🗂️ പർച്ചേസ് ബില്ലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു

വെണ്ടർ ബില്ലുകൾ ലഭിക്കുന്നത് മുതൽ പേയ്‌മെന്റ് വരെ ട്രാക്ക് ചെയ്യുക, കാലഹരണപ്പെട്ട ബാധ്യതകൾ നിരീക്ഷിക്കുക, നിങ്ങളുടെ പർച്ചേസ് ചെലവുകളുടെ കൃത്യമായ രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുക.

📊 നില മാറ്റങ്ങൾ

ഇതിൽ നിന്ന്	ഇതിലേക്ക്	പ്രവർത്തനം
ഡ്രാഫ്റ്റ്	ലഭിച്ചു	വെണ്ടർ ഇൻവോയ്സ് സാധൂകരിക്കുകയും സ്ഥിരീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക
ഡ്രാഫ്റ്റ്	റദ്ദാക്കി	തെറ്റായി നൽകിയ ബിൽ റദ്ദാക്കുക
ലഭിച്ചു	ഭാഗികമായി അടച്ചു	ഒരു ഭാഗിക പേയ്‌മെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തുക
ലഭിച്ചു	അടച്ചു	പൂർണ്ണമായ പേയ്‌മെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തുക
ലഭിച്ചു	കാലഹരണപ്പെട്ടു	dueDate കഴിയുമ്പോൾ യാന്ത്രികമായി
ഭാഗികമായി അടച്ചു	അടച്ചു	ശേഷിക്കുന്ന പേയ്‌മെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തുക
ഭാഗികമായി അടച്ചു	കാലഹരണപ്പെട്ടു	dueDate കഴിയുമ്പോൾ യാന്ത്രികമായി
ലഭിച്ചു/ഭാഗികമായി അടച്ചു	റദ്ദാക്കി	ബിൽ റദ്ദാക്കുക

വിവരം

കാലഹരണപ്പെട്ടതിലേക്കുള്ള മാറ്റം dueDate ഫീൽഡിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്. dueDate ഇല്ലാത്ത ബില്ലുകൾ യാന്ത്രികമായി കാലഹരണപ്പെടില്ല.

✏️ ഒരു പർച്ചേസ് ബിൽ എഡിറ്റുചെയ്യുന്നു

എന്താണ് എഡിറ്റുചെയ്യാൻ കഴിയുക?

നില	എഡിറ്റുചെയ്യാവുന്നതാണോ?
ഡ്രാഫ്റ്റ്	✅ എല്ലാ ഫീൽഡുകളും
ലഭിച്ചു	⚠️ പരിമിതം — കുറിപ്പുകൾ ചേർക്കുക, അവസാന തീയതി അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക
ഭാഗികമായി അടച്ചു	❌ വായിക്കാൻ മാത്രം (കുറിപ്പുകൾ ഒഴികെ)
അടച്ചു	❌ വായിക്കാൻ മാത്രം
കാലഹരണപ്പെട്ടു	⚠️ പരിമിതം — കുറിപ്പുകൾ മാത്രം
റദ്ദാക്കി	❌ വായിക്കാൻ മാത്രം

✅ ലഭിച്ച ഒരു ബിൽ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു

ഡെലിവർ ചെയ്തതിനെതിരെ വെണ്ടറുടെ ഇൻവോയ്സ് നിങ്ങൾ പരിശോധിക്കുമ്പോൾ:

1. ഡ്രാഫ്റ്റ് നിലയിലുള്ള ബിൽ തുറക്കുക
2. വെണ്ടറുടെ ഫിസിക്കൽ ഇൻവോയ്സിനെതിരെ എല്ലാ ഇനങ്ങളുടെയും അളവുകളും വിലകളും ക്രോസ്-ചെക്ക് ചെയ്യുക
3. billDate വെണ്ടറുടെ ഇൻവോയ്സ് തീയതിയുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക
4. dueDate അംഗീകരിച്ച പേയ്‌മെന്റ് നിബന്ധനകളെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുക
5. നില ലഭിച്ചു എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുക
6. സംരക്ഷിക്കുക

നുറുങ്ങ്

നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ലഭിച്ചതുമായി ബിൽ പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് പരിശോധിച്ചതിന് ശേഷം മാത്രം എപ്പോഴും സ്ഥിരീകരിക്കുക (ലഭിച്ചു നില). പേയ്‌മെന്റ് നടത്തിയതിന് ശേഷം തർക്കങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നത് വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്.

