🗂️ Διαχείριση Τιμολογίων Αγοράς

Παρακολουθήστε τα τιμολόγια των προμηθευτών από την παραλαβή έως την πληρωμή, παρακολουθήστε τις ληξιπρόθεσμες υποχρεώσεις και διατηρήστε ακριβή αρχεία των εξόδων αγορών σας.

📊 Μεταβάσεις Κατάστασης

Από	Προς	Ενέργεια
Πρόχειρο	Παραληφθέν	Επικύρωση και επιβεβαίωση τιμολογίου προμηθευτή
Πρόχειρο	Ακυρωμένο	Ακύρωση τιμολογίου που καταχωρήθηκε κατά λάθος
Παραληφθέν	Μερικώς Πληρωμένο	Καταγραφή μερικής πληρωμής
Παραληφθέν	Πληρωμένο	Καταγραφή πλήρους πληρωμής
Παραληφθέν	Ληξιπρόθεσμο	Αυτόματα όταν περάσει η dueDate
Μερικώς Πληρωμένο	Πληρωμένο	Καταγραφή υπολοίπου πληρωμής
Μερικώς Πληρωμένο	Ληξιπρόθεσμο	Αυτόματα όταν περάσει η dueDate
Παραληφθέν/Μερικώς Πληρωμένο	Ακυρωμένο	Ακύρωση του τιμολογίου

:::info Αλλαγή κατάστασης Η κατάσταση αλλάζει απευθείας στη λίστα τιμολογίων αγοράς — κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης σε μια γραμμή για να ανοίξει ένα αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε οποιαδήποτε κατάσταση (Πρόχειρο, Παραληφθέν, Μερικώς Πληρωμένο, Πληρωμένο, Ληξιπρόθεσμο, Ακυρωμένο). Μπορείτε επίσης να ορίσετε Ληξιπρόθεσμο χειροκίνητα. Μόλις ένα τιμολόγιο γίνει Πληρωμένο ή Ακυρωμένο, η γραμμή εμφανίζει ένα σταθερό σήμα χωρίς αναπτυσσόμενο μενού — είναι κλειδωμένο. :::

✏️ Επεξεργασία ενός Τιμολογίου Αγοράς

Τι Μπορεί να Επεξεργαστεί;

Η ενέργεια Επεξεργασία είναι διαθέσιμη για κάθε κατάσταση εκτός από Πληρωμένο και Ακυρωμένο.

Κατάσταση	Επεξεργάσιμο;
Πρόχειρο	✅ Ναι
Παραληφθέν	✅ Ναι
Μερικώς Πληρωμένο	✅ Ναι
Ληξιπρόθεσμο	✅ Ναι
Πληρωμένο	❌ Η επεξεργασία είναι κρυφή
Ακυρωμένο	❌ Η επεξεργασία είναι κρυφή

✅ Επιβεβαίωση ενός Παραληφθέντος Τιμολογίου

Όταν επαληθεύετε το τιμολόγιο του προμηθευτή σε σχέση με ό,τι παραδόθηκε:

1. Αντιπαραβάλετε τις ποσότητες των ειδών, τις τιμές, την ημερομηνία τιμολογίου και την ημερομηνία λήξης με το φυσικό τιμολόγιο του προμηθευτή (χρησιμοποιήστε Επεξεργασία εάν κάτι χρειάζεται διόρθωση)
2. Στη γραμμή του τιμολογίου, κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης και επιλέξτε Παραληφθέν

συμβουλή

Πάντα να επιβεβαιώνετε (κατάσταση Παραληφθέν) μόνο αφού επαληθεύσετε ότι το τιμολόγιο ταιριάζει με ό,τι πραγματικά παραλάβατε. Οι διαφωνίες είναι πολύ πιο δύσκολο να επιλυθούν μετά την πραγματοποίηση της πληρωμής.

💳 Καταγραφή Πληρωμής σε έναν Προμηθευτή

Πλήρης Πληρωμή

Όταν πληρώνετε το πλήρες οφειλόμενο ποσό:

1. Στη γραμμή του τιμολογίου, κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης
2. Επιλέξτε Πληρωμένο

Μερική Πληρωμή

Όταν κάνετε μια μερική πληρωμή:

1. Στη γραμμή του τιμολογίου, κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης
2. Επιλέξτε Μερικώς Πληρωμένο

Όταν πληρωθεί το υπόλοιπο ποσό, κάντε κλικ ξανά στο σήμα κατάστασης και επιλέξτε Πληρωμένο.

πληροφορίες

Το σύστημα παρακολουθεί την κατάσταση πληρωμής μέσω του πεδίου κατάστασης. Για λεπτομερή ανάλυση πληρωμών (ποσά, ημερομηνίες, αναφορές), χρησιμοποιήστε το πεδίο notes για να τεκμηριώσετε κάθε δόση πληρωμής.

