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🗂️ Bestellungen verwalten

Verfolgen Sie Bestellungen von der Erstellung über den Versand an Lieferanten, den Wareneingang (vollständig oder teilweise) bis zum Abschluss.

📊 Statusübergänge​

VonNachAktion
EntwurfGesendetBestellung an Lieferanten gesendet
EntwurfStorniertVor dem Senden stornieren
GesendetErhaltenAlle bestellten Waren erhalten
GesendetTeilweise erhaltenEinige Waren erhalten, Rest ausstehend
GesendetStorniertNach dem Senden stornieren (Lieferant kann nicht liefern)
Teilweise erhaltenErhaltenRestliche Waren kommen an
Teilweise erhaltenStorniertRestliche Menge stornieren

✏️ Eine Bestellung bearbeiten​

Was kann bearbeitet werden?​

StatusBearbeitbar?
Entwurf✅ Alle Felder
Gesendet✅ Alle Felder (mit Vorsicht – Lieferanten über Änderungen informieren)
Erhalten❌ Schreibgeschützt
Teilweise erhalten⚠️ Begrenzt – Notizen hinzufügen
Storniert❌ Schreibgeschützt
Warnung

Bearbeiten Sie eine gesendete Bestellung nicht, ohne Ihren Lieferanten zu informieren. Änderungen nach dem Senden können zu Verwirrung über die Vereinbarung führen. Bei wesentlichen Änderungen stornieren Sie die ursprüngliche Bestellung und erstellen Sie eine neue.

📤 Eine Bestellung an einen Lieferanten senden​

  1. Öffnen Sie die Bestellung im Status Entwurf.
  2. Überprüfen Sie alle Artikel, Mengen, Preise und expectedDeliveryDate.
  3. Ändern Sie den Status auf Gesendet.
  4. Speichern.
  5. Verwenden Sie die Drucken-Schaltfläche, um ein PDF zu erstellen.
  6. Senden Sie das PDF per E-Mail oder auf einem anderen Kanal an den Lieferanten.

📦 Wareneingang – Vollständiger Eingang​

Wenn alle bestellten Artikel wie erwartet ankommen:

  1. Öffnen Sie die Bestellung mit dem Status Gesendet.
  2. Ändern Sie den Status auf Erhalten.
  3. Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz mit dem Lieferdatum oder einer Referenz hinzu.
  4. Speichern.
Tipp

Nachdem Sie eine Bestellung als Erhalten markiert haben, erstellen Sie eine Eingangsrechnung, um die Rechnung des Lieferanten zu erfassen und die Zahlung zu verfolgen.

📦 Wareneingang – Teilweiser Eingang​

Wenn nur einige Artikel oder Mengen angekommen sind:

  1. Öffnen Sie die Bestellung mit dem Status Gesendet.
  2. Ändern Sie den Status auf Teilweise erhalten.
  3. Fügen Sie eine Notiz hinzu, in der angegeben ist, was empfangen wurde und was noch erwartet wird.
  4. Speichern.

Wenn die restlichen Waren ankommen:

  1. Öffnen Sie die teilweise erhaltene Bestellung.
  2. Ändern Sie den Status auf Erhalten.
  3. Speichern.
Info

Das System verfolgt nicht automatisch, welche spezifischen Artikel bei teilweisem Eingang erhalten wurden und welche noch ausstehen – verwenden Sie das Notizen-Feld, um zu dokumentieren, was bei jeder Lieferung angekommen ist.

❌ Eine Bestellung stornieren​

Um eine Bestellung zu stornieren, die nicht erfüllt wird:

  1. Öffnen Sie die Bestellung (muss Entwurf oder Gesendet sein).
  2. Ändern Sie den Status auf Storniert.
  3. Fügen Sie eine Notiz mit dem Grund hinzu (Lieferant nicht vorrätig, Preisstreitigkeit usw.).
  4. Speichern.
Warnung

Die Stornierung einer gesendeten Bestellung sollte dem Lieferanten direkt mitgeteilt werden. Die Systemänderung aktualisiert nur Ihre internen Aufzeichnungen.

🔗 Verknüpfung zu Eingangsrechnungen​

Bestellungen und Eingangsrechnungen sind separate Dokumente:

DokumentZweck
BestellungWas Sie vom Lieferanten angefordert haben
EingangsrechnungDie Rechnung des Lieferanten für das, was er tatsächlich geliefert hat

Nach Erhalt der Waren und der Rechnung des Lieferanten:

  1. Erstellen Sie eine neue Eingangsrechnung.
  2. Geben Sie referenceNumber = Ihre Bestellnummer zur Abstimmung ein.
  3. Vergleichen Sie die Bestellmengen und -preise mit der Rechnung.

🖨️ Drucken / Teilen​

Verwenden Sie die Drucken-Schaltfläche bei jeder Bestellung, um ein teilbares PDF zu erstellen mit:

  • Bestellnummer und Daten
  • Lieferantendetails
  • Erwartetes Lieferdatum
  • Detaillierte Bestellung mit Preisen
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen

🗑️ Eine Bestellung löschen​

Bestellungen können aus der Listenansicht gelöscht werden. Dies ist endgültig.

Warnung

Löschen Sie nur versehentlich erstellte Bestellungen, die nie an einen Lieferanten gesendet wurden. Für Geschäftsunterlagen verwenden Sie stattdessen den Status Storniert.

🔍 Filtern und Suchen​

Filtern Sie in der Bestellungsliste nach:

  • Status – alle gesendeten, teilweise erhaltenen oder erhaltenen Bestellungen anzeigen
  • Suche nach Lieferantenname oder Bestellnummer
  • Sortieren nach Bestelldatum oder erwartetem Lieferdatum

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