💳 ഒരു വെണ്ടർക്ക് പേയ്‌മെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു

പൂർണ്ണമായ പേയ്‌മെന്റ്

മുഴുവൻ കുടിശ്ശിക തുകയും അടയ്ക്കുമ്പോൾ:

1. ലഭിച്ചു നിലയിലുള്ള ബിൽ തുറക്കുക
2. നില അടച്ചു എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുക
3. പേയ്‌മെന്റ് വിശദാംശങ്ങളോടുകൂടിയ ഒരു കുറിപ്പ് ചേർക്കുക (തീയതി, റഫറൻസ്, ബാങ്ക് ട്രാൻസ്ഫർ ഐഡി, ചെക്ക് നമ്പർ)
4. സംരക്ഷിക്കുക

ഭാഗിക പേയ്‌മെന്റ്

ഒരു ഭാഗിക പേയ്‌മെന്റ് നടത്തുമ്പോൾ:

1. ലഭിച്ചു നിലയിലുള്ള ബിൽ തുറക്കുക
2. നില ഭാഗികമായി അടച്ചു എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുക
3. അടച്ച തുകയും പേയ്‌മെന്റ് റഫറൻസും വ്യക്തമാക്കുന്ന ഒരു കുറിപ്പ് ചേർക്കുക
4. സംരക്ഷിക്കുക

ശേഷിക്കുന്ന തുക അടയ്ക്കുമ്പോൾ:

1. ഭാഗികമായി അടച്ച ബിൽ തുറക്കുക
2. നില അടച്ചു എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുക
3. കുറിപ്പുകളിൽ പേയ്‌മെന്റ് വിശദാംശങ്ങൾ ചേർക്കുക
4. സംരക്ഷിക്കുക

വിവരം

സിസ്റ്റം സ്റ്റാറ്റസ് ഫീൽഡിലൂടെ പേയ്‌മെന്റ് നില ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു. വിശദമായ പേയ്‌മെന്റ് വിഭജനത്തിനായി (തുകകൾ, തീയതികൾ, റഫറൻസുകൾ), ഓരോ പേയ്‌മെന്റ് ഇൻസ്‌റ്റാൾമെന്റും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന് കുറിപ്പുകൾ ഫീൽഡ് ഉപയോഗിക്കുക.

⏰ കാലഹരണപ്പെട്ട ബില്ലുകൾ

ഒരു ബില്ലിന്റെ dueDate കഴിഞ്ഞിട്ടും അത് പൂർണ്ണമായി അടച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ അത് കാലഹരണപ്പെട്ടതായി മാറുന്നു.

കാലഹരണപ്പെട്ട ബില്ലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു

1. പർച്ചേസ് ബില്ലുകളുടെ ലിസ്റ്റ് കാലഹരണപ്പെട്ട നില അനുസരിച്ച് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക
2. വെണ്ടർ ബന്ധവും പിഴ നിബന്ധനകളും അടിസ്ഥാനമാക്കി പേയ്‌മെന്റിന് മുൻഗണന നൽകുക
3. അടച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, നില അടച്ചു എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുകയും പേയ്‌മെന്റ് വിശദാംശങ്ങൾ ചേർക്കുകയും ചെയ്യുക

മുന്നറിയിപ്പ്

കാലഹരണപ്പെട്ട ബില്ലുകൾ നിങ്ങളുടെ വെണ്ടർ ബന്ധങ്ങളെ ബാധിക്കുകയും വൈകിയ പേയ്‌മെന്റ് പിഴകൾക്ക് കാരണമായേക്കാം. ബില്ലുകളുടെ ലിസ്റ്റിലെ കാലഹരണപ്പെട്ട ഫിൽട്ടറിൽ നിന്ന് കാലഹരണപ്പെട്ട ബില്ലുകൾ പതിവായി അവലോകനം ചെയ്യുക.

നുറുങ്ങ്

dueDate-ലേക്ക് അടുക്കുന്ന ലഭിച്ചു, ഭാഗികമായി അടച്ചു നിലയിലുള്ള ബില്ലുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുന്നതിന് ആഴ്ചതോറുമുള്ള ഒരു ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ സജ്ജമാക്കുക. മുൻകൂട്ടിയുള്ള പേയ്‌മെന്റ് കാലഹരണപ്പെട്ട സാഹചര്യങ്ങൾ തടയുന്നു.

