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🔄 견적서를 송장으로 변환하기

고객이 견적을 수락하면 한 번의 작업으로 직접 세금계산서로 변환할 수 있습니다. 모든 품목, 가격 및 세부 정보가 자동으로 이전됩니다.

✅ 변환을 위한 전제 조건​

견적서는 수락됨 상태일 때만 송장으로 변환할 수 있습니다.

상태변환 가능 여부
초안❌ 아니요 — 먼저 보내고 승인을 받으세요
전송됨❌ 아니요 — 고객의 수락을 기다리세요
수락됨✅ 예 — 변환 준비 완료
거절됨❌ 아니요
만료됨❌ 아니요
ConvertedToInvoice / "송장 생성됨"❌ 아니요 — 이미 변환됨
tip

고객이 구두 또는 메시지(시스템을 통하지 않음)로 수락하는 경우, 먼저 견적 상태를 수락됨으로 수동 변경한 다음 변환을 진행하세요.

🔄 변환 단계​

  1. 수락됨 상태의 견적서를 엽니다.
  2. "송장으로 변환" 버튼을 클릭합니다.
  3. 새 송장이 자동으로 생성되고 열립니다.
  4. 생성된 송장을 검토합니다 — 날짜, 세율 및 고객 세부 정보를 확인합니다.
  5. 송장에 invoiceDate와 dueDate를 설정합니다.
  6. 송장을 저장합니다.
info

"송장으로 변환" 버튼은 견적 상태가 수락됨일 때만 표시됩니다. 견적이 변환되면 영구적으로 사라집니다.

📋 이전되는 항목​

필드견적서에서 복사 여부
고객 이름✅ 예
고객 이메일 및 전화번호✅ 예
모든 품목 (제품, 수량, 단가, 할인, 세금)✅ 예
shippingCharges✅ 예
notes✅ 예
termsAndConditions✅ 예
All line items (product, qty, rate, discount, tax)✅ Yes
shippingCharges✅ Yes
notes✅ Yes
termsAndConditions✅ Yes
Subtotal, taxes, and total calculation✅ Recalculated from line items
Estimate number❌ No — new invoice number assigned
estimateDate and validUntil❌ No — set new invoiceDate and dueDate
Estimate status❌ No — invoice starts as Draft

🔗 Estimate & Invoice Link​

After conversion:

  • The estimate status changes to ConvertedToInvoice (displayed as "Invoice Generated")
  • The estimate stores the convertedInvoiceId — a link to the generated invoice
  • You can navigate from the estimate to the invoice using this link
warning

Each estimate can only be converted once. Once converted, the estimate is permanently locked in "Invoice Generated" status. To issue another invoice for the same customer:

  • Create a new estimate and get it approved, or
  • Create a new invoice manually

✍️ After Conversion — What to Do Next​

  1. Open the generated invoice (navigate via the link on the estimate)
  2. Set the invoice date to today (or the actual billing date)
  3. Set the due date based on your payment terms
  4. Review tax rates — confirm GST/tax slabs are correct for each item
  5. Change status to "Sent" when ready to send to the customer
  6. Share the invoice PDF with the customer
tip

The generated invoice starts in Draft status, giving you a chance to review everything before sending. Never send an invoice without reviewing the amounts, dates, and tax calculations.

📊 Before vs. After Conversion​

EstimateGenerated Invoice
NumberEST-0001INV-0052 (auto-assigned)
StatusInvoice GeneratedDraft → Sent → Paid
DatesEstimate date + Valid untilInvoice date + Due date
PurposeQuotation — non-bindingLegal billing document
ActionWaiting for approvalAwaiting payment

❓ Common Scenarios​

Customer accepted but wants changes​

  1. Do not convert the original estimate yet
  2. Create a new estimate (or duplicate the original)
  3. Make the requested changes
  4. Get the new estimate accepted
  5. Convert the revised accepted estimate to invoice

Need to issue invoice quickly after verbal acceptance​

  1. Open the estimate
  2. Change status to Accepted and save
  3. Immediately click "Convert to Invoice"
  4. On the invoice, set today as the invoice date
  5. Send the invoice

Customer accepted part of the estimate​

  1. Do not convert the original estimate
  2. Create a new estimate with only the accepted items
  3. Get it accepted
  4. Convert the partial-scope estimate to an invoice

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