✏️ Eine Eingangsrechnung erstellen
Erfassen Sie Rechnungen, die Sie von Lieferanten für gekaufte Waren und Dienstleistungen erhalten haben. Eine Eingangsrechnung stellt Geld dar, das Sie einem Lieferanten schulden, und verfolgt es bis zur Zahlung.
Schritte zur Erstellung
- Gehen Sie im Hauptmenü zu Eingangsrechnungen.
- Klicken Sie auf + Neue Eingangsrechnung (oben rechts).
- Füllen Sie das Formular aus (siehe Abschnitte unten).
- Klicken Sie auf Rechnung erstellen.
Lieferantendetails
| Feld | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Lieferantenname | ✅ | Name des Lieferantenunternehmens oder der Einzelperson |
| — | E-Mail-Adresse des Lieferanten | |
| Telefon | — | Kontaktnummer des Lieferanten mit Ländervorwahl |
| Adresse | — | Vollständige Geschäftsadresse des Lieferanten |
Lieferantendetails werden bei jeder Eingangsrechnung manuell eingegeben. Bei wiederkehrenden Lieferanten kopieren Sie die Details aus einer früheren Rechnung oder verweisen auf die ursprüngliche Bestellung.
Rechnungsdetails
| Feld | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum | ✅ | Datum der Lieferantenrechnung – standardmäßig heute |
| Fälligkeitsdatum | — | Zahlungsfälligkeitsdatum; Rechnungen nach diesem Datum werden überfällig |
| Referenz | — | Ihre interne Referenz (z. B. Bestellnummer, Lieferscheinnummer) |
| Status | — | Aktueller Status – standardmäßig Entwurf |
Legen Sie immer ein Fälligkeitsdatum für Rechnungen fest, bei denen eine Zahlungsfrist gilt. Rechnungen, die ihr Fälligkeitsdatum ohne vollständige Zahlung überschreiten, gelten automatisch als überfällig, was Ihnen hilft, Zahlungen zu priorisieren.
Verwenden Sie Referenz, um die Rechnung mit Ihrer Bestellnummer oder dem Lieferschein des Lieferanten zu verknüpfen. Dies erleichtert die Abstimmung und Prüfung erheblich.
Artikeltabelle
Jede Zeile repräsentiert ein Produkt oder eine Dienstleistung auf der Rechnung des Lieferanten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Artikeldetails | Produkt- oder Dienstleistungsname (zur Suche im Produktkatalog tippen), mit optionalem Beschreibungsfeld darunter |
| Menge | Anzahl der erhaltenen Einheiten |
| Einheit | Maßeinheit (z. B. Einheit, Stk., Kg, Box) |
| UVP | Unverbindliche Preisempfehlung – wird automatisch aus dem Produktkatalog ausgefüllt |
| Preis | Preis pro Einheit gemäß Lieferantenrechnung |
| Rabatt | Rabatt in Prozent (%) gemäß Lieferantenrechnung |
| Steuer (%) | GST- oder anderer Steuersatz in Prozent |
| Betrag | Zeilensumme – automatisch berechnet (schreibgeschützt) |
Geben Sie die Preise genau so ein, wie sie auf der Rechnung des Lieferanten angegeben sind. Jede Abweichung zwischen dem, was Sie erfasst haben, und dem, was der Lieferant in Rechnung gestellt hat, wird bei der Abstimmung angezeigt.
Artikel hinzufügen
- + Neue Zeile hinzufügen – fügt eine leere Zeile am Ende hinzu
- + Artikel in großen Mengen hinzufügen – öffnet einen Produktauswahldialog, um mehrere Artikel auf einmal auszuwählen und hinzuzufügen
Dialog für Massenhinzufügung
- Klicken Sie auf + Artikel in großen Mengen hinzufügen.
- Suchen Sie mit der Suchleiste nach Produkten.
- Wählen Sie die gewünschten Produkte aus – verwenden Sie Alle auswählen, um alle auszuwählen.
- Legen Sie die Mengen mit den +/− Tasten fest.
- Klicken Sie auf Artikel hinzufügen, um alle ausgewählten Artikel auf einmal einzufügen.
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Notizen & Allgemeine Geschäftsbedingungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Notizen | Interne Notizen, Zahlungsanweisungen oder Anmerkungen (z. B. "Rechnung für Softwareverlängerung - zur Überprüfung ausstehend") |
| Allgemeine Geschäftsbedingungen | Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen oder Annahmebedingungen des Lieferanten |
Summenfeld
| Zeile | Beschreibung |
|---|---|
| Zwischensumme | Summe aller Artikelbeträge |
| Gesamtrabatt | Gesamtrabattbetrag über alle Artikel |
| Steuer | Gesamtsteuerbetrag über alle Artikel |
| Versandkosten | Fracht-, Bearbeitungs- oder Verpackungskosten auf der Lieferantenrechnung |
| Anpassung | Positive oder negative Anpassung des Endbetrags (z. B. Rundung) |
| Gesamt | Gesamtsumme = Zwischensumme − Rabatt + Steuer + Versand ± Anpassung |
Die Gesamtsumme Ihrer Eingangsrechnung sollte mit der Gesamtsumme auf der physischen Rechnung des Lieferanten übereinstimmen. Wenn sie abweichen, überprüfen Sie Preisunterschiede, zusätzliche Gebühren oder Rundungsprobleme, bevor Sie die Zahlung erfassen.
Aktionsschaltflächen
| Schaltfläche | Modus | Aktion |
|---|---|---|
| Rechnung erstellen | Neu | Speichert die neue Eingangsrechnung |
| Rechnung aktualisieren | Bearbeiten | Speichert Änderungen an einer bestehenden Rechnung |
| Abbrechen | Beide | Verwirft Änderungen und kehrt zur Liste der Eingangsrechnungen zurück |
Rechnung vs. Eingangsrechnung
| Eingangsrechnung | Verkaufsrechnung | |
|---|---|---|
| Richtung | Geld, das Sie dem Lieferanten schulden | Geld, das Ihnen ein Kunde schuldet |
| Erstellt von | Sie, basierend auf der Rechnung des Lieferanten | Sie, für Ihren Kunden |
| Verfolgt | Ihre Verbindlichkeiten/Ausgaben | Ihre Forderungen/Einnahmen |
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