Skip to main content

🔄 Μετατροπή Προσφοράς σε Τιμολόγιο

Όταν ένας πελάτης αποδέχεται την προσφορά σας, μπορείτε να τη μετατρέψετε απευθείας σε φορολογικό τιμολόγιο με μία μόνο ενέργεια — όλα τα είδη, οι τιμές και οι λεπτομέρειες μεταφέρονται αυτόματα.

✅ Προαπαιτούμενα για Μετατροπή​

Μια προσφορά μπορεί να μετατραπεί σε τιμολόγιο μόνο όταν βρίσκεται σε κατάσταση Αποδεκτή.

ΚατάστασηΜπορεί να μετατραπεί;
Πρόχειρο❌ Όχι — στείλτε και λάβετε έγκριση πρώτα
Απεσταλμένο❌ Όχι — περιμένετε την αποδοχή του πελάτη
Αποδεκτή✅ Ναι — έτοιμο για μετατροπή
Απορριφθείσα❌ Όχι
Έληξε❌ Όχι
ConvertedToInvoice / "Δημιουργήθηκε Τιμολόγιο"❌ Όχι — έχει ήδη μετατραπεί
tip

Εάν ένας πελάτης αποδεχτεί προφορικά ή μέσω μηνύματος (όχι μέσω του συστήματος), αλλάξτε χειροκίνητα την κατάσταση της προσφοράς σε Αποδεκτή πρώτα, και στη συνέχεια προχωρήστε στη μετατροπή.

🔄 Βήματα για τη Μετατροπή​

  1. Ανοίξτε την προσφορά με κατάσταση Αποδεκτή
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Μετατροπή σε Τιμολόγιο"
  3. Ένα νέο τιμολόγιο δημιουργείται και ανοίγει αυτόματα
  4. Ελέγξτε το δημιουργημένο τιμολόγιο — επαληθεύστε τις ημερομηνίες, τους φορολογικούς συντελεστές και τα στοιχεία του πελάτη
  5. Ορίστε την invoiceDate και την dueDate στο τιμολόγιο
  6. Αποθηκεύστε το τιμολόγιο
info

Το κουμπί "Μετατροπή σε Τιμολόγιο" είναι ορατό μόνο όταν η κατάσταση της προσφοράς είναι Αποδεκτή. Εξαφανίζεται μόνιμα μόλις η προσφορά μετατραπεί.

📋 Τι Μεταφέρεται​

ΠεδίοΑντιγράφεται από την Προσφορά;
Όνομα πελάτη✅ Ναι
Email και τηλέφωνο πελάτη✅ Ναι
Όλα τα είδη (προϊόν, ποσότητα, τιμή, έκπτωση, φόρος)✅ Ναι
shippingCharges✅ Ναι
notes✅ Ναι
termsAndConditions✅ Ναι
Υποσύνολο, φόροι και συνολικός υπολογισμός✅ Επαναϋπολογίζεται από τα είδη
Αριθμός προσφοράς❌ Όχι — εκχωρείται νέος αριθμός τιμολογίου
estimateDate και validUntil❌ Όχι — ορίστε νέα invoiceDate και dueDate
Κατάσταση προσφοράς❌ Όχι — το τιμολόγιο ξεκινά ως Πρόχειρο

🔗 Σύνδεση Προσφοράς & Τιμολογίου​

Μετά τη μετατροπή:

  • Η κατάσταση της προσφοράς αλλάζει σε ConvertedToInvoice (εμφανίζεται ως "Δημιουργήθηκε Τιμολόγιο")
  • Η προσφορά αποθηκεύει το convertedInvoiceId — έναν σύνδεσμο προς το δημιουργημένο τιμολόγιο
  • Μπορείτε να πλοηγηθείτε από την προσφορά στο τιμολόγιο χρησιμοποιώντας αυτόν τον σύνδεσμο
warning

