Skip to main content

🗂️ Διαχείριση Εντολών Αγοράς

Παρακολουθήστε τις εντολές αγοράς από τη δημιουργία έως την αποστολή στους προμηθευτές, την παραλαβή των αγαθών (πλήρως ή μερικώς) και το κλείσιμο.

📊 Μεταβάσεις Κατάστασης​

ΑπόΠροςΕνέργεια
ΠρόχειροΑπεσταλμένοΗ ΕΑ στάλθηκε στον προμηθευτή
ΠρόχειροΑκυρωμένοΑκύρωση πριν την αποστολή
ΑπεσταλμένοΠαραληφθένΌλα τα παραγγελθέντα αγαθά παραλήφθηκαν
ΑπεσταλμένοΜερικώς ΠαραληφθένΟρισμένα αγαθά παραλήφθηκαν, τα υπόλοιπα εκκρεμούν
ΑπεσταλμένοΑκυρωμένοΑκύρωση μετά την αποστολή (ο προμηθευτής δεν μπορεί να εκπληρώσει)
Μερικώς ΠαραληφθένΠαραληφθένΤα υπόλοιπα αγαθά φτάνουν
Μερικώς ΠαραληφθένΑκυρωμένοΑκύρωση της υπόλοιπης ποσότητας

✏️ Επεξεργασία μιας Εντολής Αγοράς​

Τι Μπορεί να Επεξεργαστεί;​

ΚατάστασηΕπεξεργάσιμο;
Πρόχειρο✅ Όλα τα πεδία
Απεσταλμένο✅ Όλα τα πεδία (με προσοχή — ενημερώστε τον προμηθευτή για τις αλλαγές)
Παραληφθέν❌ Μόνο για ανάγνωση
Μερικώς Παραληφθέν⚠️ Περιορισμένο — προσθήκη σημειώσεων
Ακυρωμένο❌ Μόνο για ανάγνωση
warning

Μην επεξεργάζεστε μια Απεσταλμένη ΕΑ χωρίς να ενημερώσετε τον προμηθευτή σας. Οι αλλαγές μετά την αποστολή μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση σχετικά με το τι συμφωνήθηκε. Εάν απαιτούνται σημαντικές αλλαγές, ακυρώστε την αρχική ΕΑ και δημιουργήστε μια νέα.

📤 Αποστολή μιας Εντολής Αγοράς σε έναν Προμηθευτή​

  1. Ανοίξτε την ΕΑ σε κατάσταση Πρόχειρο
  2. Επαληθεύστε όλα τα είδη, τις ποσότητες, τις τιμές και την αναμενόμενηΗμερομηνίαΠαράδοσης
  3. Αλλάξτε την κατάσταση σε Απεσταλμένο
  4. Αποθηκεύστε
  5. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Εκτύπωση για να δημιουργήσετε ένα PDF
  6. Στείλτε το PDF στον προμηθευτή μέσω email ή άλλου καναλιού

📦 Παραλαβή Αγαθών — Πλήρης Παραλαβή​

Όταν όλα τα παραγγελθέντα είδη φτάσουν όπως αναμένεται:

  1. Ανοίξτε την ΕΑ με κατάσταση Απεσταλμένο
  2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Παραληφθέν
  3. Προσθέστε μια σημείωση με την ημερομηνία παράδοσης ή αναφορά εάν χρειάζεται
  4. Αποθηκεύστε
tip

Αφού επισημάνετε μια ΕΑ ως Παραληφθείσα, δημιουργήστε ένα Τιμολόγιο Αγοράς για να καταχωρήσετε το τιμολόγιο του προμηθευτή και να παρακολουθήσετε την πληρωμή.

