🗂️ Διαχείριση Προσφορών
Αφού δημιουργήσετε μια προσφορά, διαχειριστείτε την καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής της — από τη σύνταξη και την αποστολή, μέσω της απάντησης του πελάτη, έως τη μετατροπή ή τη λήξη.
📊 Μεταβάσεις Κατάστασης
| Από | Προς | Ενέργεια |
|---|---|---|
| Πρόχειρο | Απεσταλμένο | Αποστολή προσφοράς στον πελάτη |
| Πρόχειρο | Έληξε | Αυτόματα όταν περάσει η ημερομηνία validUntil |
| Απεσταλμένο | Αποδεκτή | Ο πελάτης εγκρίνει την προσφορά |
| Απεσταλμένο | Απορριφθείσα | Ο πελάτης απορρίπτει την προσφορά |
| Απεσταλμένο | Έληξε | Αυτόματα όταν περάσει η ημερομηνία validUntil |
| Αποδεκτή | Μετατράπηκε σε Τιμολόγιο | Μετατροπή σε τιμολόγιο |
:::info Αλλαγή κατάστασης Η κατάσταση αλλάζει απευθείας στη λίστα προσφορών — κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης στη σειρά μιας προσφοράς για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού και να επιλέξετε νέα κατάσταση (Πρόχειρο, Απεσταλμένο, Αποδεκτή, Απορριφθείσα, Έληξε). Δεν χρειάζεται να ανοίξετε την προσφορά. Μπορείτε επίσης να ορίσετε Έληξε χειροκίνητα· το αναπτυσσόμενο μενού έχει επίσης μια επιλογή ⚡ Δημιουργήθηκε Τιμολόγιο που δημιουργεί ένα τιμολόγιο. Μόλις μετατραπεί, η σειρά εμφανίζει ένα σταθερό σήμα Δημιουργήθηκε Τιμολόγιο χωρίς αναπτυσσόμενο μενού. :::
✏️ Επεξεργασία Προσφοράς
Τι Μπορεί να Επεξεργαστεί;
Η ενέργεια Επεξεργασία είναι διαθέσιμη για κάθε κατάσταση εκτός από Αποδεκτή και Δημιουργήθηκε Τιμολόγιο — μια αποδεκτή προσφορά εμφανίζει "Αποδεκτή προσφορά - δεν μπορεί να επεξεργαστεί" και μια μετατραπείσα προσφορά κρύβει εντελώς το κουμπί Επεξεργασία.
| Κατάσταση | Επεξεργάσιμο; |
|---|---|
| Πρόχειρο | ✅ Όλα τα πεδία |
| Απεσταλμένο | ✅ Όλα τα πεδία |
| Αποδεκτή | ❌ Μόνο για ανάγνωση |
| Απορριφθείσα | ✅ Όλα τα πεδία |
| Έληξε | ✅ Όλα τα πεδία |
| Μετατράπηκε σε Τιμολόγιο | ❌ Η επεξεργασία είναι κρυφή |
Κάντε όλες τις επεξεργασίες ενώ η προσφορά είναι σε κατάσταση Πρόχειρο πριν την αποστολή. Εάν χρειαστεί να αλλάξετε μια προσφορά μετά την αποστολή της, επεξεργαστείτε την και στείλτε την ξανά στον πελάτη με μια εξήγηση για το τι άλλαξε.
📤 Αποστολή Προσφοράς σε Πελάτη
- Ελέγξτε τις λεπτομέρειες της προσφοράς (ανοίξτε την Προβολή αν χρειάζεται)
- Στη σειρά της προσφοράς, κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης και επιλέξτε Απεσταλμένο
- Χρησιμοποιήστε την ενέργεια Εκτύπωση στη σειρά για να δημιουργήσετε το PDF
- Μοιραστείτε το με τον πελάτη μέσω email ή μηνυμάτων
Οι αλλαγές κατάστασης αποθηκεύονται ως μέρος της προσφοράς. Η ρύθμιση της κατάστασης σε Απεσταλμένο είναι η καταγραφή σας ότι ο πελάτης την έχει λάβει — το σύστημα δεν στέλνει αυτόματα email με την προσφορά. Στείλτε το έγγραφο PDF εξωτερικά.
