याचे दस्तऐवजीकरण करण्यासाठी नोट्स फील्ड वापरा.

⏰ थकीत बिले

जेव्हा बिलाची dueDate निघून जाते आणि ते पूर्णपणे भरलेले नसते तेव्हा ते थकीत होते.

थकीत बिले व्यवस्थापित करणे

1. खरेदी बिले सूची थकीत स्थितीनुसार फिल्टर करा
2. विक्रेता संबंध आणि दंड अटींवर आधारित पेमेंटला प्राधान्य द्या
3. एकदा भरल्यावर, स्थिती भरलेले मध्ये बदला आणि पेमेंट तपशील जोडा

इशारा

थकीत बिले आपल्या विक्रेता संबंधांवर परिणाम करू शकतात आणि उशीरा पेमेंट दंड लागू शकतो. बिले सूचीमधील थकीत फिल्टरमधून नियमितपणे थकीत बिलांचे पुनरावलोकन करा.

सूचना

प्राप्त झाले आणि अंशतः भरलेले स्थितीसह त्यांच्या dueDate जवळ येत असलेल्या बिलांचे पुनरावलोकन करण्यासाठी साप्ताहिक स्मरणपत्र सेट करा. सक्रिय पेमेंट थकीत परिस्थिती टाळते.

❌ खरेदी बिल रद्द करणे

बिल रद्द करण्यासाठी:

1. बिल उघडा ( मसुदा, प्राप्त झाले किंवा अंशतः भरलेले असणे आवश्यक आहे)
2. स्थिती रद्द केले मध्ये बदला
3. नोट्समध्ये एक कारण जोडा (उदा., डुप्लिकेट एंट्री, विक्रेता क्रेडिट नोट जारी केली)
4. जतन करा

इशारा

जर आपण रद्द करत असलेल्या बिलावर आधीच आंशिक पेमेंट केले असेल, तर नोट्स फील्डमध्ये परतावा किंवा क्रेडिट नोट तपशील रेकॉर्ड करा. रद्द केलेले बिल ऑडिट हेतूंसाठी जतन केले जाते.

🔗 खरेदी आदेशांसह जुळवणी

बिलाची त्याच्या संबंधित खरेदी आदेशाशी पडताळणी करण्यासाठी:

1. बिलावरील referenceNumber लक्षात घ्या (त्यात PO क्रमांक असावा)
2. संबंधित खरेदी आदेश उघडा
3. ऑर्डर केलेले प्रमाण आणि किंमतींची बिल केलेल्या प्रमाण आणि किंमतींशी तुलना करा
4. पुष्टी करण्यापूर्वी विक्रेत्याशी कोणतेही मतभेद सोडवा

🔍 फिल्टर करणे आणि शोधणे

खरेदी बिले सूचीमधून, यानुसार फिल्टर करा:

• स्थिती — थकीत, अंशतः भरलेली किंवा प्राप्त झालेली बिले पहा
• विक्रेता नाव किंवा बिल क्रमांकाद्वारे शोधा
• पेमेंटला प्राधान्य देण्यासाठी dueDate नुसार क्रमवारी लावा

📊 देयके सारांश

या स्थितींमधील बिलांचे पुनरावलोकन करून आपल्या थकबाकी विक्रेता जबाबदाऱ्यांचा मागोवा घ्या:

स्थिती	आवश्यक क्रिया
मसुदा	सत्यापित आणि पुष्टी करा
प्राप्त झाले	dueDate पूर्वी पेमेंट शेड्यूल करा
अंशतः भरलेले	उर्वरित शिल्लक शेड्यूल करा
थकीत	त्वरित भरा

🗑️ खरेदी बिल हटवणे

सूची दृश्यातून बिले हटवली जाऊ शकतात. हे कायमचे आहे.

इशारा

विक्रेता बिले हटवू नका. चुकीने प्रविष्ट केलेल्या बिलांसाठी किंवा विक्रेता क्रेडिट नोट्ससाठी रद्द केले स्थिती वापरा. हटवण्याने विक्रेता व्यवहारांसाठी आपला ऑडिट ट्रेल काढून टाकला जातो.

📂 संबंधित विषय

• खरेदी बिल तयार करणे
• खरेदी आदेश विहंगावलोकन — खरेदी बिलांकडे नेणाऱ्या PO चा मागोवा घ्या