📦 Παραλαβή Αγαθών — Μερική Παραλαβή​

Όταν έχουν φτάσει μόνο ορισμένα είδη ή ποσότητες:

  1. Ανοίξτε την ΕΑ με κατάσταση Απεσταλμένο
  2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Μερικώς Παραληφθέν
  3. Προσθέστε μια σημείωση που να καθορίζει τι παραλήφθηκε και τι αναμένεται ακόμα
  4. Αποθηκεύστε

Όταν φτάσουν τα υπόλοιπα αγαθά:

  1. Ανοίξτε τη Μερικώς Παραληφθείσα ΕΑ
  2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Παραληφθέν
  3. Αποθηκεύστε
info

Το σύστημα δεν παρακολουθεί αυτόματα ποια συγκεκριμένα είδη έχουν παραληφθεί έναντι των εκκρεμών όταν παραλαμβάνονται μερικώς — χρησιμοποιήστε το πεδίο σημειώσεις για να τεκμηριώσετε τι έφτασε σε κάθε παράδοση.

❌ Ακύρωση μιας Εντολής Αγοράς​

Για να ακυρώσετε μια ΕΑ που δεν θα εκπληρωθεί:

  1. Ανοίξτε την ΕΑ (πρέπει να είναι Πρόχειρο ή Απεσταλμένο)
  2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Ακυρωμένο
  3. Προσθέστε μια σημείωση με τον λόγο (ο προμηθευτής δεν έχει απόθεμα, διαφωνία στην τιμή, κ.λπ.)
  4. Αποθηκεύστε
warning

Η ακύρωση μιας Απεσταλμένης ΕΑ πρέπει να κοινοποιηθεί απευθείας στον προμηθευτή. Η αλλαγή στο σύστημα ενημερώνει μόνο τα εσωτερικά σας αρχεία.

🔗 Σύνδεση με Τιμολόγια Αγοράς​

Οι Εντολές Αγοράς και τα Τιμολόγια Αγοράς είναι ξεχωριστά έγγραφα:

ΈγγραφοΣκοπός
Εντολή ΑγοράςΤι ζητήσατε από τον προμηθευτή να σας προμηθεύσει
Τιμολόγιο ΑγοράςΤο τιμολόγιο του προμηθευτή για ό,τι πραγματικά προμήθευσε

Αφού παραλάβετε τα αγαθά και λάβετε το τιμολόγιο του προμηθευτή:

  1. Δημιουργήστε ένα νέο Τιμολόγιο Αγοράς
  2. Εισαγάγετε αριθμόςΑναφοράς = τον αριθμό της ΕΑ σας για συμφωνία
  3. Συγκρίνετε τις ποσότητες και τις τιμές της ΕΑ με το τιμολόγιο

🖨️ Εκτύπωση / Κοινή χρήση​

Χρησιμοποιήστε το κουμπί Εκτύπωση σε οποιαδήποτε ΕΑ για να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο PDF με:

  • Αριθμό και ημερομηνίες ΕΑ
  • Στοιχεία προμηθευτή
  • Αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης
  • Αναλυτική παραγγελία με τιμολόγηση
  • Όρους και προϋποθέσεις

🗑️ Διαγραφή μιας Εντολής Αγοράς​

Οι ΕΑ μπορούν να διαγραφούν από την προβολή λίστας. Αυτό είναι μόνιμο.

warning

Διαγράφετε μόνο τις ΕΑ που δημιουργήθηκαν κατά λάθος και δεν στάλθηκαν ποτέ σε προμηθευτή. Για τα επιχειρηματικά αρχεία, χρησιμοποιήστε την κατάσταση Ακυρωμένο αντί για διαγραφή.

🔍 Φιλτράρισμα και Αναζήτηση​

Από τη λίστα Εντολών Αγοράς, φιλτράρετε ανά:

  • Κατάσταση — προβολή όλων των Απεσταλμένων, Μερικώς Παραληφθέντων ή Παραληφθέντων παραγγελιών
  • Αναζήτηση ανά όνομα προμηθευτή ή αριθμό ΕΑ
  • Ταξινόμηση ανά ημερομηνία παραγγελίας ή αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης

📂 Σχετικά Θέματα​