🗂️ 매입 계산서 관리
수령부터 지불까지 공급업체 청구서를 추적하고, 연체된 의무를 모니터링하며, 구매 비용에 대한 정확한 기록을 유지합니다.
📊 상태 전환
| 시작 | 종료 | 조치 |
|---|---|---|
| 초안 | 수령 | 공급업체 송장 확인 및 확정 |
| 초안 | 취소 | 실수로 입력된 청구서 취소 |
| 수령 | 부분 지불 | 부분 지불 기록 |
| 수령 | 지불 완료 | 전액 지불 기록 |
| 수령 | 연체 | dueDate가 지나면 자동 전환 |
| 부분 지불 | 지불 완료 | 남은 금액 지불 기록 |
| 부분 지불 | 연체 | dueDate가 지나면 자동 전환 |
| 수령/부분 지불 | 취소 | 청구서 취소 |
연체로의 전환은 dueDate 필드를 기준으로 합니다. dueDate가 없는 청구서는 자동으로 연체되지 않습니다.
✏️ 매입 계산서 편집
편집 가능한 항목
| 상태 | 편집 가능 여부 |
|---|---|
| 초안 | ✅ 모든 필드 |
| 수령 | ⚠️ 제한적 — 메모 추가, 만기일 업데이트 |
| 부분 지불 | ❌ 읽기 전용 (메모 제외) |
| 지불 완료 | ❌ 읽기 전용 |
| 연체 | ⚠️ 제한적 — 메모만 |
| 취소 | ❌ 읽기 전용 |
✅ 수령한 계산서 확인
배송된 내용과 공급업체 송장을 확인할 때:
- 초안 상태의 청구서를 엽니다.
- 모든 품목 수량과 가격을 공급업체의 실제 송장과 대조 확인합니다.
billDate가 공급업체 송장 날짜와 일치하는지 확인합니다.dueDate가 합의된 지불 조건을 반영하는지 확인합니다.- 상태를 수령으로 변경합니다.
- 저장합니다.
실제로 받은 내용과 청구서가 일치하는지 확인한 후에만 항상 확인(수령 상태)하세요. 지불이 이루어진 후에는 분쟁 해결이 훨씬 더 어렵습니다.
💳 공급업체에 대한 지불 기록
전액 지불
미결제 금액 전액을 지불할 때:
- 수령 상태의 청구서를 엽니다.
- 상태를 지불 완료로 변경합니다.
- 지불 세부 정보(날짜, 참조, 은행 이체 ID, 수표 번호)가 포함된 메모를 추가합니다.
- 저장합니다.
부분 지불
일부 금액을 지불할 때:
- 수령 상태의 청구서를 엽니다.
- 상태를 부분 지불로 변경합니다.
- 지불된 금액과 지불 참조를 명시하는 메모를 추가합니다.
- 저장합니다.
남은 금액을 지불할 때:
- 부분 지불된 청구서를 엽니다.
- 상태를 지불 완료로 변경합니다.
- 메모에 지불 세부 정보를 추가합니다.
- 저장합니다.
시스템은 상태 필드를 통해 지불 상태를 추적합니다. 상세한 지불 내역(금액, 날짜, 참조)은 notes 필드를 사용하여 각 할부 지불을 문서화하세요.
⏰ 연체된 계산서
청구서의 dueDate가 지나고 전액 지불되지 않으면 연체가 됩니다.
연체된 계산서 관리
- 매입 계산서 목록을 연체 상태로 필터링합니다.
- 공급업체 관계 및 위약금 조건에 따라 지불 우선순위를 정합니다.
- 지불이 완료되면 상태를 지불 완료로 변경하고 지불 세부 정보를 추가합니다.
연체된 청구서는 공급업체 관계에 영향을 미칠 수 있으며 연체료가 발생할 수 있습니다. 청구서 목록의 연체 필터에서 정기적으로 연체된 청구서를 검토하세요.
dueDate가 다가오는 수령 및 부분 지불 상태의 청구서를 검토하기 위해 주간 알림을 설정하세요. 선제적인 지불은 연체 상황을 방지합니다.
❌ 매입 계산서 취소
청구서를 취소하려면:
- 청구서를 엽니다(초안, 수령 또는 부분 지불 상태여야 함).
- 상태를 취소로 변경합니다.
- 메모에 사유를 추가합니다(예: 중복 입력, 공급업체 대변 메모 발행).
- 저장합니다.
취소하려는 청구서에 이미 부분 지불이 이루어진 경우, 환불 또는 대변 메모 세부 정보를 notes 필드에 기록하세요. 취소된 청구서는 감사 목적으로 보존됩니다.
🔗 구매 주문서와 조정
청구서를 해당 구매 주문서와 확인하려면:
- 청구서의
referenceNumber를 확인합니다(PO 번호가 포함되어야 함). - 해당 구매 주문서를 엽니다.
- 주문 수량 및 가격과 청구된 수량 및 가격을 비교합니다.
- 확인하기 전에 공급업체와 불일치 사항을 해결합니다.
🔍 필터링 및 검색
매입 계산서 목록에서 다음으로 필터링합니다.
- 상태 — 연체, 부분 지불 또는 수령된 청구서 보기
- 공급업체 이름 또는 청구서 번호로 검색
dueDate로 정렬하여 지불 우선순위 지정
📊 지급 계정 요약
다음 상태의 청구서를 검토하여 미결제 공급업체 의무를 추적합니다.
| 상태 | 필요한 조치 |
|---|---|
| 초안 | 확인 및 확정 |
| 수령 | dueDate 전에 지불 일정 잡기 |
| 부분 지불 | 남은 잔액 일정 잡기 |
| 연체 | 즉시 지불 |
🗑️ 매입 계산서 삭제
청구서는 목록 보기에서 삭제할 수 있습니다. 이는 영구적입니다.
공급업체 청구서를 삭제하지 마세요. 실수로 입력했거나 공급업체 대변 메모에 대한 청구서에는 취소 상태를 사용하세요. 삭제하면 공급업체 거래에 대한 감사 추적이 제거됩니다.