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🗂️ क्रय बिल प्रबंधित करना

प्राप्ति से लेकर भुगतान तक विक्रेता बिलों को ट्रैक करें, बकाया दायित्वों की निगरानी करें, और अपने क्रय व्यय का सटीक रिकॉर्ड बनाए रखें।

📊 स्थिति परिवर्तन​

सेतककार्रवाई
ड्राफ्टप्राप्तविक्रेता के इनवॉइस को सत्यापित करें और पुष्टि करें
ड्राफ्टरद्दगलती से दर्ज किए गए बिल को रद्द करें
प्राप्तआंशिक रूप से भुगतानआंशिक भुगतान रिकॉर्ड करें
प्राप्तभुगतान किया गयापूर्ण भुगतान रिकॉर्ड करें
प्राप्तअतिदेयdueDate बीत जाने पर स्वचालित
आंशिक रूप से भुगतानभुगतान किया गयाशेष भुगतान रिकॉर्ड करें
आंशिक रूप से भुगतानअतिदेयdueDate बीत जाने पर स्वचालित
प्राप्त/आंशिक रूप से भुगतानरद्दबिल रद्द करें

:::info स्थिति बदलना स्थिति सीधे क्रय-बिल सूची में बदली जाती है — किसी पंक्ति पर स्थिति बैज पर क्लिक करके ड्रॉपडाउन खोलें और कोई भी स्थिति चुनें (ड्राफ्ट, प्राप्त, आंशिक रूप से भुगतान, भुगतान किया गया, अतिदेय, रद्द)। आप अतिदेय को मैन्युअल रूप से भी सेट कर सकते हैं। एक बार बिल भुगतान किया गया या रद्द हो जाने पर, पंक्ति बिना ड्रॉपडाउन के एक स्थिर बैज दिखाती है — यह लॉक हो जाती है। :::

✏️ क्रय बिल संपादित करना​

क्या संपादित किया जा सकता है?​

भुगतान किया गया और रद्द को छोड़कर हर स्थिति के लिए संपादित करें कार्रवाई उपलब्ध है।

स्थितिसंपादन योग्य?
ड्राफ्ट✅ हाँ
प्राप्त✅ हाँ
आंशिक रूप से भुगतान✅ हाँ
अतिदेय✅ हाँ
भुगतान किया गया❌ संपादित छिपा हुआ
रद्द❌ संपादित छिपा हुआ

✅ प्राप्त बिल की पुष्टि करना​

जब आप विक्रेता के इनवॉइस को वास्तव में प्राप्त हुए सामान से मिलाकर सत्यापित करते हैं:

  1. आइटम की मात्राओं, कीमतों, बिल तिथि और नियत तिथि की विक्रेता के भौतिक इनवॉइस से तुलना करें (यदि कुछ सही करने की आवश्यकता हो तो संपादित करें का उपयोग करें)
  2. बिल की पंक्ति पर, स्थिति बैज पर क्लिक करें और प्राप्त चुनें
सुझाव

हमेशा बिल को वास्तव में प्राप्त हुए सामान से मिलाकर सत्यापित करने के बाद ही पुष्टि करें (प्राप्त स्थिति)। भुगतान हो जाने के बाद विवादों को सुलझाना कहीं अधिक कठिन होता है।

💳 विक्रेता को भुगतान रिकॉर्ड करना​

पूर्ण भुगतान​

पूरी बकाया राशि का भुगतान करते समय:

  1. बिल की पंक्ति पर, स्थिति बैज पर क्लिक करें
  2. भुगतान किया गया चुनें

आंशिक भुगतान​

आंशिक भुगतान करते समय:

  1. बिल की पंक्ति पर, स्थिति बैज पर क्लिक करें
  2. आंशिक रूप से भुगतान चुनें

जब शेष राशि का भुगतान हो जाए, तो फिर से स्थिति बैज पर क्लिक करें और भुगतान किया गया चुनें।

जानकारी

सिस्टम स्थिति फ़ील्ड के माध्यम से भुगतान की स्थिति को ट्रैक करता है। विस्तृत भुगतान विवरण (राशि, तिथियाँ, संदर्भ) के लिए, प्रत्येक भुगतान किस्त का दस्तावेज़ीकरण करने के लिए notes फ़ील्ड का उपयोग करें।

