🗂️ Ostolaskujen hallinta
Seuraa toimittajien laskuja vastaanotosta maksuun asti, valvo erääntyneitä velvoitteita ja pidä ostokuluistasi tarkat kirjanpitomerkinnät.
📊 Tilasiirtymät
| Mistä | Mihin | Toimenpide |
|---|---|---|
| Draft (Luonnos) | Received (Vastaanotettu) | Vahvista ja hyväksy toimittajan lasku |
| Draft (Luonnos) | Cancelled (Peruutettu) | Peruuta vahingossa kirjattu lasku |
| Received (Vastaanotettu) | PartiallyPaid (Osittain maksettu) | Kirjaa osittainen maksu |
| Received (Vastaanotettu) | Paid (Maksettu) | Kirjaa täysi maksu |
| Received (Vastaanotettu) | Overdue (Erääntynyt) | Automaattinen, kun dueDate (eräpäivä) ylittyy |
| PartiallyPaid (Osittain maksettu) | Paid (Maksettu) | Kirjaa jäljellä oleva maksu |
| PartiallyPaid (Osittain maksettu) | Overdue (Erääntynyt) | Automaattinen, kun dueDate (eräpäivä) ylittyy |
| Received/PartiallyPaid (Vastaanotettu/Osittain maksettu) | Cancelled (Peruutettu) | Peruuta lasku |
:::info Tilan muuttaminen Tila muutetaan suoraan ostolaskuluettelossa — napsauta rivin tilamerkkiä avataksesi pudotusvalikon ja valitse mikä tahansa tila (Luonnos, Vastaanotettu, Osittain maksettu, Maksettu, Erääntynyt, Peruutettu). Voit myös asettaa tilan Erääntynyt manuaalisesti. Kun lasku on Maksettu tai Peruutettu, rivillä näkyy kiinteä merkki ilman pudotusvalikkoa — se on lukittu. :::
✏️ Ostolaskun muokkaaminen
Mitä voi muokata?
Muokkaa-toiminto on käytettävissä kaikissa tiloissa paitsi Maksettu ja Peruutettu.
| Tila | Muokattavissa? |
|---|---|
| Draft (Luonnos) | ✅ Kyllä |
| Received (Vastaanotettu) | ✅ Kyllä |
| PartiallyPaid (Osittain maksettu) | ✅ Kyllä |
| Overdue (Erääntynyt) | ✅ Kyllä |
| Paid (Maksettu) | ❌ Muokkaus piilotettu |
| Cancelled (Peruutettu) | ❌ Muokkaus piilotettu |
✅ Vastaanotetun laskun vahvistaminen
Kun tarkistat toimittajan laskun toimitettua tavaraa vasten:
- Vertaa tuotteiden määriä, hintoja, laskun päivämäärää ja eräpäivää toimittajan fyysiseen laskuun (käytä Muokkaa-toimintoa, jos jotain on korjattava)
- Napsauta laskun rivillä tilamerkkiä ja valitse Vastaanotettu
Vahvista (aseta tilaksi Vastaanotettu) vasta sen jälkeen, kun olet varmistanut, että lasku vastaa todellisuudessa vastaanottamaasi tavaraa. Riitatilanteita on paljon vaikeampi ratkaista maksun suorittamisen jälkeen.
💳 Maksun kirjaaminen toimittajalle
Täysi maksu
Kun maksat koko avoimen summan:
- Napsauta laskun rivillä tilamerkkiä
- Valitse Maksettu
Osittainen maksu
Kun teet osamaksun:
- Napsauta laskun rivillä tilamerkkiä
- Valitse Osittain maksettu
Kun jäljellä oleva summa on maksettu, napsauta tilamerkkiä uudelleen ja valitse Maksettu.
Järjestelmä seuraa maksun tilaa tila-kentän avulla. Yksityiskohtaista maksuerittelyä (summat, päivämäärät, viitteet) varten käytä notes-kenttää kunkin maksuerän dokumentointiin.
⏰ Erääntyneet laskut
Laskusta tulee Erääntynyt, kun sen dueDate (eräpäivä) on ylittynyt eikä sitä ole maksettu täysimääräisesti.
Erääntyneiden laskujen hallinta
- Tarkista laskut, joiden eräpäivä on ylittynyt
- Priorisoi maksut toimittajasuhteen ja sopimussakkoehtojen perusteella
- Kun lasku on maksettu, aseta sen tilaksi Maksettu rivin tilan pudotusvalikosta
Erääntyneet laskut voivat vaikuttaa toimittajasuhteisiisi ja voivat aiheuttaa myöhästymissakkoja. Tarkista erääntyneet laskut säännöllisesti laskuluettelon Erääntynyt-suodattimesta.
Aseta viikoittainen muistutus tarkistaaksesi laskut, joiden tila on Vastaanotettu ja Osittain maksettu ja joiden dueDate (eräpäivä) lähestyy. Ennakoiva maksaminen ehkäisee erääntymistilanteita.
❌ Ostolaskun peruuttaminen
Laskun peruuttaminen:
- Napsauta laskun rivillä tilamerkkiä
- Valitse Peruutettu
Jos peruutettavaan laskuun on jo tehty osittainen maksu, kirjaa hyvityksen tai hyvityslaskun tiedot laskun muistiinpanoihin. Peruutettu lasku säilytetään tarkastuslokia varten.
🔗 Täsmäytys ostotilausten kanssa
Laskun täsmäyttäminen vastaavaan ostotilaukseen:
- Merkitse laskun
referenceNumber(viitenumero) muistiin (sen tulisi sisältää tilausnumero) - Avaa vastaava ostotilaus
- Vertaa tilattuja määriä ja hintoja laskutettuihin määriin ja hintoihin
- Selvitä mahdolliset erot toimittajan kanssa ennen vahvistamista
📋 Luettelon toiminnot
Jokaisella laskurivillä on: Näytä, Muokkaa, Poista sekä napsautettava tilamerkki. Muokkaa ja Poista piilotetaan, kun lasku on Maksettu tai Peruutettu (rivi on lukittu).
🔍 Suodatus ja haku
Ostolaskuluettelosta voit:
- Suodattaa päivämääräväliltä (Alkaen / Päättyen)
- Hakea toimittajan nimellä tai laskun numerolla
📊 Ostovelkojen yhteenveto
Seuraa avoimia toimittajavelvoitteitasi tarkistamalla laskut näissä tiloissa:
| Tila | Vaadittu toimenpide |
|---|---|
| Draft (Luonnos) | Tarkista ja vahvista |
| Received (Vastaanotettu) | Aikatauluta maksu ennen dueDate-eräpäivää |
| PartiallyPaid (Osittain maksettu) | Aikatauluta jäljellä oleva saldo |
| Overdue (Erääntynyt) | Maksa välittömästi |
🗑️ Ostolaskun poistaminen
Laskut voidaan poistaa luettelonäkymästä (mikä tahansa tila paitsi Maksettu tai Peruutettu). Tämä on pysyvää.
Vältä toimittajalaskujen poistamista. Käytä Peruutettu-tilaa vahingossa kirjatuille laskuille tai toimittajan hyvityslaskuille. Poistaminen häviää toimittajatapahtumien tarkastuslokin.
📂 Aiheeseen liittyvät
- Ostolaskun luominen
- Ostotilausten yleiskatsaus — Seuraa ostotilauksia, jotka johtavat ostolaskuihin