🗂️ Bestellungen verwalten
Verfolgen Sie Bestellungen von der Erstellung über den Versand an Lieferanten, den Wareneingang (vollständig oder teilweise) bis zum Abschluss.
📊 Statusübergänge
| Von | Nach | Aktion |
|---|---|---|
| Entwurf | Gesendet | Bestellung an Lieferanten gesendet |
| Entwurf | Storniert | Vor dem Senden stornieren |
| Gesendet | Erhalten | Alle bestellten Waren erhalten |
| Gesendet | Teilweise erhalten | Einige Waren erhalten, Rest ausstehend |
| Gesendet | Storniert | Nach dem Senden stornieren (Lieferant kann nicht liefern) |
| Teilweise erhalten | Erhalten | Restliche Waren kommen an |
| Teilweise erhalten | Storniert | Restliche Menge stornieren |
:::info Statusänderung Der Status wird direkt in der Bestellungsliste geändert – klicken Sie auf das Status-Abzeichen einer Zeile, um ein Dropdown zu öffnen und einen neuen Status auszuwählen. Sobald eine Bestellung den Status Entwurf verlässt, kann sie nicht mehr auf Entwurf zurückgesetzt werden. :::
✏️ Eine Bestellung bearbeiten
Was kann bearbeitet werden?
Die Aktion Bearbeiten ist für jeden Status außer Storniert verfügbar.
| Status | Bearbeitbar? |
|---|---|
| Entwurf | ✅ Ja |
| Gesendet | ✅ Ja (informieren Sie den Lieferanten über Änderungen) |
| Erhalten | ✅ Ja |
| Teilweise erhalten | ✅ Ja |
| Storniert | ❌ Bearbeiten ausgeblendet |
Bearbeiten Sie eine gesendete Bestellung nicht, ohne Ihren Lieferanten zu informieren. Änderungen nach dem Senden können zu Verwirrung über die Vereinbarung führen. Bei wesentlichen Änderungen stornieren Sie die ursprüngliche Bestellung und erstellen Sie eine neue.
📤 Eine Bestellung an einen Lieferanten senden
- Überprüfen Sie alle Artikel, Mengen, Preise und das erwartete Lieferdatum (verwenden Sie Bearbeiten, falls etwas geändert werden muss)
- Klicken Sie in der Zeile der Bestellung auf das Status-Abzeichen und wählen Sie Gesendet
- Teilen Sie die Bestelldetails dem Lieferanten per E-Mail oder auf einem anderen Kanal mit
📦 Wareneingang – Vollständiger Eingang
Wenn alle bestellten Artikel wie erwartet ankommen:
- Klicken Sie in der Zeile der Bestellung auf das Status-Abzeichen
- Wählen Sie Erhalten
Nachdem Sie eine Bestellung als Erhalten markiert haben, erstellen Sie eine Eingangsrechnung, um die Rechnung des Lieferanten zu erfassen und die Zahlung zu verfolgen.
📦 Wareneingang – Teilweiser Eingang
Wenn nur einige Artikel oder Mengen angekommen sind:
- Klicken Sie in der Zeile der Bestellung auf das Status-Abzeichen
- Wählen Sie Teilweise erhalten
Wenn die restlichen Waren ankommen, klicken Sie erneut auf das Status-Abzeichen und wählen Sie Erhalten.
Das System verfolgt nicht automatisch, welche spezifischen Artikel bei teilweisem Eingang erhalten wurden und welche noch ausstehen – verwenden Sie das Notizen-Feld, um zu dokumentieren, was bei jeder Lieferung angekommen ist.
❌ Eine Bestellung stornieren
Um eine Bestellung zu stornieren, die nicht erfüllt wird:
- Klicken Sie in der Zeile der Bestellung auf das Status-Abzeichen
- Wählen Sie Storniert
Die Stornierung einer gesendeten Bestellung sollte dem Lieferanten direkt mitgeteilt werden. Die Systemänderung aktualisiert nur Ihre internen Aufzeichnungen.
🔗 Verknüpfung zu Eingangsrechnungen
Bestellungen und Eingangsrechnungen sind separate Dokumente:
| Dokument | Zweck |
|---|---|
| Bestellung | Was Sie vom Lieferanten angefordert haben |
| Eingangsrechnung | Die Rechnung des Lieferanten für das, was er tatsächlich geliefert hat |
Nach Erhalt der Waren und der Rechnung des Lieferanten:
- Erstellen Sie eine neue Eingangsrechnung
- Geben Sie
referenceNumber= Ihre Bestellnummer zur Abstimmung ein - Vergleichen Sie die Bestellmengen und -preise mit der Rechnung
📋 Listenaktionen
Jede Bestellungszeile hat: Anzeigen, Bearbeiten, Löschen, sowie das klickbare Status-Abzeichen. Die Aktion Löschen wird ausgeblendet, sobald eine Bestellung Erhalten oder Teilweise erhalten ist; Bearbeiten wird ausgeblendet, sobald eine Bestellung Storniert ist.
🗑️ Eine Bestellung löschen
Bestellungen können aus der Listenansicht gelöscht werden (nur Entwurf, Gesendet oder Storniert). Dies ist endgültig.
Löschen Sie nur versehentlich erstellte Bestellungen. Für Geschäftsunterlagen verwenden Sie stattdessen den Status Storniert.
🔍 Filtern und Suchen
In der Bestellungsliste können Sie:
- Nach einem Datumsbereich filtern (Von / Bis)
- Nach Lieferantenname oder Bestellnummer suchen
📂 Verwandte Themen
- Eine Bestellung erstellen
- Übersicht der Eingangsrechnungen – Lieferantenrechnungen nach Wareneingang erfassen