🗂️ एस्टिमेट प्रबंधित करना

एस्टिमेट बनाने के बाद, इसे इसके जीवनचक्र के दौरान प्रबंधित करें — ड्राफ्टिंग और भेजने से लेकर, ग्राहक की प्रतिक्रिया, परिवर्तन या समाप्ति तक।

📊 स्थिति परिवर्तन

से	तक	कार्रवाई
Draft	Sent	ग्राहक को एस्टिमेट भेजें
Draft	Expired	validUntil तारीख बीतने पर स्वतः
Sent	Accepted	ग्राहक एस्टिमेट को स्वीकृत करता है
Sent	Rejected	ग्राहक एस्टिमेट को अस्वीकार करता है
Sent	Expired	validUntil तारीख बीतने पर स्वतः
Accepted	ConvertedToInvoice	इनवॉइस में परिवर्तित करें

:::info स्थिति बदलना स्थिति सीधे एस्टिमेट सूची में बदली जाती है — एक एस्टिमेट की पंक्ति पर स्थिति बैज पर क्लिक करने से एक ड्रॉपडाउन खुलता है जहाँ से नई स्थिति चुनी जा सकती है (Draft, Sent, Accepted, Rejected, Expired)। आपको एस्टिमेट खोलने की आवश्यकता नहीं है। आप Expired को मैन्युअल रूप से भी सेट कर सकते हैं; ड्रॉपडाउन में एक ⚡ Invoice Generated विकल्प भी है जो एक इनवॉइस जनरेट करता है। परिवर्तित होने के बाद, पंक्ति बिना ड्रॉपडाउन के एक स्थिर Invoice Generated बैज दिखाती है। :::

✏️ एस्टिमेट संपादित करना

क्या संपादित किया जा सकता है?

Edit कार्रवाई Accepted और Invoice Generated को छोड़कर हर स्थिति के लिए उपलब्ध है — एक स्वीकृत एस्टिमेट "Accepted estimate - can't edit" दिखाता है और परिवर्तित एस्टिमेट में Edit बटन पूरी तरह छिपा दिया जाता है।

स्थिति	संपादन योग्य?
Draft	✅ सभी फ़ील्ड्स
Sent	✅ सभी फ़ील्ड्स
Accepted	❌ रीड-ओनली
Rejected	✅ सभी फ़ील्ड्स
Expired	✅ सभी फ़ील्ड्स
ConvertedToInvoice	❌ Edit छिपा हुआ

सुझाव

भेजने से पहले, जब एस्टिमेट Draft स्थिति में हो, तभी सभी संपादन कर लें। यदि भेजने के बाद आपको एस्टिमेट बदलने की आवश्यकता हो, तो इसे संपादित करें और बदलाव की व्याख्या के साथ ग्राहक को दोबारा भेजें।

📤 ग्राहक को एस्टिमेट भेजना

1. एस्टिमेट का विवरण जाँचें (आवश्यक हो तो View खोलें)
2. एस्टिमेट की पंक्ति में, status badge पर क्लिक करें और Sent चुनें
3. PDF जनरेट करने के लिए पंक्ति पर Print कार्रवाई का उपयोग करें
4. इसे ईमेल या मैसेजिंग के माध्यम से ग्राहक के साथ साझा करें

जानकारी

स्थिति परिवर्तन एस्टिमेट के हिस्से के रूप में सेव किए जाते हैं। स्थिति को Sent पर सेट करना आपका रिकॉर्ड है कि ग्राहक को यह प्राप्त हो चुका है — सिस्टम स्वतः एस्टिमेट को ईमेल नहीं करता। PDF दस्तावेज़ बाहरी रूप से भेजें।

✅ एस्टिमेट स्वीकार करना

जब कोई ग्राहक आपकी कोटेड कीमत से सहमत होता है:

1. एस्टिमेट की पंक्ति में, status badge पर क्लिक करें
2. Accepted चुनें

एस्टिमेट तुरंत Accepted के रूप में चिह्नित हो जाता है। आप Generate Invoice कार्रवाई का उपयोग करके किसी भी गैर-परिवर्तित एस्टिमेट से इनवॉइस जनरेट कर सकते हैं।

❌ एस्टिमेट अस्वीकार करना

जब कोई ग्राहक मना करता है:

1. एस्टिमेट की पंक्ति में, status badge पर क्लिक करें
2. Rejected चुनें

एक अस्वीकृत एस्टिमेट रिकॉर्ड के लिए सुरक्षित रखा जाता है। यदि ग्राहक पुनर्विचार करता है, तो एक नया एस्टिमेट बनाएँ — अस्वीकृत एस्टिमेट को दोबारा नहीं खोला जा सकता।

⏰ समाप्त हो चुके एस्टिमेट को संभालना

जब validUntil तारीख बीत जाती है और स्थिति Draft या Sent होती है, तो एक एस्टिमेट स्वतः समाप्त हो जाता है।

समाप्ति के बाद ग्राहक से दोबारा संपर्क करने के लिए:

1. एक नया एस्टिमेट बनाएँ (मौजूदा को संदर्भ के रूप में उपयोग करें)
2. यदि आवश्यक हो तो कीमत अपडेट करें
3. एक नई validUntil तारीख सेट करें
4. नया एस्टिमेट भेजें

चेतावनी

समाप्त हो चुके एस्टिमेट को इनवॉइस में परिवर्तित या स्वीकार नहीं किया जा सकता। यदि आप ग्राहक से दोबारा जुड़ना चाहते हैं, तो एक नया एस्टिमेट बनाएँ।

🗑️ एस्टिमेट हटाना

एस्टिमेट को डिलीट कार्रवाई का उपयोग करके सूची दृश्य से हटाया जा सकता है। यह स्थायी है।

चेतावनी

केवल उन एस्टिमेट को हटाएँ जो गलती से बनाए गए थे। व्यावसायिक रिकॉर्ड और ऑडिटिंग के लिए, एस्टिमेट को हटाने के बजाय Rejected के रूप में चिह्नित करना या Expired छोड़ना बेहतर है।

🔍 एस्टिमेट फ़िल्टर और खोज

Estimates सूची से, आप यह कर सकते हैं:

• सभी Draft, Sent, या Accepted एस्टिमेट देखने के लिए status के अनुसार फ़िल्टर करें
• ग्राहक के नाम या एस्टिमेट संख्या से खोजें
• तारीख के अनुसार क्रमबद्ध करें

📋 एस्टिमेट सूची कार्रवाइयाँ

सूची दृश्य से, प्रत्येक एस्टिमेट दिखाता है:

• एस्टिमेट संख्या
• ग्राहक का नाम
• कुल राशि
• स्थिति बैज (स्थिति बदलने के लिए क्लिक करें)
• कार्रवाइयाँ: View, Edit, Print, Generate Invoice, Delete

नोट: परिवर्तित एस्टिमेट (Invoice Generated) के लिए, Edit, Generate Invoice और Delete कार्रवाइयाँ छिपा दी जाती हैं — केवल View और Print ही बची रहती हैं।

📂 संबंधित विषय

• एस्टिमेट बनाना
• एस्टिमेट को इनवॉइस में बदलना