🗂️ Eingangsrechnungen verwalten

Verfolgen Sie Lieferantenrechnungen vom Eingang bis zur Zahlung, überwachen Sie überfällige Verbindlichkeiten und führen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre Einkaufsausgaben.

📊 Statusübergänge

Von	Nach	Aktion
Entwurf	Erhalten	Lieferantenrechnung validieren und bestätigen
Entwurf	Storniert	Versehentlich eingegebene Rechnung stornieren
Erhalten	Teilweise bezahlt	Eine Teilzahlung erfassen
Erhalten	Bezahlt	Vollständige Zahlung erfassen
Erhalten	Überfällig	Automatisch, wenn dueDate überschritten wird
Teilweise bezahlt	Bezahlt	Restzahlung erfassen
Teilweise bezahlt	Überfällig	Automatisch, wenn dueDate überschritten wird
Erhalten/Teilweise bezahlt	Storniert	Die Rechnung stornieren

Info

Der Übergang zu Überfällig basiert auf dem Feld dueDate. Rechnungen ohne dueDate werden nicht automatisch überfällig.

✏️ Eine Eingangsrechnung bearbeiten

Was kann bearbeitet werden?

Status	Bearbeitbar?
Entwurf	✅ Alle Felder
Erhalten	⚠️ Begrenzt – Notizen hinzufügen, Fälligkeitsdatum aktualisieren
Teilweise bezahlt	❌ Schreibgeschützt (außer Notizen)
Bezahlt	❌ Schreibgeschützt
Überfällig	⚠️ Begrenzt – nur Notizen
Storniert	❌ Schreibgeschützt

✅ Eine erhaltene Rechnung bestätigen

Wenn Sie die Rechnung des Lieferanten mit dem Gelieferten abgleichen:

1. Öffnen Sie die Rechnung im Status Entwurf.
2. Überprüfen Sie alle Artikelmengen und Preise mit der physischen Rechnung des Lieferanten.
3. Stellen Sie sicher, dass das billDate mit dem Rechnungsdatum des Lieferanten übereinstimmt.
4. Bestätigen Sie, dass das dueDate den vereinbarten Zahlungsbedingungen entspricht.
5. Ändern Sie den Status auf Erhalten.
6. Speichern.

Tipp

Bestätigen Sie (Erhalten-Status) immer erst, nachdem Sie überprüft haben, dass die Rechnung mit dem übereinstimmt, was Sie tatsächlich erhalten haben. Streitigkeiten sind nach der Zahlung viel schwieriger zu klären.

💳 Eine Zahlung an einen Lieferanten erfassen

Vollständige Zahlung

Bei Zahlung des gesamten ausstehenden Betrags:

1. Öffnen Sie die Rechnung mit dem Status Erhalten.
2. Ändern Sie den Status auf Bezahlt.
3. Fügen Sie eine Notiz mit den Zahlungsdetails hinzu (Datum, Referenz, Banküberweisungs-ID, Schecknummer).
4. Speichern.

Teilzahlung

Bei einer Teilzahlung:

1. Öffnen Sie die Rechnung mit dem Status Erhalten.
2. Ändern Sie den Status auf Teilweise bezahlt.
3. Fügen Sie eine Notiz hinzu, in der der gezahlte Betrag und die Zahlungsreferenz angegeben sind.
4. Speichern.

Wenn der Restbetrag bezahlt wird:

1. Öffnen Sie die teilweise bezahlte Rechnung.
2. Ändern Sie den Status auf Bezahlt.
3. Fügen Sie die Zahlungsdetails in den Notizen hinzu.
4. Speichern.

Info

Das System verfolgt den Zahlungsstatus über das Statusfeld. Für eine detaillierte Zahlungsaufschlüsselung (Beträge, Daten, Referenzen) verwenden Sie das notes-Feld, um jede Zahlungsrate zu dokumentieren.

⏰ Überfällige Rechnungen

Eine Rechnung wird überfällig, wenn ihr dueDate überschritten wurde und sie nicht vollständig bezahlt wurde.

Überfällige Rechnungen verwalten

1. Filtern Sie die Liste der Eingangsrechnungen nach dem Status Überfällig.
2. Priorisieren Sie die Zahlung basierend auf der Lieferantenbeziehung und den Strafbedingungen.
3. Sobald bezahlt, ändern Sie den Status auf Bezahlt und fügen Sie die Zahlungsdetails hinzu.

Warnung

Überfällige Rechnungen können Ihre Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen und zu Verzugsstrafen führen. Überprüfen Sie überfällige Rechnungen regelmäßig über den Überfällig-Filter in der Rechnungsliste.

Tipp

Richten Sie eine wöchentliche Erinnerung ein, um Rechnungen mit dem Status Erhalten und Teilweise bezahlt zu überprüfen, die sich ihrem dueDate nähern. Proaktive Zahlungen verhindern überfällige Situationen.

❌ Eine Eingangsrechnung stornieren

Um eine Rechnung zu stornieren:

1. Öffnen Sie die Rechnung (muss Entwurf, Erhalten oder Teilweise bezahlt sein).
2. Ändern Sie den Status auf Storniert.
3. Fügen Sie einen Grund in den Notizen hinzu (z. B. doppelter Eintrag, Gutschrift des Lieferanten ausgestellt).
4. Speichern.

Warnung

Wenn bereits eine Teilzahlung für eine zu stornierende Rechnung geleistet wurde, erfassen Sie die Rückerstattungs- oder Gutschriftsdetails im notes-Feld. Die stornierte Rechnung wird zu Prüfungszwecken aufbewahrt.

🔗 Abgleich mit Bestellungen

Um eine Rechnung mit der entsprechenden Bestellung abzugleichen:

1. Notieren Sie die referenceNumber auf der Rechnung (sollte die Bestellnummer enthalten).
2. Öffnen Sie die entsprechende Bestellung.
3. Vergleichen Sie die bestellten Mengen und Preise mit den in Rechnung gestellten Mengen und Preisen.
4. Klären Sie alle Unstimmigkeiten mit dem Lieferanten vor der Bestätigung.

🔍 Filtern und Suchen

Filtern Sie in der Liste der Eingangsrechnungen nach:

• Status – überfällige, teilweise bezahlte oder erhaltene Rechnungen anzeigen
• Suche nach Lieferantenname oder Rechnungsnummer
• Sortieren nach dueDate, um die Zahlung zu priorisieren

📊 Zusammenfassung der Verbindlichkeiten

Verfolgen Sie Ihre ausstehenden Lieferantenverbindlichkeiten, indem Sie Rechnungen in diesen Status überprüfen:

Status	Erforderliche Aktion
Entwurf	Überprüfen und bestätigen
Erhalten	Zahlung vor dueDate planen
Teilweise bezahlt	Restbetrag planen
Überfällig	Sofort bezahlen

🗑️ Eine Eingangsrechnung löschen

Rechnungen können aus der Listenansicht gelöscht werden. Dies ist endgültig.

Warnung

Löschen Sie keine Lieferantenrechnungen. Verwenden Sie den Status Storniert für versehentlich eingegebene Rechnungen oder für Gutschriften von Lieferanten. Das Löschen entfernt Ihre Prüfspur für Lieferantentransaktionen.

📂 Verwandte Themen

• Eine Eingangsrechnung erstellen
• Übersicht der Bestellungen – Verfolgen Sie Bestellungen, die zu Eingangsrechnungen führen