🗂️ Διαχείριση Τιμολογίων Αγοράς

Παρακολουθήστε τα τιμολόγια των προμηθευτών από την παραλαβή έως την πληρωμή, παρακολουθήστε τις ληξιπρόθεσμες υποχρεώσεις και διατηρήστε ακριβή αρχεία των εξόδων αγορών σας.

📊 Μεταβάσεις Κατάστασης

Από	Προς	Ενέργεια
Πρόχειρο	Παραληφθέν	Επικύρωση και επιβεβαίωση τιμολογίου προμηθευτή
Πρόχειρο	Ακυρωμένο	Ακύρωση τιμολογίου που καταχωρήθηκε κατά λάθος
Παραληφθέν	Μερικώς Πληρωμένο	Καταγραφή μερικής πληρωμής
Παραληφθέν	Πληρωμένο	Καταγραφή πλήρους πληρωμής
Παραληφθέν	Ληξιπρόθεσμο	Αυτόματα όταν περάσει η ημερομηνίαΛήξης
Μερικώς Πληρωμένο	Πληρωμένο	Καταγραφή υπολοίπου πληρωμής
Μερικώς Πληρωμένο	Ληξιπρόθεσμο	Αυτόματα όταν περάσει η ημερομηνίαΛήξης
Παραληφθέν/Μερικώς Πληρωμένο	Ακυρωμένο	Ακύρωση του τιμολογίου

info

Η μετάβαση σε Ληξιπρόθεσμο βασίζεται στο πεδίο ημερομηνίαΛήξης. Τα τιμολόγια χωρίς ημερομηνίαΛήξης δεν γίνονται αυτόματα ληξιπρόθεσμα.

✏️ Επεξεργασία ενός Τιμολογίου Αγοράς

Τι Μπορεί να Επεξεργαστεί;

Κατάσταση	Επεξεργάσιμο;
Πρόχειρο	✅ Όλα τα πεδία
Παραληφθέν	⚠️ Περιορισμένο — προσθήκη σημειώσεων, ενημέρωση ημερομηνίας λήξης
Μερικώς Πληρωμένο	❌ Μόνο για ανάγνωση (εκτός από τις σημειώσεις)
Πληρωμένο	❌ Μόνο για ανάγνωση
Ληξιπρόθεσμο	⚠️ Περιορισμένο — μόνο σημειώσεις
Ακυρωμένο	❌ Μόνο για ανάγνωση

✅ Επιβεβαίωση ενός Παραληφθέντος Τιμολογίου

Όταν επαληθεύετε το τιμολόγιο του προμηθευτή σε σχέση με ό,τι παραδόθηκε:

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο σε κατάσταση Πρόχειρο
2. Αντιπαραβάλετε όλες τις ποσότητες και τις τιμές των ειδών με το φυσικό τιμολόγιο του προμηθευτή
3. Επαληθεύστε ότι η ημερομηνίαΤιμολογίου ταιριάζει με την ημερομηνία του τιμολογίου του προμηθευτή
4. Επιβεβαιώστε ότι η ημερομηνίαΛήξης αντικατοπτρίζει τους συμφωνημένους όρους πληρωμής
5. Αλλάξτε την κατάσταση σε Παραληφθέν
6. Αποθηκεύστε

tip

Πάντα να επιβεβαιώνετε (κατάσταση Παραληφθέν) μόνο αφού επαληθεύσετε ότι το τιμολόγιο ταιριάζει με ό,τι πραγματικά παραλάβατε. Οι διαφωνίες είναι πολύ πιο δύσκολο να επιλυθούν μετά την πραγματοποίηση της πληρωμής.

💳 Καταγραφή Πληρωμής σε έναν Προμηθευτή

Πλήρης Πληρωμή

Όταν πληρώνετε το πλήρες οφειλόμενο ποσό:

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο με κατάσταση Παραληφθέν
2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Πληρωμένο
3. Προσθέστε μια σημείωση με τις λεπτομέρειες πληρωμής (ημερομηνία, αναφορά, ID τραπεζικής μεταφοράς, αριθμός επιταγής)
4. Αποθηκεύστε

Μερική Πληρωμή

Όταν κάνετε μια μερική πληρωμή:

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο με κατάσταση Παραληφθέν
2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Μερικώς Πληρωμένο
3. Προσθέστε μια σημείωση που να καθορίζει το ποσό που πληρώθηκε και την αναφορά πληρωμής
4. Αποθηκεύστε

Όταν πληρωθεί το υπόλοιπο ποσό:

1. Ανοίξτε το Μερικώς Πληρωμένο τιμολόγιο
2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Πληρωμένο
3. Προσθέστε τις λεπτομέρειες πληρωμής στις σημειώσεις
4. Αποθηκεύστε

info

Το σύστημα παρακολουθεί την κατάσταση πληρωμής μέσω του πεδίου κατάστασης. Για λεπτομερή ανάλυση πληρωμών (ποσά, ημερομηνίες, αναφορές), χρησιμοποιήστε το πεδίο σημειώσεις για να τεκμηριώσετε κάθε δόση πληρωμής.

