🗂️ Ostotilausten hallinta
Seuraa ostotilauksia luomisesta toimittajille lähettämiseen, tuotteiden vastaanottamiseen (kokonaan tai osittain) ja päättämiseen asti.
📊 Tilasiirtymät
| Mistä | Mihin | Toimenpide |
|---|---|---|
| Draft (Luonnos) | Sent (Lähetetty) | Ostotilaus lähetetty toimittajalle |
| Draft (Luonnos) | Cancelled (Peruutettu) | Peruuta ennen lähettämistä |
| Sent (Lähetetty) | Received (Vastaanotettu) | Kaikki tilatut tuotteet vastaanotettu |
| Sent (Lähetetty) | PartiallyReceived (Osittain vastaanotettu) | Osa tuotteista vastaanotettu, loput odottavat |
| Sent (Lähetetty) | Cancelled (Peruutettu) | Peruuta lähettämisen jälkeen (toimittaja ei pysty toimittamaan) |
| PartiallyReceived (Osittain vastaanotettu) | Received (Vastaanotettu) | Jäljellä olevat tuotteet saapuvat |
| PartiallyReceived (Osittain vastaanotettu) | Cancelled (Peruutettu) | Peruuta jäljellä oleva määrä |
:::info Tilan muuttaminen Tila muutetaan suoraan ostotilausluettelossa — napsauta rivin tilan merkkiä avataksesi pudotusvalikon ja valitse uusi tila. Kun ostotilaus poistuu Luonnos-tilasta, sitä ei voi enää palauttaa Luonnos-tilaan. :::
✏️ Ostotilauksen muokkaaminen
Mitä voi muokata?
Muokkaa-toiminto on käytettävissä kaikissa tiloissa paitsi Peruutettu.
| Tila | Muokattavissa? |
|---|---|
| Draft (Luonnos) | ✅ Kyllä |
| Sent (Lähetetty) | ✅ Kyllä (ilmoita toimittajalle mahdollisista muutoksista) |
| Received (Vastaanotettu) | ✅ Kyllä |
| PartiallyReceived (Osittain vastaanotettu) | ✅ Kyllä |
| Cancelled (Peruutettu) | ❌ Muokkaus piilotettu |
Älä muokkaa Lähetetty-tilassa olevaa ostotilausta ilmoittamatta siitä toimittajallesi. Lähettämisen jälkeiset muutokset voivat aiheuttaa epäselvyyttä sovitusta sisällöstä. Jos merkittäviä muutoksia tarvitaan, peruuta alkuperäinen ostotilaus ja luo uusi.
📤 Ostotilauksen lähettäminen toimittajalle
- Tarkista kaikki tuotteet, määrät, hinnat ja odotettu toimituspäivä (käytä Muokkaa-toimintoa, jos jotain on muutettava)
- Napsauta tilauksen rivillä tilamerkkiä ja valitse Lähetetty
- Jaa tilauksen tiedot toimittajalle sähköpostitse tai muuta kanavaa käyttäen
📦 Tuotteiden vastaanottaminen — täysi toimitus
Kun kaikki tilatut tuotteet saapuvat odotetusti:
- Napsauta tilauksen rivillä tilamerkkiä
- Valitse Vastaanotettu
Kun ostotilaus on merkitty Vastaanotetuksi, luo ostolasku toimittajan laskun kirjaamiseksi ja maksun seuraamiseksi.
📦 Tuotteiden vastaanottaminen — osittainen toimitus
Kun vain osa tuotteista tai määristä on saapunut:
- Napsauta tilauksen rivillä tilamerkkiä
- Valitse Osittain vastaanotettu
Kun jäljellä olevat tuotteet saapuvat, napsauta tilamerkkiä uudelleen ja valitse Vastaanotettu.
Järjestelmä ei automaattisesti seuraa, mitkä yksittäiset tuotteet on vastaanotettu ja mitkä ovat vielä odottamassa osittaisen vastaanoton yhteydessä — käytä muistiinpanot-kenttää dokumentoidaksesi, mitä kussakin toimituksessa saapui.
❌ Ostotilauksen peruuttaminen
Sellaisen ostotilauksen peruuttaminen, jota ei toteuteta:
- Napsauta tilauksen rivillä tilamerkkiä
- Valitse Peruutettu
Lähetetty-tilassa olevan ostotilauksen peruuttamisesta tulisi ilmoittaa suoraan toimittajalle. Järjestelmän muutos päivittää vain sisäiset tietosi.
🔗 Yhteys ostolaskuihin
Ostotilaukset ja ostolaskut ovat erillisiä asiakirjoja:
| Asiakirja | Tarkoitus |
|---|---|
| Ostotilaus | Mitä pyysit toimittajaa toimittamaan |
| Ostolasku | Toimittajan lasku siitä, mitä he todellisuudessa toimittivat |
Kun tuotteet on vastaanotettu ja toimittajan lasku on saatu:
- Luo uusi ostolasku
- Syötä
referenceNumber(viitenumero) = ostotilauksesi numero täsmäytystä varten - Vertaa ostotilauksen määriä ja hintoja laskuun
📋 Luettelon toiminnot
Jokaisella ostotilausrivillä on: Näytä, Muokkaa, Poista sekä napsautettava tilamerkki. Poista-toiminto piilotetaan, kun ostotilaus on Vastaanotettu tai Osittain vastaanotettu; Muokkaa piilotetaan, kun ostotilaus on Peruutettu.
🗑️ Ostotilauksen poistaminen
Ostotilaukset voidaan poistaa luettelonäkymästä (vain Luonnos-, Lähetetty- tai Peruutettu-tilassa). Tämä on pysyvää.
Poista vain vahingossa luodut ostotilaukset. Käytä liiketoimintakirjanpitoa varten Peruutettu- tilaa poiston sijaan.
🔍 Suodatus ja haku
Ostotilausluettelosta voit:
- Suodattaa päivämääräväliltä (Alkaen / Päättyen)
- Hakea toimittajan nimellä tai tilausnumerolla
📂 Aiheeseen liittyvät
- Ostotilauksen luominen
- Ostolaskujen yleiskatsaus — Kirjaa toimittajien laskut tuotteiden vastaanottamisen jälkeen