🗂️ क्रय आदेश प्रबंधित करना
निर्माण से लेकर विक्रेताओं को भेजने, सामान प्राप्त करने (पूर्ण या आंशिक रूप से), और समापन तक क्रय आदेशों को ट्रैक करें।
📊 स्थिति परिवर्तन
| से | तक | कार्रवाई |
|---|---|---|
| ड्राफ्ट | भेजा गया | पीओ विक्रेता को भेजा गया |
| ड्राफ्ट | रद्द | भेजने से पहले रद्द करें |
| भेजा गया | प्राप्त | सभी ऑर्डर किया गया सामान प्राप्त हुआ |
| भेजा गया | आंशिक रूप से प्राप्त | कुछ सामान प्राप्त हुआ, शेष लंबित |
| भेजा गया | रद्द | भेजने के बाद रद्द करें (विक्रेता पूरा करने में असमर्थ) |
| आंशिक रूप से प्राप्त | प्राप्त | शेष सामान पहुँचता है |
| आंशिक रूप से प्राप्त | रद्द | शेष मात्रा रद्द करें |
:::info स्थिति बदलना स्थिति सीधे क्रय-आदेश सूची में बदली जाती है — किसी पंक्ति पर स्थिति बैज पर क्लिक करके ड्रॉपडाउन खोलें और एक नई स्थिति चुनें। एक बार पीओ ड्राफ्ट से बाहर निकल जाने पर, वह ड्राफ्ट पर वापस नहीं जा सकता। :::
✏️ क्रय आदेश संपादित करना
क्या संपादित किया जा सकता है?
रद्द को छोड़कर हर स्थिति के लिए संपादित करें कार्रवाई उपलब्ध है।
| स्थिति | संपादन योग्य? |
|---|---|
| ड्राफ्ट | ✅ हाँ |
| भेजा गया | ✅ हाँ (किसी भी बदलाव के बारे में विक्रेता को सूचित करें) |
| प्राप्त | ✅ हाँ |
| आंशिक रूप से प्राप्त | ✅ हाँ |
| रद्द | ❌ संपादित छिपा हुआ |
अपने विक्रेता को सूचित किए बिना भेजे गए पीओ को संपादित न करें। भेजने के बाद के बदलाव इस बारे में भ्रम पैदा कर सकते हैं कि क्या सहमति हुई थी। यदि महत्वपूर्ण बदलावों की आवश्यकता हो, तो मूल पीओ रद्द करें और एक नया बनाएँ।
📤 विक्रेता को क्रय आदेश भेजना
- सभी आइटम, मात्राओं, कीमतों, और अपेक्षित डिलीवरी तिथि को सत्यापित करें (यदि कुछ बदलने की आवश्यकता हो तो संपादित करें का उपयोग करें)
- पीओ की पंक्ति पर, स्थिति बैज पर क्लिक करें और भेजा गया चुनें
- पीओ विवरण को ईमेल या किसी अन्य चैनल के माध्यम से विक्रेता के साथ साझा करें
📦 सामान प्राप्त करना — पूर्ण प्राप्ति
जब सभी ऑर्डर किए गए आइटम अपेक्षा अनुसार पहुँचते हैं:
- पीओ की पंक्ति पर, स्थिति बैज पर क्लिक करें
- प्राप्त चुनें
पीओ को प्राप्त के रूप में चिह्नित करने के बाद, विक्रेता के इनवॉइस को रिकॉर्ड करने और भुगतान को ट्रैक करने के लिए एक क्रय बिल बनाएँ।
📦 सामान प्राप्त करना — आंशिक प्राप्ति
जब केवल कुछ आइटम या मात्राएँ ही पहुँची हों:
- पीओ की पंक्ति पर, स्थिति बैज पर क्लिक करें
- आंशिक रूप से प्राप्त चुनें
जब शेष सामान पहुँच जाए, तो फिर से स्थिति बैज पर क्लिक करें और प्राप्त चुनें।
आंशिक रूप से प्राप्त होने पर सिस्टम स्वचालित रूप से यह ट्रैक नहीं करता कि कौन-से विशिष्ट आइटम प्राप्त हुए हैं और कौन-से लंबित हैं — प्रत्येक डिलीवरी में क्या पहुँचा, यह दस्तावेज़ीकृत करने के लिए नोट्स फ़ील्ड का उपयोग करें।
❌ क्रय आदेश रद्द करना
ऐसे पीओ को रद्द करने के लिए जो पूरा नहीं होगा:
- पीओ की पंक्ति पर, स्थिति बैज पर क्लिक करें
- रद्द चुनें
भेजे गए पीओ को रद्द करने की जानकारी सीधे विक्रेता को दी जानी चाहिए। सिस्टम में बदलाव केवल आपके आंतरिक रिकॉर्ड को अपडेट करता है।
🔗 क्रय बिलों से लिंक
क्रय आदेश और क्रय बिल अलग-अलग दस्तावेज़ हैं:
| दस्तावेज़ | उद्देश्य |
|---|---|
| क्रय आदेश | आपने विक्रेता से जो आपूर्ति करने के लिए कहा |
| क्रय बिल | विक्रेता का इनवॉइस उस चीज़ के लिए जो उन्होंने वास्तव में आपूर्ति की |
सामान प्राप्त करने और विक्रेता का इनवॉइस प्राप्त करने के बाद:
- एक नया क्रय बिल बनाएँ
- मिलान के लिए
referenceNumber= अपना पीओ नंबर दर्ज करें - पीओ की मात्राओं और कीमतों की बिल से तुलना करें
📋 सूची कार्रवाइयाँ
प्रत्येक पीओ पंक्ति में है: देखें, संपादित करें, हटाएँ, साथ ही क्लिक करने योग्य स्थिति बैज। हटाएँ कार्रवाई एक बार पीओ प्राप्त या आंशिक रूप से प्राप्त हो जाने पर छिपा दी जाती है; संपादित करें एक बार पीओ रद्द हो जाने पर छिपा दिया जाता है।
🗑️ क्रय आदेश हटाना
पीओ को सूची दृश्य से हटाया जा सकता है (केवल ड्राफ्ट, भेजा गया या रद्द)। यह स्थायी है।
केवल गलती से बनाए गए पीओ को हटाएँ। व्यावसायिक रिकॉर्ड के लिए, हटाने के बजाय रद्द स्थिति का उपयोग करें।
🔍 फ़िल्टर और खोज
क्रय आदेश सूची से आप यह कर सकते हैं:
- तिथि सीमा (से / तक) के अनुसार फ़िल्टर करें
- विक्रेता नाम या पीओ नंबर से खोजें
📂 संबंधित विषय
- क्रय आदेश बनाना
- क्रय बिल अवलोकन — सामान प्राप्त करने के बाद विक्रेता इनवॉइस रिकॉर्ड करें