⏰ Ληξιπρόθεσμα Τιμολόγια

Ένα τιμολόγιο γίνεται Ληξιπρόθεσμο όταν η ημερομηνίαΛήξης του έχει παρέλθει και δεν έχει εξοφληθεί πλήρως.

Διαχείριση Ληξιπρόθεσμων Τιμολογίων

1. Φιλτράρετε τη λίστα Τιμολογίων Αγοράς ανά κατάσταση Ληξιπρόθεσμο
2. Δώστε προτεραιότητα στην πληρωμή με βάση τη σχέση με τον προμηθευτή και τους όρους ποινής
3. Μόλις πληρωθεί, αλλάξτε την κατάσταση σε Πληρωμένο και προσθέστε τις λεπτομέρειες πληρωμής

warning

Τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια μπορεί να επηρεάσουν τις σχέσεις σας με τους προμηθευτές και μπορεί να επιφέρουν ποινές καθυστέρησης πληρωμής. Ελέγχετε τακτικά τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια από το φίλτρο Ληξιπρόθεσμο στη λίστα τιμολογίων.

tip

Ορίστε μια εβδομαδιαία υπενθύμιση για να ελέγχετε τα τιμολόγια με κατάσταση Παραληφθέν και Μερικώς Πληρωμένο που πλησιάζουν την ημερομηνίαΛήξης τους. Η προληπτική πληρωμή αποτρέπει τις ληξιπρόθεσμες καταστάσεις.

❌ Ακύρωση ενός Τιμολογίου Αγοράς

Για να ακυρώσετε ένα τιμολόγιο:

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο (πρέπει να είναι Πρόχειρο, Παραληφθέν ή Μερικώς Πληρωμένο)
2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Ακυρωμένο
3. Προσθέστε έναν λόγο στις σημειώσεις (π.χ., διπλή καταχώρηση, εκδόθηκε πιστωτικό σημείωμα από τον προμηθευτή)
4. Αποθηκεύστε

warning

Εάν έχει ήδη γίνει μερική πληρωμή σε ένα τιμολόγιο που ακυρώνετε, καταγράψτε τις λεπτομέρειες της επιστροφής χρημάτων ή του πιστωτικού σημειώματος στο πεδίο σημειώσεις. Το ακυρωμένο τιμολόγιο διατηρείται για λόγους ελέγχου.

🔗 Συμφωνία με Εντολές Αγοράς

Για να επαληθεύσετε ένα τιμολόγιο σε σχέση με την αντίστοιχη Εντολή Αγοράς του:

1. Σημειώστε τον αριθμόΑναφοράς στο τιμολόγιο (θα πρέπει να περιέχει τον αριθμό της ΕΑ)
2. Ανοίξτε την αντίστοιχη Εντολή Αγοράς
3. Συγκρίνετε τις παραγγελθείσες ποσότητες και τιμές με τις χρεωμένες ποσότητες και τιμές
4. Επιλύστε τυχόν αποκλίσεις με τον προμηθευτή πριν την επιβεβαίωση

🔍 Φιλτράρισμα και Αναζήτηση

Από τη λίστα Τιμολογίων Αγοράς, φιλτράρετε ανά:

• Κατάσταση — προβολή Ληξιπρόθεσμων, Μερικώς Πληρωμένων ή Παραληφθέντων τιμολογίων
• Αναζήτηση ανά όνομα προμηθευτή ή αριθμό τιμολογίου
• Ταξινόμηση ανά ημερομηνίαΛήξης για να δώσετε προτεραιότητα στην πληρωμή

📊 Σύνοψη Πληρωτέων

Παρακολουθήστε τις εκκρεμείς υποχρεώσεις σας προς τους προμηθευτές ελέγχοντας τα τιμολόγια σε αυτές τις καταστάσεις:

Κατάσταση	Απαιτούμενη Ενέργεια
Πρόχειρο	Επαλήθευση και επιβεβαίωση
Παραληφθέν	Προγραμματισμός πληρωμής πριν την ημερομηνίαΛήξης
Μερικώς Πληρωμένο	Προγραμματισμός υπολοίπου
Ληξιπρόθεσμο	Άμεση πληρωμή

🗑️ Διαγραφή ενός Τιμολογίου Αγοράς

Τα τιμολόγια μπορούν να διαγραφούν από την προβολή λίστας. Αυτό είναι μόνιμο.

warning

Μην διαγράφετε τα τιμολόγια των προμηθευτών. Χρησιμοποιήστε την κατάσταση Ακυρωμένο για τιμολόγια που καταχωρήθηκαν κατά λάθος ή για πιστωτικά σημειώματα προμηθευτών. Η διαγραφή αφαιρεί το αρχείο ελέγχου σας για τις συναλλαγές με τους προμηθευτές.

📂 Σχετικά Θέματα

• Δημιουργία Τιμολογίου Αγοράς
• Επισκόπηση Εντολών Αγοράς — Παρακολουθήστε τις ΕΑ που οδηγούν σε τιμολόγια αγοράς