❌ ഒരു പർച്ചേസ് ബിൽ റദ്ദാക്കുന്നു

ഒരു ബിൽ റദ്ദാക്കാൻ:

1. ബിൽ തുറക്കുക (ഡ്രാഫ്റ്റ്, ലഭിച്ചു, അല്ലെങ്കിൽ ഭാഗികമായി അടച്ചു ആയിരിക്കണം)
2. നില റദ്ദാക്കി എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുക
3. കുറിപ്പുകളിൽ ഒരു കാരണം ചേർക്കുക (ഉദാ. ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് എൻട്രി, വെണ്ടർ ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് നൽകി)
4. സംരക്ഷിക്കുക

മുന്നറിയിപ്പ്

നിങ്ങൾ റദ്ദാക്കുന്ന ഒരു ബില്ലിൽ ഇതിനകം ഒരു ഭാഗിക പേയ്‌മെന്റ് നടത്തിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, റീഫണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് വിശദാംശങ്ങൾ കുറിപ്പുകൾ ഫീൽഡിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക. റദ്ദാക്കിയ ബിൽ ഓഡിറ്റ് ആവശ്യങ്ങൾക്കായി സംരക്ഷിക്കപ്പെടുന്നു.

🔗 പർച്ചേസ് ഓർഡറുകളുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നു

അതിന്റെ അനുബന്ധ പർച്ചേസ് ഓർഡറിനെതിരെ ഒരു ബിൽ പരിശോധിക്കാൻ:

1. ബില്ലിലെ referenceNumber ശ്രദ്ധിക്കുക (അതിൽ PO നമ്പർ അടങ്ങിയിരിക്കണം)
2. അനുബന്ധ പർച്ചേസ് ഓർഡർ തുറക്കുക
3. ഓർഡർ ചെയ്ത അളവുകളും വിലകളും ബിൽ ചെയ്ത അളവുകളും വിലകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക
4. സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് വെണ്ടറുമായി ഏതെങ്കിലും പൊരുത്തക്കേടുകൾ പരിഹരിക്കുക

🔍 ഫിൽട്ടറിംഗും തിരയലും

പർച്ചേസ് ബില്ലുകളുടെ ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന്, ഇവ അനുസരിച്ച് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക:

• നില — കാലഹരണപ്പെട്ട, ഭാഗികമായി അടച്ച, അല്ലെങ്കിൽ ലഭിച്ച ബില്ലുകൾ കാണുക
• വെണ്ടറുടെ പേരോ ബിൽ നമ്പറോ ഉപയോഗിച്ച് തിരയുക
• പേയ്‌മെന്റിന് മുൻഗണന നൽകുന്നതിന് dueDate അനുസരിച്ച് അടുക്കുക

📊 നൽകാനുള്ളവയുടെ സംഗ്രഹം

ഈ നിലകളിലുള്ള ബില്ലുകൾ അവലോകനം ചെയ്തുകൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ കുടിശ്ശികയുള്ള വെണ്ടർ ബാധ്യതകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുക:

നില	ആവശ്യമായ പ്രവർത്തനം
ഡ്രാഫ്റ്റ്	പരിശോധിച്ച് സ്ഥിരീകരിക്കുക
ലഭിച്ചു	dueDate-ന് മുമ്പ് പേയ്‌മെന്റ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക
ഭാഗികമായി അടച്ചു	ശേഷിക്കുന്ന ബാലൻസ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക
കാലഹരണപ്പെട്ടു	ഉടൻ അടയ്ക്കുക

🗑️ ഒരു പർച്ചേസ് ബിൽ ഇല്ലാതാക്കുന്നു

ലിസ്റ്റ് കാഴ്‌ചയിൽ നിന്ന് ബില്ലുകൾ ഇല്ലാതാക്കാൻ കഴിയും. ഇത് ശാശ്വതമാണ്.

മുന്നറിയിപ്പ്

വെണ്ടർ ബില്ലുകൾ ഇല്ലാതാക്കരുത്. തെറ്റായി നൽകിയ ബില്ലുകൾക്കോ വെണ്ടർ ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടുകൾക്കോ റദ്ദാക്കി നില ഉപയോഗിക്കുക. ഇല്ലാതാക്കുന്നത് വെണ്ടർ ഇടപാടുകൾക്കായുള്ള നിങ്ങളുടെ ഓഡിറ്റ് ട്രയൽ നീക്കംചെയ്യുന്നു.

📂 ബന്ധപ്പെട്ട വിഷയങ്ങൾ

• ഒരു പർച്ചേസ് ബിൽ ഉണ്ടാക്കുന്നു
• പർച്ചേസ് ഓർഡറുകളുടെ അവലോകനം — പർച്ചേസ് ബില്ലുകളിലേക്ക് നയിക്കുന്ന PO-കൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുക