🔄 एस्टिमेट को इनवॉइस में बदलना

जब आप किसी कोटेशन के लिए ग्राहक को बिल करने के लिए तैयार हों, तो एस्टिमेट पर Generate Invoice कार्रवाई का उपयोग करें — इसका ग्राहक और लाइन आइटम एक नए इनवॉइस फ़ॉर्म में लाए जाते हैं, जो समीक्षा और सेव करने के लिए तैयार होता है।

✅ आप कब इनवॉइस जनरेट कर सकते हैं

Generate Invoice कार्रवाई किसी भी ऐसे एस्टिमेट पर उपलब्ध है जो अभी तक परिवर्तित नहीं हुआ है। इसे आमतौर पर ग्राहक द्वारा स्वीकार करने के बाद उपयोग किया जाता है, लेकिन ऐप एस्टिमेट को पहले Accepted स्थिति में लाने के लिए बाध्य नहीं करता।

स्थिति	इनवॉइस जनरेट कर सकते हैं?
Draft	✅ हाँ (आमतौर पर आप पहले भेजेंगे/स्वीकार करेंगे)
Sent	✅ हाँ
Accepted	✅ हाँ — सामान्य स्थिति
Rejected	✅ हाँ
Expired	✅ हाँ
Invoice Generated (पहले से परिवर्तित)	❌ नहीं — कार्रवाई छिपी हुई है

सुझाव

इनवॉइस जनरेट करने से पहले एस्टिमेट को Accepted के रूप में चिह्नित करना अभी भी सर्वोत्तम प्रथा है, ताकि आपके रिकॉर्ड यह दिखाएँ कि ग्राहक ने कोटेशन स्वीकृत किया।

🔄 इनवॉइस जनरेट करने के चरण

1. Estimates सूची में, एस्टिमेट ढूँढें
2. इसकी पंक्ति में Generate Invoice कार्रवाई (रसीद आइकॉन) पर क्लिक करें — या पंक्ति के स्थिति ड्रॉपडाउन से ⚡ Invoice Generated चुनें
3. New Invoice फ़ॉर्म एस्टिमेट के ग्राहक और लाइन आइटम के साथ प्रीफ़िल्ड खुलता है
4. सब कुछ जाँचें — ग्राहक, आइटम, टैक्स दरें, शिपिंग
5. आवश्यकतानुसार भुगतान विवरण / तारीखें जोड़ें
6. इनवॉइस बनाने के लिए Save Invoice पर क्लिक करें

जानकारी

इनवॉइस जनरेट करने से डेटा प्रीफ़िल्ड के साथ इनवॉइस का create form खुलता है; जब तक आप Save Invoice पर क्लिक नहीं करते, तब तक इनवॉइस सेव नहीं होती। सेव करने से पहले राशियों और टैक्स की समीक्षा करें।

📋 क्या साथ आता है

फ़ील्ड	इनवॉइस फ़ॉर्म में कॉपी होता है?
ग्राहक (नाम, ईमेल, फ़ोन)	✅ हाँ
सभी लाइन आइटम (उत्पाद, मात्रा, दर, छूट, टैक्स)	✅ हाँ
शिपिंग शुल्क	✅ हाँ
मूल एस्टिमेट का लिंक (नंबर और आईडी)	✅ हाँ
ग्राहक नोट्स	❌ नहीं — यदि आवश्यक हो तो इनवॉइस पर फिर से दर्ज करें
नियम व शर्तें	❌ नहीं — यदि आवश्यक हो तो इनवॉइस पर फिर से दर्ज करें
सबटोटल, टैक्स और कुल	✅ लाइन आइटम से फिर से गणना की जाती है
एस्टिमेट संख्या	❌ नहीं — सेव करने पर एक नया इनवॉइस नंबर असाइन किया जाता है
एस्टिमेट तारीख / वैध-तक	❌ नहीं — इनवॉइस तारीख और देय तारीख सेट करें

