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🗂️ Gestion des Factures d'Achat

Suivez les factures des fournisseurs de la réception au paiement, surveillez les obligations en retard et maintenez des registres précis de vos dépenses d'achat.

📊 Transitions de Statut​

DeÀAction
BrouillonReçueValider et confirmer la facture du fournisseur
BrouillonAnnuléeAnnuler une facture saisie par erreur
ReçuePartiellementPayéeEnregistrer un paiement partiel
ReçuePayéeEnregistrer le paiement complet
ReçueEn RetardAutomatique lorsque la dateÉchéance est dépassée
PartiellementPayéePayéeEnregistrer le paiement restant
PartiellementPayéeEn RetardAutomatique lorsque la dateÉchéance est dépassée
Reçue/PartiellementPayéeAnnuléeAnnuler la facture
info

La transition vers En Retard est basée sur le champ dateÉchéance. Les factures sans dateÉchéance ne deviennent pas automatiquement en retard.

✏️ Modifier une Facture d'Achat​

Que peut-on modifier ?​

StatutModifiable ?
Brouillon✅ Tous les champs
Reçue⚠️ Limité — ajouter des notes, mettre à jour la date d'échéance
PartiellementPayée❌ Lecture seule (sauf les notes)
Payée❌ Lecture seule
En Retard⚠️ Limité — notes uniquement
Annulée❌ Lecture seule

✅ Confirmer une Facture Reçue​

Lorsque vous vérifiez la facture du fournisseur par rapport à ce qui a été livré :

  1. Ouvrez la facture en statut Brouillon
  2. Vérifiez toutes les quantités et tous les prix des articles par rapport à la facture physique du fournisseur
  3. Vérifiez que la dateFacture correspond à la date de la facture du fournisseur
  4. Confirmez que la dateÉchéance reflète les conditions de paiement convenues
  5. Changez le statut à Reçue
  6. Enregistrez
astuce

Confirmez toujours (statut Reçue) seulement après avoir vérifié que la facture correspond à ce que vous avez réellement reçu. Les litiges sont beaucoup plus difficiles à résoudre après le paiement.

💳 Enregistrer un Paiement à un Fournisseur​

Paiement Complet​

Lors du paiement du montant total restant :

  1. Ouvrez la facture avec le statut Reçue
  2. Changez le statut à Payée
  3. Ajoutez une note avec les détails du paiement (date, référence, ID de virement bancaire, numéro de chèque)
  4. Enregistrez

Paiement Partiel​

Lors d'un paiement partiel :

  1. Ouvrez la facture avec le statut Reçue
  2. Changez le statut à PartiellementPayée
  3. Ajoutez une note spécifiant le montant payé et la référence du paiement
  4. Enregistrez

Lorsque le montant restant est payé :

  1. Ouvrez la facture PartiellementPayée
  2. Changez le statut à Payée
  3. Ajoutez les détails du paiement dans les notes
  4. Enregistrez
info

Le système suit le statut du paiement via le champ de statut. Pour une ventilation détaillée des paiements (montants, dates, références), utilisez le champ notes pour documenter chaque versement.

⏰ Factures en Retard​

Une facture devient En Retard lorsque sa dateÉchéance est passée et qu'elle n'a pas été entièrement payée.

Gérer les Factures en Retard​

  1. Filtrez la liste des Factures d'Achat par statut En Retard
  2. Priorisez le paiement en fonction de la relation avec le fournisseur et des conditions de pénalité
  3. Une fois payée, changez le statut à Payée et ajoutez les détails du paiement
avertissement

Les factures en retard peuvent affecter vos relations avec les fournisseurs et peuvent entraîner des pénalités de retard de paiement. Examinez régulièrement les factures en retard à partir du filtre En Retard dans la liste des factures.

astuce

Définissez un rappel hebdomadaire pour examiner les factures avec les statuts Reçue et PartiellementPayée qui approchent de leur dateÉchéance. Un paiement proactif prévient les situations de retard.

❌ Annuler une Facture d'Achat​

Pour annuler une facture :

  1. Ouvrez la facture (doit être Brouillon, Reçue ou PartiellementPayée)
  2. Changez le statut à Annulée
  3. Ajoutez une raison dans les notes (ex: double saisie, note de crédit du fournisseur émise)
  4. Enregistrez
avertissement

Si un paiement partiel a déjà été effectué sur une facture que vous annulez, enregistrez les détails du remboursement ou de la note de crédit dans le champ notes. La facture annulée est conservée à des fins d'audit.

🔗 Rapprocher avec les Bons de Commande​

Pour vérifier une facture par rapport à son Bon de Commande correspondant :

  1. Notez le numéroRéférence sur la facture (devrait contenir le numéro du BC)
  2. Ouvrez le Bon de Commande correspondant
  3. Comparez les quantités et les prix commandés par rapport aux quantités et prix facturés
  4. Résolvez toute divergence avec le fournisseur avant de confirmer

🔍 Filtrage et Recherche​

Depuis la liste des Factures d'Achat, filtrez par :

  • Statut — voir les factures En Retard, PartiellementPayées ou Reçues
  • Recherchez par nom de fournisseur ou numéro de facture
  • Triez par dateÉchéance pour prioriser le paiement

📊 Résumé des Dettes​

Suivez vos obligations fournisseurs en suspens en examinant les factures dans ces statuts :

StatutAction Requise
BrouillonVérifier et confirmer
ReçuePlanifier le paiement avant la dateÉchéance
PartiellementPayéePlanifier le solde restant
En RetardPayer immédiatement

🗑️ Supprimer une Facture d'Achat​

Les factures peuvent être supprimées depuis la vue de liste. C'est permanent.

avertissement

Ne supprimez pas les factures des fournisseurs. Utilisez le statut Annulée pour les factures saisies par erreur ou pour les notes de crédit des fournisseurs. La suppression supprime votre piste d'audit pour les transactions avec les fournisseurs.

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