✅ Αποδοχή Προσφοράς
Όταν ένας πελάτης συμφωνεί με την τιμή που του προσφέρατε:
- Στη σειρά της προσφοράς, κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης
- Επιλέξτε Αποδεκτή
Η προσφορά σημειώνεται ως Αποδεκτή αμέσως. Μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγιο από οποιαδήποτε μη μετατραπείσα προσφορά χρησιμοποιώντας την ενέργεια Δημιουργία Τιμολογίου.
❌ Απόρριψη Προσφοράς
Όταν ένας πελάτης αρνείται:
- Στη σειρά της προσφοράς, κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης
- Επιλέξτε Απορριφθείσα
Μια απορριφθείσα προσφορά διατηρείται για τα αρχεία. Εάν ο πελάτης το ξανασκεφτεί, δημιουργήστε μια νέα προσφορά — οι απορριφθείσες προσφορές δεν μπορούν να ανοίξουν ξανά.
⏰ Διαχείριση Ληγμένων Προσφορών
Μια προσφορά λήγει αυτόματα όταν περάσει η ημερομηνία validUntil και η
κατάστασή της είναι Πρόχειρο ή Απεσταλμένο.
Για να επαναπροσεγγίσετε έναν πελάτη μετά τη λήξη:
- Δημιουργήστε μια νέα προσφορά (χρησιμοποιήστε την υπάρχουσα ως αναφορά)
- Ενημερώστε την τιμολόγηση εάν χρειάζεται
- Ορίστε μια νέα ημερομηνία
validUntil - Στείλτε τη νέα προσφορά
Οι ληγμένες προσφορές δεν μπορούν να μετατραπούν σε τιμολόγια ή να γίνουν αποδεκτές. Δημιουργήστε μια νέα προσφορά εάν θέλετε να επαναπροσεγγίσετε τον πελάτη.
🗑️ Διαγραφή Προσφοράς
Οι προσφορές μπορούν να διαγραφούν από την προβολή λίστας χρησιμοποιώντας την ενέργεια διαγραφής. Αυτό είναι μόνιμο.
Διαγράψτε μόνο τις προσφορές που δημιουργήθηκαν κατά λάθος. Για τα επιχειρηματικά αρχεία και τον έλεγχο, είναι καλύτερο να επισημαίνετε τις προσφορές ως Απορριφθείσες ή να τις αφήνετε ως Ληγμένες αντί να τις διαγράφετε.
🔍 Φιλτράρισμα και Αναζήτηση Προσφορών
Από τη λίστα Προσφορών, μπορείτε:
- Να φιλτράρετε κατά κατάσταση για να δείτε όλες τις Πρόχειρες, Απεσταλμένες ή Αποδεκτές προσφορές
- Να αναζητήσετε με όνομα πελάτη ή αριθμό προσφοράς
- Να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία
📋 Ενέργειες Λίστας Προσφορών
Από την προβολή λίστας, κάθε προσφορά δείχνει:
- Αριθμό προσφοράς
- Όνομα πελάτη
- Συνολικό ποσό
- Σήμα κατάστασης (κάντε κλικ για αλλαγή κατάστασης)
- Ενέργειες: Προβολή, Επεξεργασία, Εκτύπωση, Δημιουργία Τιμολογίου, Διαγραφή
Σημείωση: Για μια μετατραπείσα προσφορά (Δημιουργήθηκε Τιμολόγιο), οι ενέργειες Επεξεργασία, Δημιουργία Τιμολογίου και Διαγραφή είναι κρυφές — παραμένουν μόνο η Προβολή και η Εκτύπωση.