🔄 Convertir un presupuesto en factura
Cuando esté listo para facturar a un cliente por un presupuesto, use la acción Generar factura en el presupuesto — su cliente y las líneas de artículos se trasladan a un nuevo formulario de factura, listo para revisar y guardar.
✅ Cuándo puede generar una factura
La acción Generar factura está disponible en cualquier presupuesto que aún no haya sido convertido. Normalmente se usa después de que el cliente acepta, pero la aplicación no obliga a que el presupuesto pase primero al estado Aceptado.
| Estado | ¿Puede generar factura? |
|---|---|
| Borrador | ✅ Sí (normalmente enviaría/aceptaría primero) |
| Enviado | ✅ Sí |
| Aceptado | ✅ Sí — el caso normal |
| Rechazado | ✅ Sí |
| Caducado | ✅ Sí |
| Factura generada (ya convertido) | ❌ No — la acción está oculta |
La mejor práctica sigue siendo marcar el presupuesto como Aceptado antes de generar la factura, para que sus registros muestren que el cliente aprobó el presupuesto.
🔄 Pasos para generar la factura
- En la lista de Presupuestos, busque el presupuesto
- Haga clic en la acción Generar factura (icono de recibo) en su fila — o elija ⚡ Factura generada en el menú desplegable de estado de la fila
- El formulario de Nueva factura se abre precargado con el cliente y las líneas de artículos del presupuesto
- Revise todo — cliente, artículos, tasas de impuestos, envío
- Añada los datos/fechas de pago según sea necesario
- Haga clic en Guardar factura para crear la factura
Generar una factura abre el formulario de creación de la factura con los datos precargados; la factura no se guarda hasta que haga clic en Guardar factura. Revise los importes y los impuestos antes de guardar.
📋 Qué se traslada
| Campo | ¿Se copia al formulario de factura? |
|---|---|
| Cliente (nombre, correo electrónico, teléfono) | ✅ Sí |
| Todas las líneas de artículos (producto, cantidad, precio, descuento, impuesto) | ✅ Sí |
| Gastos de envío | ✅ Sí |
| Un enlace de vuelta al presupuesto de origen (número e id) | ✅ Sí |
| Notas del cliente | ❌ No — vuelva a introducirlas en la factura si es necesario |
| Términos y condiciones | ❌ No — vuelva a introducirlos en la factura si es necesario |
| Subtotal, impuestos y total | ✅ Recalculados a partir de las líneas de artículos |
| Número de presupuesto | ❌ No — se asigna un nuevo número de factura al guardar |
| Fecha del presupuesto / válido hasta | ❌ No — establezca la fecha de la factura y la fecha de vencimiento |
🔗 Enlace entre presupuesto y factura
Una vez que guarde la factura generada, el presupuesto de origen se marca como Factura generada y muestra una insignia fija (sin menú desplegable de estado), y sus acciones de Editar, Generar factura y Eliminar quedan ocultas — solo permanecen Ver e Imprimir.
Una vez que un presupuesto está en estado Factura generada, no se puede convertir de nuevo. Para facturar al mismo cliente otra vez:
- Cree un nuevo presupuesto, o
- Cree una nueva factura manualmente
✍️ Después de generar — Qué hacer a continuación
- Revise la factura precargada — cliente, artículos, tasas de impuestos, envío
- Establezca las fechas de factura/pago según sea necesario
- Confirme los tramos de GST/impuestos correctos para cada artículo
- Guarde la factura para crearla
- Imprima/comparta el PDF de la factura con el cliente
La factura no se crea hasta que hace clic en Guardar factura — revise primero los importes, las fechas y los cálculos de impuestos. Las notas y los términos no se trasladan del presupuesto, así que vuelva a introducirlos en la factura si los necesita.
📊 Antes y después de la conversión
| Presupuesto | Factura generada | |
|---|---|---|
| Número | EST-0001 | INV-0052 (asignado automáticamente) |
| Estado | Factura generada | Borrador → Enviada → Pagada |
| Fechas | Fecha del presupuesto + Válido hasta | Fecha de factura + Fecha de vencimiento |
| Propósito | Presupuesto — no vinculante | Documento de facturación legal |
| Acción | Esperando aprobación | Pendiente de pago |
❓ Escenarios comunes
El cliente aceptó pero quiere cambios
- No genere una factura del presupuesto original todavía
- Cree un nuevo presupuesto (o duplique el original)
- Realice los cambios solicitados
- Marque el nuevo presupuesto como Aceptado
- Use Generar factura en el presupuesto revisado
Necesita emitir la factura rápidamente tras una aceptación verbal
- En la fila del presupuesto, establezca el estado en Aceptado
- Haga clic en la acción Generar factura
- En la factura precargada, establezca la fecha de la factura y guarde
- Imprima/comparta la factura
El cliente aceptó parte del presupuesto
- No genere una factura del presupuesto original
- Cree un nuevo presupuesto solo con los artículos aceptados
- Márquelo como Aceptado
- Use Generar factura en el presupuesto de alcance parcial