🗂️ Gestión de Órdenes de Compra
Realiza el seguimiento de las órdenes de compra desde su creación hasta el envío a los proveedores, la recepción de bienes (total o parcial) y el cierre.
📊 Transiciones de Estado
| Desde | Hacia | Acción |
|---|---|---|
| Draft | Sent | Orden de compra enviada al proveedor |
| Draft | Cancelled | Cancelar antes de enviar |
| Sent | Received | Todos los bienes pedidos recibidos |
| Sent | PartiallyReceived | Algunos bienes recibidos, el resto pendiente |
| Sent | Cancelled | Cancelar después de enviar (el proveedor no puede cumplir) |
| PartiallyReceived | Received | Llegan los bienes restantes |
| PartiallyReceived | Cancelled | Cancelar la cantidad restante |
:::info Cambio de estado El estado se cambia directamente en la lista de órdenes de compra — haz clic en la insignia de estado de una fila para abrir un menú desplegable y elegir un nuevo estado. Una vez que una orden de compra sale de Draft, no puede volver a Draft. :::
✏️ Edición de una Orden de Compra
¿Qué se Puede Editar?
La acción Edit está disponible para todos los estados excepto Cancelled.
| Estado | ¿Editable? |
|---|---|
| Draft | ✅ Sí |
| Sent | ✅ Sí (informa al proveedor de cualquier cambio) |
| Received | ✅ Sí |
| PartiallyReceived | ✅ Sí |
| Cancelled | ❌ Edición oculta |
No edites una orden de compra en estado Sent sin informar a tu proveedor. Los cambios después del envío pueden generar confusión sobre lo acordado. Si se requieren cambios significativos, cancela la orden original y crea una nueva.
📤 Envío de una Orden de Compra a un Proveedor
- Verifica todos los artículos, cantidades, precios y la fecha de entrega esperada (usa Edit si necesitas cambiar algo)
- En la fila de la orden de compra, haz clic en la insignia de estado y elige Sent
- Comparte los detalles de la orden de compra con el proveedor por correo electrónico u otro canal
📦 Recepción de Bienes — Recepción Completa
Cuando todos los artículos pedidos llegan según lo esperado:
- En la fila de la orden de compra, haz clic en la insignia de estado
- Elige Received
Después de marcar una orden de compra como Received, crea una Factura de Compra para registrar la factura del proveedor y hacer seguimiento del pago.
📦 Recepción de Bienes — Recepción Parcial
Cuando solo han llegado algunos artículos o cantidades:
- En la fila de la orden de compra, haz clic en la insignia de estado
- Elige Partially Received
Cuando lleguen los bienes restantes, haz clic nuevamente en la insignia de estado y elige Received.
El sistema no realiza un seguimiento automático de qué artículos específicos se han recibido frente a los pendientes cuando la recepción es parcial — usa el campo notes para documentar lo que llegó en cada entrega.
❌ Cancelación de una Orden de Compra
Para cancelar una orden de compra que no se cumplirá:
- En la fila de la orden de compra, haz clic en la insignia de estado
- Elige Cancelled
La cancelación de una orden de compra en estado Sent debe comunicarse directamente al proveedor. El cambio en el sistema solo actualiza tus registros internos.
🔗 Vínculo con Facturas de Compra
Las Órdenes de Compra y las Facturas de Compra son documentos separados:
| Documento | Propósito |
|---|---|
| Purchase Order | Lo que le pediste al proveedor que suministrara |
| Purchase Bill | La factura del proveedor por lo que realmente suministró |
Después de recibir los bienes y la factura del proveedor:
- Crea una nueva Factura de Compra
- Introduce
referenceNumber= el número de tu orden de compra para la conciliación - Compara las cantidades y precios de la orden de compra con la factura
📋 Acciones de la Lista
Cada fila de orden de compra tiene: View, Edit, Delete, además de la insignia de estado en la que se puede hacer clic. La acción Delete se oculta una vez que una orden de compra está Received o Partially Received; Edit se oculta una vez que una orden de compra está Cancelled.
🗑️ Eliminación de una Orden de Compra
Las órdenes de compra se pueden eliminar desde la vista de lista (solo Draft, Sent o Cancelled). Esta acción es permanente.
Elimina solo las órdenes de compra creadas por error. Para los registros comerciales, usa el estado Cancelled en lugar de la eliminación.
🔍 Filtrado y Búsqueda
Desde la lista de Órdenes de Compra puedes:
- Filtrar por un rango de fechas (Desde / Hasta)
- Buscar por nombre de proveedor o número de orden de compra
📂 Temas Relacionados
- Creación de una Orden de Compra
- Descripción General de Facturas de Compra — Registra las facturas de proveedores después de recibir los bienes