⏰ Ληξιπρόθεσμα Τιμολόγια

Ένα τιμολόγιο γίνεται Ληξιπρόθεσμο όταν η dueDate του έχει παρέλθει και δεν έχει εξοφληθεί πλήρως.

Διαχείριση Ληξιπρόθεσμων Τιμολογίων

1. Ελέγξτε τα τιμολόγια των οποίων η ημερομηνία λήξης έχει παρέλθει
2. Δώστε προτεραιότητα στην πληρωμή με βάση τη σχέση με τον προμηθευτή και τους όρους ποινής
3. Μόλις πληρωθεί, ορίστε την κατάσταση του τιμολογίου σε Πληρωμένο από το αναπτυσσόμενο μενού κατάστασης της γραμμής

προειδοποίηση

Τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια μπορεί να επηρεάσουν τις σχέσεις σας με τους προμηθευτές και μπορεί να επιφέρουν ποινές καθυστέρησης πληρωμής. Ελέγχετε τακτικά τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια από το φίλτρο Ληξιπρόθεσμο στη λίστα τιμολογίων.

συμβουλή

Ορίστε μια εβδομαδιαία υπενθύμιση για να ελέγχετε τα τιμολόγια με κατάσταση Παραληφθέν και Μερικώς Πληρωμένο που πλησιάζουν την dueDate τους. Η προληπτική πληρωμή αποτρέπει τις ληξιπρόθεσμες καταστάσεις.

❌ Ακύρωση ενός Τιμολογίου Αγοράς

Για να ακυρώσετε ένα τιμολόγιο:

1. Στη γραμμή του τιμολογίου, κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης
2. Επιλέξτε Ακυρωμένο

προειδοποίηση

Εάν έχει ήδη γίνει μερική πληρωμή σε ένα τιμολόγιο που ακυρώνετε, καταγράψτε τις λεπτομέρειες της επιστροφής χρημάτων ή του πιστωτικού σημειώματος στις σημειώσεις του τιμολογίου. Το ακυρωμένο τιμολόγιο διατηρείται για λόγους ελέγχου.

🔗 Συμφωνία με Εντολές Αγοράς

Για να επαληθεύσετε ένα τιμολόγιο σε σχέση με την αντίστοιχη Εντολή Αγοράς του:

1. Σημειώστε τον referenceNumber στο τιμολόγιο (θα πρέπει να περιέχει τον αριθμό της ΕΑ)
2. Ανοίξτε την αντίστοιχη Εντολή Αγοράς
3. Συγκρίνετε τις παραγγελθείσες ποσότητες και τιμές με τις χρεωμένες ποσότητες και τιμές
4. Επιλύστε τυχόν αποκλίσεις με τον προμηθευτή πριν την επιβεβαίωση

📋 Ενέργειες Λίστας

Κάθε γραμμή τιμολογίου διαθέτει: Προβολή, Επεξεργασία, Διαγραφή, καθώς και το κλικαρίσιμο σήμα κατάστασης. Οι ενέργειες Επεξεργασία και Διαγραφή είναι κρυφές μόλις ένα τιμολόγιο γίνει Πληρωμένο ή Ακυρωμένο (η γραμμή είναι κλειδωμένη).

🔍 Φιλτράρισμα και Αναζήτηση

Από τη λίστα Τιμολογίων Αγοράς μπορείτε να:

• Φιλτράρετε ανά εύρος ημερομηνιών (Από / Έως)
• Αναζητήσετε ανά όνομα προμηθευτή ή αριθμό τιμολογίου

📊 Σύνοψη Πληρωτέων

Παρακολουθήστε τις εκκρεμείς υποχρεώσεις σας προς τους προμηθευτές ελέγχοντας τα τιμολόγια σε αυτές τις καταστάσεις:

Κατάσταση	Απαιτούμενη Ενέργεια
Πρόχειρο	Επαλήθευση και επιβεβαίωση
Παραληφθέν	Προγραμματισμός πληρωμής πριν την dueDate
Μερικώς Πληρωμένο	Προγραμματισμός υπολοίπου
Ληξιπρόθεσμο	Άμεση πληρωμή

🗑️ Διαγραφή ενός Τιμολογίου Αγοράς

Τα τιμολόγια μπορούν να διαγραφούν από την προβολή λίστας (οποιαδήποτε κατάσταση εκτός από Πληρωμένο ή Ακυρωμένο). Αυτό είναι μόνιμο.

προειδοποίηση

Αποφύγετε τη διαγραφή τιμολογίων προμηθευτών. Χρησιμοποιήστε την κατάσταση Ακυρωμένο για τιμολόγια που καταχωρήθηκαν κατά λάθος ή για πιστωτικά σημειώματα προμηθευτών. Η διαγραφή αφαιρεί το αρχείο ελέγχου σας για τις συναλλαγές με τους προμηθευτές.

📂 Σχετικά Θέματα

• Δημιουργία Τιμολογίου Αγοράς
• Επισκόπηση Εντολών Αγοράς — Παρακολουθήστε τις ΕΑ που οδηγούν σε τιμολόγια αγοράς