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🗂️ Eingangsrechnungen verwalten

Verfolgen Sie Lieferantenrechnungen vom Eingang bis zur Zahlung, überwachen Sie überfällige Verbindlichkeiten und führen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre Einkaufsausgaben.

📊 Statusübergänge​

VonNachAktion
EntwurfErhaltenLieferantenrechnung validieren und bestätigen
EntwurfStorniertVersehentlich eingegebene Rechnung stornieren
ErhaltenTeilweise bezahltEine Teilzahlung erfassen
ErhaltenBezahltVollständige Zahlung erfassen
ErhaltenÜberfälligAutomatisch, wenn dueDate überschritten wird
Teilweise bezahltBezahltRestzahlung erfassen
Teilweise bezahltÜberfälligAutomatisch, wenn dueDate überschritten wird
Erhalten/Teilweise bezahltStorniertDie Rechnung stornieren

:::info Statusänderung Der Status wird direkt in der Liste der Eingangsrechnungen geändert – klicken Sie auf das Status-Abzeichen in einer Zeile, um ein Dropdown zu öffnen und einen beliebigen Status auszuwählen (Entwurf, Erhalten, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Überfällig, Storniert). Sie können Überfällig auch manuell setzen. Sobald eine Rechnung Bezahlt oder Storniert ist, zeigt die Zeile ein festes Abzeichen ohne Dropdown an – sie ist gesperrt. :::

✏️ Eine Eingangsrechnung bearbeiten​

Was kann bearbeitet werden?​

Die Aktion Bearbeiten ist für jeden Status außer Bezahlt und Storniert verfügbar.

StatusBearbeitbar?
Entwurf✅ Ja
Erhalten✅ Ja
Teilweise bezahlt✅ Ja
Überfällig✅ Ja
Bezahlt❌ Bearbeiten ausgeblendet
Storniert❌ Bearbeiten ausgeblendet

✅ Eine erhaltene Rechnung bestätigen​

Wenn Sie die Rechnung des Lieferanten mit dem Gelieferten abgleichen:

  1. Vergleichen Sie Artikelmengen, Preise, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum mit der physischen Rechnung des Lieferanten (verwenden Sie Bearbeiten, falls etwas korrigiert werden muss)
  2. Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf das Status-Abzeichen und wählen Sie Erhalten
Tipp

Bestätigen Sie (Erhalten-Status) immer erst, nachdem Sie überprüft haben, dass die Rechnung mit dem übereinstimmt, was Sie tatsächlich erhalten haben. Streitigkeiten sind nach der Zahlung viel schwieriger zu klären.

💳 Eine Zahlung an einen Lieferanten erfassen​

Vollständige Zahlung​

Bei Zahlung des gesamten ausstehenden Betrags:

  1. Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf das Status-Abzeichen
  2. Wählen Sie Bezahlt

Teilzahlung​

Bei einer Teilzahlung:

  1. Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf das Status-Abzeichen
  2. Wählen Sie Teilweise bezahlt

Wenn der Restbetrag bezahlt wird, klicken Sie erneut auf das Status-Abzeichen und wählen Sie Bezahlt.

Info

Das System verfolgt den Zahlungsstatus über das Statusfeld. Für eine detaillierte Zahlungsaufschlüsselung (Beträge, Daten, Referenzen) verwenden Sie das notes-Feld, um jede Zahlungsrate zu dokumentieren.

⏰ Überfällige Rechnungen​

Eine Rechnung wird überfällig, wenn ihr dueDate überschritten wurde und sie nicht vollständig bezahlt wurde.

Überfällige Rechnungen verwalten​

  1. Überprüfen Sie Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurde
  2. Priorisieren Sie die Zahlung basierend auf der Lieferantenbeziehung und den Strafbedingungen
  3. Sobald bezahlt, setzen Sie den Status der Rechnung über das Status-Dropdown der Zeile auf Bezahlt
Warnung

Überfällige Rechnungen können Ihre Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen und zu Verzugsstrafen führen. Überprüfen Sie überfällige Rechnungen regelmäßig über den Überfällig-Filter in der Rechnungsliste.

Tipp

Richten Sie eine wöchentliche Erinnerung ein, um Rechnungen mit dem Status Erhalten und Teilweise bezahlt zu überprüfen, die sich ihrem dueDate nähern. Proaktive Zahlungen verhindern überfällige Situationen.

❌ Eine Eingangsrechnung stornieren​

Um eine Rechnung zu stornieren:

  1. Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf das Status-Abzeichen
  2. Wählen Sie Storniert
Warnung

Wenn bereits eine Teilzahlung für eine zu stornierende Rechnung geleistet wurde, erfassen Sie die Rückerstattungs- oder Gutschriftsdetails in den Notizen der Rechnung. Die stornierte Rechnung wird zu Prüfungszwecken aufbewahrt.

🔗 Abgleich mit Bestellungen​

Um eine Rechnung mit der entsprechenden Bestellung abzugleichen:

  1. Notieren Sie die referenceNumber auf der Rechnung (sollte die Bestellnummer enthalten)
  2. Öffnen Sie die entsprechende Bestellung
  3. Vergleichen Sie die bestellten Mengen und Preise mit den in Rechnung gestellten Mengen und Preisen
  4. Klären Sie alle Unstimmigkeiten mit dem Lieferanten vor der Bestätigung

📋 Listenaktionen​

Jede Rechnungszeile hat: Anzeigen, Bearbeiten, Löschen, sowie das klickbare Status-Abzeichen. Bearbeiten und Löschen werden ausgeblendet, sobald eine Rechnung Bezahlt oder Storniert ist (die Zeile ist gesperrt).

🔍 Filtern und Suchen​

In der Liste der Eingangsrechnungen können Sie:

  • Nach einem Datumsbereich filtern (Von / Bis)
  • Nach Lieferantenname oder Rechnungsnummer suchen

📊 Zusammenfassung der Verbindlichkeiten​

Verfolgen Sie Ihre ausstehenden Lieferantenverbindlichkeiten, indem Sie Rechnungen in diesen Status überprüfen:

StatusErforderliche Aktion
EntwurfÜberprüfen und bestätigen
ErhaltenZahlung vor dueDate planen
Teilweise bezahltRestbetrag planen
ÜberfälligSofort bezahlen

🗑️ Eine Eingangsrechnung löschen​

Rechnungen können aus der Listenansicht gelöscht werden (jeder Status außer Bezahlt oder Storniert). Dies ist endgültig.

Warnung

Vermeiden Sie das Löschen von Lieferantenrechnungen. Verwenden Sie den Status Storniert für versehentlich eingegebene Rechnungen oder für Gutschriften von Lieferanten. Das Löschen entfernt Ihre Prüfspur für Lieferantentransaktionen.

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