Aller au contenu principal

🗂️ Gestion des Factures d'Achat

Suivez les factures des fournisseurs de la réception au paiement, surveillez les obligations en retard et maintenez des registres précis de vos dépenses d'achat.

📊 Transitions de Statut​

DeÀAction
BrouillonReçueValider et confirmer la facture du fournisseur
BrouillonAnnuléeAnnuler une facture saisie par erreur
ReçuePartiellementPayéeEnregistrer un paiement partiel
ReçuePayéeEnregistrer le paiement complet
ReçueEn RetardAutomatique lorsque la dateÉchéance est dépassée
PartiellementPayéePayéeEnregistrer le paiement restant
PartiellementPayéeEn RetardAutomatique lorsque la dateÉchéance est dépassée
Reçue/PartiellementPayéeAnnuléeAnnuler la facture

:::info Changement de statut Le statut se change directement dans la liste des factures d'achat — cliquez sur le badge de statut d'une ligne pour ouvrir un menu déroulant et choisir n'importe quel statut (Brouillon, Reçue, Partiellement Payée, Payée, En Retard, Annulée). Vous pouvez aussi définir En Retard manuellement. Une fois une facture Payée ou Annulée, la ligne affiche un badge fixe sans menu déroulant — elle est verrouillée. :::

✏️ Modifier une Facture d'Achat​

Que peut-on modifier ?​

L'action Modifier est disponible pour tous les statuts sauf Payée et Annulée.

StatutModifiable ?
Brouillon✅ Oui
Reçue✅ Oui
PartiellementPayée✅ Oui
En Retard✅ Oui
Payée❌ Modification masquée
Annulée❌ Modification masquée

✅ Confirmer une Facture Reçue​

Lorsque vous vérifiez la facture du fournisseur par rapport à ce qui a été livré :

  1. Comparez les quantités, prix, date de facture et date d'échéance des articles avec la facture physique du fournisseur (utilisez Modifier si quelque chose doit être corrigé)
  2. Sur la ligne de la facture, cliquez sur le badge de statut et choisissez Reçue
astuce

Confirmez toujours (statut Reçue) seulement après avoir vérifié que la facture correspond à ce que vous avez réellement reçu. Les litiges sont beaucoup plus difficiles à résoudre après le paiement.

💳 Enregistrer un Paiement à un Fournisseur​

Paiement Complet​

Lors du paiement du montant total restant :

  1. Sur la ligne de la facture, cliquez sur le badge de statut
  2. Choisissez Payée

Paiement Partiel​

Lors d'un paiement partiel :

  1. Sur la ligne de la facture, cliquez sur le badge de statut
  2. Choisissez Partiellement Payée

Lorsque le montant restant est payé, cliquez à nouveau sur le badge de statut et choisissez Payée.

info

Le système suit le statut du paiement via le champ de statut. Pour une ventilation détaillée des paiements (montants, dates, références), utilisez le champ notes pour documenter chaque versement.

⏰ Factures en Retard​

Une facture devient En Retard lorsque sa dateÉchéance est passée et qu'elle n'a pas été entièrement payée.

Gérer les Factures en Retard​

  1. Examinez les factures dont la date d'échéance est passée
  2. Priorisez le paiement en fonction de la relation avec le fournisseur et des conditions de pénalité
  3. Une fois payée, définissez le statut de la facture sur Payée depuis le menu déroulant de statut de la ligne
attention

Les factures en retard peuvent affecter vos relations avec les fournisseurs et peuvent entraîner des pénalités de retard de paiement. Examinez régulièrement les factures en retard à partir du filtre En Retard dans la liste des factures.

astuce

Définissez un rappel hebdomadaire pour examiner les factures avec les statuts Reçue et PartiellementPayée qui approchent de leur dateÉchéance. Un paiement proactif prévient les situations de retard.

❌ Annuler une Facture d'Achat​

Pour annuler une facture :

  1. Sur la ligne de la facture, cliquez sur le badge de statut
  2. Choisissez Annulée
attention

Si un paiement partiel a déjà été effectué sur une facture que vous annulez, enregistrez les détails du remboursement ou de la note de crédit dans les notes de la facture. La facture annulée est conservée à des fins d'audit.

🔗 Rapprocher avec les Bons de Commande​

Pour vérifier une facture par rapport à son Bon de Commande correspondant :

  1. Notez le numéroRéférence sur la facture (devrait contenir le numéro du BC)
  2. Ouvrez le Bon de Commande correspondant
  3. Comparez les quantités et les prix commandés par rapport aux quantités et prix facturés
  4. Résolvez toute divergence avec le fournisseur avant de confirmer

📋 Actions de la Liste​

Chaque ligne de facture propose : Voir, Modifier, Supprimer, ainsi que le badge de statut cliquable. Modifier et Supprimer sont masqués une fois qu'une facture est Payée ou Annulée (la ligne est verrouillée).

🔍 Filtrage et Recherche​

Depuis la liste des Factures d'Achat, vous pouvez :

  • Filtrer par une plage de dates (De / À)
  • Rechercher par nom de fournisseur ou numéro de facture

📊 Résumé des Dettes​

Suivez vos obligations fournisseurs en suspens en examinant les factures dans ces statuts :

StatutAction Requise
BrouillonVérifier et confirmer
ReçuePlanifier le paiement avant la dateÉchéance
PartiellementPayéePlanifier le solde restant
En RetardPayer immédiatement

🗑️ Supprimer une Facture d'Achat​

Les factures peuvent être supprimées depuis la vue de liste (tout statut sauf Payée ou Annulée). C'est permanent.

attention

Ne supprimez pas les factures des fournisseurs. Utilisez le statut Annulée pour les factures saisies par erreur ou pour les notes de crédit des fournisseurs. La suppression supprime votre piste d'audit pour les transactions avec les fournisseurs.

📂 Sujets Connexes​