Κάθε προσφορά μπορεί να μετατραπεί μόνο μία φορά. Μόλις μετατραπεί, η προσφορά κλειδώνεται μόνιμα στην κατάσταση "Δημιουργήθηκε Τιμολόγιο". Για να εκδώσετε άλλο τιμολόγιο για τον ίδιο πελάτη:

  • Δημιουργήστε μια νέα προσφορά και λάβετε έγκριση, ή
  • Δημιουργήστε ένα νέο τιμολόγιο χειροκίνητα

✍️ Μετά τη Μετατροπή — Τι να κάνετε στη συνέχεια​

  1. Ανοίξτε το δημιουργημένο τιμολόγιο (πλοηγηθείτε μέσω του συνδέσμου στην προσφορά)
  2. Ορίστε την ημερομηνία του τιμολογίου στη σημερινή (ή την πραγματική ημερομηνία τιμολόγησης)
  3. Ορίστε την ημερομηνία λήξης με βάση τους όρους πληρωμής σας
  4. Ελέγξτε τους φορολογικούς συντελεστές — επιβεβαιώστε ότι οι κλίμακες ΦΠΑ/φόρου είναι σωστές για κάθε είδος
  5. Αλλάξτε την κατάσταση σε "Απεσταλμένο" όταν είστε έτοιμοι να το στείλετε στον πελάτη
  6. Μοιραστείτε το PDF του τιμολογίου με τον πελάτη
tip

Το δημιουργημένο τιμολόγιο ξεκινά σε κατάσταση Πρόχειρο, δίνοντάς σας την ευκαιρία να ελέγξετε τα πάντα πριν την αποστολή. Ποτέ μην στέλνετε ένα τιμολόγιο χωρίς να ελέγξετε τα ποσά, τις ημερομηνίες και τους υπολογισμούς φόρων.

📊 Πριν vs. Μετά τη Μετατροπή​

ΠροσφοράΔημιουργημένο Τιμολόγιο
ΑριθμόςEST-0001INV-0052 (αυτόματη εκχώρηση)
ΚατάστασηΔημιουργήθηκε ΤιμολόγιοΠρόχειρο → Απεσταλμένο → Πληρωμένο
ΗμερομηνίεςΗμερομηνία προσφοράς + Ισχύει έωςΗμερομηνία τιμολογίου + Ημερομηνία λήξης
ΣκοπόςΠροσφορά — μη δεσμευτικήΝομικό έγγραφο τιμολόγησης
ΕνέργειαΑναμονή έγκρισηςΑναμονή πληρωμής

❓ Συνήθη Σενάρια​

Ο πελάτης αποδέχτηκε αλλά θέλει αλλαγές​

  1. Μην μετατρέψετε ακόμα την αρχική προσφορά
  2. Δημιουργήστε μια νέα προσφορά (ή αντιγράψτε την αρχική)
  3. Κάντε τις ζητούμενες αλλαγές
  4. Λάβετε έγκριση για τη νέα προσφορά
  5. Μετατρέψτε την αναθεωρημένη αποδεκτή προσφορά σε τιμολόγιο

Χρειάζεται να εκδώσετε γρήγορα τιμολόγιο μετά από προφορική αποδοχή​

  1. Ανοίξτε την προσφορά
  2. Αλλάξτε την κατάσταση σε Αποδεκτή και αποθηκεύστε
  3. Αμέσως κάντε κλικ στο "Μετατροπή σε Τιμολόγιο"
  4. Στο τιμολόγιο, ορίστε τη σημερινή ως ημερομηνία τιμολογίου
  5. Στείλτε το τιμολόγιο

Ο πελάτης αποδέχτηκε μέρος της προσφοράς​

  1. Μην μετατρέψετε την αρχική προσφορά
  2. Δημιουργήστε μια νέα προσφορά μόνο με τα αποδεκτά είδη
  3. Λάβετε έγκριση
  4. Μετατρέψτε την προσφορά μερικής έκτασης σε τιμολόγιο

📂 Σχετικά Θέματα​