🔗 एस्टिमेट और इनवॉइस लिंक

एक बार जनरेट की गई इनवॉइस को आप सेव कर लेते हैं, तो मूल एस्टिमेट Invoice Generated के रूप में चिह्नित हो जाता है और एक स्थिर बैज (बिना स्थिति ड्रॉपडाउन के) दिखाता है, और इसकी Edit, Generate Invoice और Delete कार्रवाइयाँ छिपा दी जाती हैं — केवल View और Print बची रहती हैं।

चेतावनी

एक बार जब कोई एस्टिमेट Invoice Generated स्थिति में चला जाता है, तो उसे दोबारा परिवर्तित नहीं किया जा सकता। उसी ग्राहक को दोबारा बिल करने के लिए:

• एक नया एस्टिमेट बनाएँ, या
• मैन्युअल रूप से एक नया इनवॉइस बनाएँ

✍️ जनरेट करने के बाद — आगे क्या करें

1. प्रीफ़िल्ड इनवॉइस की समीक्षा करें — ग्राहक, आइटम, टैक्स दरें, शिपिंग
2. आवश्यकतानुसार इनवॉइस/भुगतान तारीखें सेट करें
3. सुनिश्चित करें कि प्रत्येक आइटम के लिए GST/टैक्स स्लैब सही हैं
4. इसे बनाने के लिए Save Invoice पर क्लिक करें
5. इनवॉइस PDF को ग्राहक के साथ प्रिंट/साझा करें

सुझाव

जब तक आप Save Invoice नहीं करते, तब तक इनवॉइस नहीं बनती — पहले राशियों, तारीखों और टैक्स गणनाओं की समीक्षा करें। नोट्स और नियम एस्टिमेट से साथ नहीं आते, इसलिए यदि आपको इनकी आवश्यकता हो तो इन्हें इनवॉइस पर फिर से दर्ज करें।

📊 परिवर्तन से पहले बनाम बाद में

	एस्टिमेट	जनरेट की गई इनवॉइस
संख्या	EST-0001	INV-0052 (स्वतः असाइन)
स्थिति	Invoice Generated	Draft → Sent → Paid
तारीखें	एस्टिमेट तारीख + वैध-तक	इनवॉइस तारीख + देय तारीख
उद्देश्य	कोटेशन — गैर-बाध्यकारी	कानूनी बिलिंग दस्तावेज़
कार्रवाई	अनुमोदन की प्रतीक्षा में	भुगतान की प्रतीक्षा में

❓ सामान्य परिदृश्य

ग्राहक ने स्वीकार किया लेकिन बदलाव चाहता है

1. मूल एस्टिमेट से अभी इनवॉइस जनरेट न करें
2. एक नया एस्टिमेट बनाएँ (या मूल की डुप्लिकेट बनाएँ)
3. आवश्यक बदलाव करें
4. नए एस्टिमेट को Accepted के रूप में चिह्नित करें
5. संशोधित एस्टिमेट पर Generate Invoice का उपयोग करें

मौखिक स्वीकृति के बाद जल्दी इनवॉइस जारी करने की आवश्यकता है

1. एस्टिमेट की पंक्ति में, स्थिति को Accepted पर सेट करें
2. Generate Invoice कार्रवाई पर क्लिक करें
3. प्रीफ़िल्ड इनवॉइस पर, इनवॉइस तारीख सेट करें और सेव करें
4. इनवॉइस प्रिंट/साझा करें

ग्राहक ने एस्टिमेट का कुछ हिस्सा स्वीकार किया

1. मूल एस्टिमेट से इनवॉइस जनरेट न करें
2. केवल स्वीकृत आइटम के साथ एक नया एस्टिमेट बनाएँ
3. इसे Accepted के रूप में चिह्नित करें
4. आंशिक-दायरे वाले एस्टिमेट पर Generate Invoice का उपयोग करें

📂 संबंधित विषय

• एस्टिमेट बनाना
• एस्टिमेट प्रबंधित करना