🗂️ Διαχείριση Προσφορών
Αφού δημιουργήσετε μια προσφορά, διαχειριστείτε την καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής της — από τη σύνταξη και την αποστολή, μέσω της απάντησης του πελάτη, έως τη μετατροπή ή τη λήξη.
📊 Μεταβάσεις Κατάστασης
| Από | Προς | Ενέργεια |
|---|---|---|
| Πρόχειρο | Απεσταλμένο | Αποστολή προσφοράς στον πελάτη |
| Πρόχειρο | Έληξε | Αυτόματα όταν περάσει η ημερομηνία validUntil |
| Απεσταλμένο | Αποδεκτό | Ο πελάτης εγκρίνει την προσφορά |
| Απεσταλμένο | Απορριφθέν | Ο πελάτης απορρίπτει την προσφορά |
| Απεσταλμένο | Έληξε | Αυτόματα όταν περάσει η ημερομηνία validUntil |
| Αποδεκτό | ConvertedToInvoice | Μετατροπή σε τιμολόγιο |
Οι μεταβάσεις κατάστασης σε Έληξε γίνονται αυτόματα με βάση την ημερομηνία validUntil. Δεν χρειάζεται να λήξετε χειροκίνητα μια προσφορά.
✏️ Επεξεργασία Προσφοράς
Τι μπορεί να επεξεργαστεί;
| Κατάσταση | Επεξεργάσιμο; |
|---|---|
| Πρόχειρο | ✅ Όλα τα πεδία |
| Απεσταλμένο | ✅ Όλα τα πεδία |
| Αποδεκτό | ❌ Μόνο για ανάγνωση |
| Απορριφθέν | ❌ Μόνο για ανάγνωση |
| Έληξε | ❌ Μόνο για ανάγνωση |
| ConvertedToInvoice | ❌ Μόνο για ανάγνωση |
Κάντε όλες τις επεξεργασίες ενώ η προσφορά είναι σε κατάσταση Πρόχειρο πριν την αποστολή. Εάν χρειαστεί να αλλάξετε μια προσφορά μετά την αποστολή της, επεξεργαστείτε την (το σύστημα επιτρέπει επεξεργασίες σε απεσταλμένες προσφορές) και στείλτε την ξανά στον πελάτη με μια εξήγηση για το τι άλλαξε.
📤 Αποστολή Προσφοράς σε Πελάτη
- Ανοίξτε την προσφορά από τη λίστα
- Ελέγξτε όλες τις λεπτομέρειες — είδη, ημερομηνία ισχύος, όροι
- Αλλάξτε την κατάσταση σε Απεσταλμένο
- Αποθηκεύστε την προσφορά
- Χρησιμοποιήστε το κουμπί Εκτύπωση / Λήψη PDF για να δημιουργήσετε το έγγραφο
- Μοιραστείτε μέσω email ή μηνυμάτων
Οι αλλαγές κατάστασης αποθηκεύονται ως μέρος της προσφοράς. Η ρύθμιση της κατάστασης σε Απεσταλμένο είναι η καταγραφή σας ότι ο πελάτης την έχει λάβει — το σύστημα δεν στέλνει αυτόματα email με την προσφορά. Στείλτε το έγγραφο PDF εξωτερικά.
✅ Αποδοχή Προσφοράς
Όταν ένας πελάτης συμφωνεί με την τιμή που του προσφέρατε:
- Ανοίξτε την προσφορά
- Αλλάξτε την κατάσταση σε Αποδεκτό
- Αποθηκεύστε
Μόλις γίνει αποδεκτή, το κουμπί "Μετατροπή σε Τιμολόγιο" γίνεται διαθέσιμο.
❌ Απόρριψη Προσφοράς
Όταν ένας πελάτης αρνείται:
- Ανοίξτε την προσφορά
- Αλλάξτε την κατάσταση σε Απορριφθέν
- Προαιρετικά, προσθέστε μια σημείωση για τον λόγο
- Αποθηκεύστε
Μια απορριφθείσα προσφορά διατηρείται για τα αρχεία. Εάν ο πελάτης το ξανασκεφτεί, δημιουργήστε μια νέα προσφορά — οι απορριφθείσες προσφορές δεν μπορούν να ανοίξουν ξανά.
⏰ Διαχείριση Ληγμένων Προσφορών
Μια προσφορά λήγει αυτόματα όταν περάσει η ημερομηνία validUntil και η κατάστασή της είναι Πρόχειρο ή Απεσταλμένο.
Για να επαναπροσεγγίσετε έναν πελάτη μετά τη λήξη:
- Δημιουργήστε μια νέα προσφορά (χρησιμοποιήστε την υπάρχουσα ως αναφορά)
- Ενημερώστε την τιμολόγηση εάν χρειάζεται
- Ορίστε μια νέα ημερομηνία
validUntil - Στείλτε τη νέα προσφορά
Οι ληγμένες προσφορές δεν μπορούν να μετατραπούν σε τιμολόγια ή να γίνουν αποδεκτές. Δημιουργήστε μια νέα προσφορά εάν θέλετε να επαναπροσεγγίσετε τον πελάτη.
🗑️ Διαγραφή Προσφοράς
Οι προσφορές μπορούν να διαγραφούν από την προβολή λίστας χρησιμοποιώντας την ενέργεια διαγραφής. Αυτό είναι μόνιμο.
Διαγράψτε μόνο τις προσφορές που δημιουργήθηκαν κατά λάθος. Για τα επιχειρηματικά αρχεία και τον έλεγχο, είναι καλύτερο να επισημαίνετε τις προσφορές ως Απορριφθείσες ή να τις αφήνετε ως Ληγμένες αντί να τις διαγράφετε.
🔍 Φιλτράρισμα και Αναζήτηση Προσφορών
Από τη λίστα Προσφορών, μπορείτε:
- Να φιλτράρετε κατά κατάσταση για να δείτε όλες τις Πρόχειρες, Απεσταλμένες ή Αποδεκτές προσφορές
- Να αναζητήσετε με όνομα πελάτη ή αριθμό προσφοράς
- Να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία
📋 Ενέργειες Λίστας Προσφορών
Από την προβολή λίστας, κάθε προσφορά δείχνει:
- Αριθμό προσφοράς
- Όνομα πελάτη
- Συνολικό ποσό
- Σήμα κατάστασης
- Ενέργειες: Προβολή, Επεξεργασία, Διαγραφή