🗂️ Gestión de Facturas de Compra

Realiza el seguimiento de las facturas de proveedores desde su recepción hasta el pago, controla las obligaciones vencidas y mantén registros precisos de tus gastos de compra.

📊 Transiciones de Estado

Desde	Hacia	Acción
Draft	Received	Validar y confirmar la factura del proveedor
Draft	Cancelled	Cancelar una factura ingresada por error
Received	PartiallyPaid	Registrar un pago parcial
Received	Paid	Registrar el pago completo
Received	Overdue	Automático cuando vence dueDate
PartiallyPaid	Paid	Registrar el pago restante
PartiallyPaid	Overdue	Automático cuando vence dueDate
Received/PartiallyPaid	Cancelled	Cancelar la factura

:::info Cambio de estado El estado se cambia directamente en la lista de facturas de compra — haz clic en la insignia de estado de una fila para abrir un menú desplegable y elegir cualquier estado (Draft, Received, Partially Paid, Paid, Overdue, Cancelled). También puedes establecer Overdue manualmente. Una vez que una factura está Paid o Cancelled, la fila muestra una insignia fija sin menú desplegable — está bloqueada. :::

✏️ Edición de una Factura de Compra

¿Qué se Puede Editar?

La acción Edit está disponible para todos los estados excepto Paid y Cancelled.

Estado	¿Editable?
Draft	✅ Sí
Received	✅ Sí
PartiallyPaid	✅ Sí
Overdue	✅ Sí
Paid	❌ Edición oculta
Cancelled	❌ Edición oculta

✅ Confirmación de una Factura Recibida

Cuando verificas la factura del proveedor con respecto a lo entregado:

1. Contrasta las cantidades de artículos, precios, fecha de la factura y fecha de vencimiento con la factura física del proveedor (usa Edit si algo necesita corrección)
2. En la fila de la factura, haz clic en la insignia de estado y elige Received

consejo

Confirma siempre (estado Received) solo después de verificar que la factura coincide con lo que realmente recibiste. Las disputas son mucho más difíciles de resolver después de realizar el pago.

💳 Registro de un Pago a un Proveedor

Pago Completo

Al pagar el monto total pendiente:

1. En la fila de la factura, haz clic en la insignia de estado
2. Elige Paid

Pago Parcial

Al realizar un pago parcial:

1. En la fila de la factura, haz clic en la insignia de estado
2. Elige Partially Paid

Cuando se pague el monto restante, haz clic nuevamente en la insignia de estado y elige Paid.

información

El sistema realiza el seguimiento del estado de pago a través del campo de estado. Para un desglose detallado de los pagos (montos, fechas, referencias), usa el campo notes para documentar cada cuota de pago.

⏰ Facturas Vencidas

Una factura se convierte en Overdue cuando su dueDate ha pasado y no se ha pagado por completo.

Gestión de Facturas Vencidas

1. Revisa las facturas cuya fecha de vencimiento ha pasado
2. Prioriza el pago según la relación con el proveedor y las condiciones de penalización
3. Una vez pagada, establece el estado de la factura como Paid desde el menú desplegable de estado de la fila

advertencia

Las facturas vencidas pueden afectar tus relaciones con los proveedores y pueden generar penalizaciones por pago tardío. Revisa las facturas vencidas periódicamente desde el filtro Overdue en la lista de facturas.

consejo

Configura un recordatorio semanal para revisar las facturas en estado Received y PartiallyPaid que se acerquen a su dueDate. El pago proactivo evita situaciones de vencimiento.

❌ Cancelación de una Factura de Compra

Para cancelar una factura:

1. En la fila de la factura, haz clic en la insignia de estado
2. Elige Cancelled

advertencia

Si ya se realizó un pago parcial en una factura que estás cancelando, registra los detalles del reembolso o nota de crédito en las notas de la factura. La factura cancelada se conserva para fines de auditoría.

🔗 Conciliación con Órdenes de Compra

Para verificar una factura con su Orden de Compra correspondiente:

1. Anota el referenceNumber en la factura (debe contener el número de la orden de compra)
2. Abre la Orden de Compra correspondiente
3. Compara las cantidades y precios pedidos frente a las cantidades y precios facturados
4. Resuelve cualquier discrepancia con el proveedor antes de confirmar

📋 Acciones de la Lista

Cada fila de factura tiene: View, Edit, Delete, además de la insignia de estado en la que se puede hacer clic. Edit y Delete se ocultan una vez que una factura está Paid o Cancelled (la fila queda bloqueada).

🔍 Filtrado y Búsqueda

Desde la lista de Facturas de Compra puedes:

• Filtrar por un rango de fechas (Desde / Hasta)
• Buscar por nombre de proveedor o número de factura

📊 Resumen de Cuentas por Pagar

Realiza el seguimiento de tus obligaciones pendientes con proveedores revisando las facturas en estos estados:

Estado	Acción Requerida
Draft	Verificar y confirmar
Received	Programar el pago antes de dueDate
PartiallyPaid	Programar el saldo restante
Overdue	Pagar de inmediato

🗑️ Eliminación de una Factura de Compra

Las facturas se pueden eliminar desde la vista de lista (cualquier estado excepto Paid o Cancelled). Esta acción es permanente.

advertencia

Evita eliminar las facturas de proveedores. Usa el estado Cancelled para facturas ingresadas por error o para notas de crédito de proveedores. La eliminación borra tu rastro de auditoría de las transacciones con proveedores.

📂 Temas Relacionados

• Creación de una Factura de Compra
• Descripción General de Órdenes de Compra — Realiza el seguimiento de las órdenes de compra que dan lugar a facturas de compra