⏰ अतिदेय बिल​

एक बिल अतिदेय हो जाता है जब उसकी dueDate बीत चुकी हो और उसका पूरा भुगतान न हुआ हो।

अतिदेय बिलों का प्रबंधन​

  1. उन बिलों की समीक्षा करें जिनकी नियत तिथि बीत चुकी है
  2. विक्रेता संबंध और दंड शर्तों के आधार पर भुगतान को प्राथमिकता दें
  3. भुगतान होने के बाद, पंक्ति के स्थिति ड्रॉपडाउन से बिल की स्थिति भुगतान किया गया पर सेट करें
चेतावनी

अतिदेय बिल आपके विक्रेता संबंधों को प्रभावित कर सकते हैं और विलंब भुगतान दंड का कारण बन सकते हैं। बिल सूची में अतिदेय फ़िल्टर से नियमित रूप से अतिदेय बिलों की समीक्षा करें।

सुझाव

प्राप्त और आंशिक रूप से भुगतान स्थिति वाले बिलों की समीक्षा के लिए साप्ताहिक अनुस्मारक सेट करें जो अपनी dueDate के करीब आ रहे हों। सक्रिय भुगतान अतिदेय स्थितियों को रोकता है।

❌ क्रय बिल रद्द करना​

बिल रद्द करने के लिए:

  1. बिल की पंक्ति पर, स्थिति बैज पर क्लिक करें
  2. रद्द चुनें
चेतावनी

यदि आप जिस बिल को रद्द कर रहे हैं उस पर पहले से ही आंशिक भुगतान किया जा चुका है, तो बिल के नोट्स में रिफंड या क्रेडिट नोट का विवरण दर्ज करें। रद्द किया गया बिल ऑडिट उद्देश्यों के लिए संरक्षित रहता है।

🔗 क्रय आदेशों के साथ मिलान करना​

किसी बिल का उसके संबंधित क्रय आदेश के साथ सत्यापन करने के लिए:

  1. बिल पर referenceNumber नोट करें (इसमें पीओ नंबर होना चाहिए)
  2. संबंधित क्रय आदेश खोलें
  3. ऑर्डर की गई मात्राओं और कीमतों की बिल की गई मात्राओं और कीमतों से तुलना करें
  4. पुष्टि करने से पहले विक्रेता के साथ किसी भी विसंगति को हल करें

📋 सूची कार्रवाइयाँ​

प्रत्येक बिल पंक्ति में है: देखें, संपादित करें, हटाएँ, साथ ही क्लिक करने योग्य स्थिति बैज। एक बार बिल भुगतान किया गया या रद्द हो जाने पर संपादित करें और हटाएँ छिपा दिए जाते हैं (पंक्ति लॉक हो जाती है)।

🔍 फ़िल्टर और खोज​

क्रय बिल सूची से आप यह कर सकते हैं:

  • तिथि सीमा (से / तक) के अनुसार फ़िल्टर करें
  • विक्रेता नाम या बिल नंबर से खोजें

📊 देय राशि सारांश​

इन स्थितियों में बिलों की समीक्षा करके अपने बकाया विक्रेता दायित्वों को ट्रैक करें:

स्थितिआवश्यक कार्रवाई
ड्राफ्टसत्यापित करें और पुष्टि करें
प्राप्तdueDate से पहले भुगतान अनुसूचित करें
आंशिक रूप से भुगतानशेष राशि अनुसूचित करें
अतिदेयतुरंत भुगतान करें

🗑️ क्रय बिल हटाना​

बिलों को सूची दृश्य से हटाया जा सकता है (भुगतान किया गया या रद्द को छोड़कर कोई भी स्थिति)। यह स्थायी है।

चेतावनी

विक्रेता बिलों को हटाने से बचें। गलती से दर्ज किए गए बिलों या विक्रेता क्रेडिट नोट के लिए रद्द स्थिति का उपयोग करें। हटाने से विक्रेता लेनदेन के लिए आपका ऑडिट ट्रेल हट जाता है।

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