Rechnungen bearbeiten
Verstehen Sie die Bearbeitungsregeln und wie Sie Korrekturen an Rechnungen in verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus vornehmen.
📋 Bearbeitungsregeln nach Status
| Status | Bearbeitbar? | Anmerkungen |
|---|---|---|
| Entwurf | ✅ Vollzugriff | Alle Felder bearbeitbar |
| Ausstehend / Gesendet | ⚠️ Begrenzt | Nur Kopfzeilenbearbeitung; zum Stornieren "Abbrechen" verwenden |
| Bezahlt / Teilweise bezahlt / Geteilte Zahlung | 🔒 Eingeschränkt | Gutschrift (CRN) für Korrekturen verwenden |
| Überfällig | ⚠️ Begrenzt | Nur Zahlungserfassung |
| Storniert | ❌ Nicht bearbeitbar | Neue Rechnung erstellen |
:::warning Prüfkonformität Die Einschränkung von Bearbeitungen an endgültigen Rechnungen bewahrt den buchhalterischen Prüfpfad und die GST-Konformität. :::
✏️ Entwurfsrechnungen bearbeiten
Entwurfsrechnungen haben vollen Bearbeitungszugriff – alle Felder können frei geändert werden.
Schritte
- Gehen Sie zu Rechnungen
- Filtern Sie nach dem Status Entwurf
- Klicken Sie auf die Rechnung oder verwenden Sie das Menü Aktionen (⋮) → Bearbeiten
- Ändern Sie beliebige Felder: Kunde, Artikel, Preise, Daten, Lieferart, Dokumenttyp
- Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um die Bearbeitung fortzusetzen, oder auf Speichern und Finalisieren, um sie festzuschreiben
:::tip Automatisches Speichern Das Formular speichert Ihren Entwurf alle 15 Sekunden automatisch, sodass Ihre Arbeit nie verloren geht. :::
✏️ Ausstehende / Gesendete Rechnungen bearbeiten
Für Rechnungen im Status "Ausstehend" oder "Gesendet":
- Begrenzte Bearbeitungen (Notizen, Fälligkeitsdatum können erlaubt sein)
- Um Korrekturen an Beträgen/Artikeln vorzunehmen: Stornieren Sie die Rechnung und erstellen Sie eine neue, ODER stellen Sie eine Gutschrift (CRN) aus
📝 Eine Gutschrift ausstellen (Für bezahlte Rechnungen)
Eine Gutschrift reduziert den Wert einer bereits bezahlten Rechnung – die korrekte, GST-konforme Methode für Korrekturen.
Wie man eine Gutschrift ausstellt
- Gehen Sie zu Rechnungen → klicken Sie auf die bezahlte Rechnung
- Klicken Sie auf Rechnung erstellen → Wählen Sie den Dokumenttyp: CRN (Gutschrift)
- Referenzieren Sie die ursprüngliche Rechnung
- Geben Sie die Artikel/Beträge ein, die gutgeschrieben werden sollen
- Speichern und finalisieren Sie die Gutschrift
Die Gutschrift (CRN) ist mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und erfasst die Anpassung in Ihren GST-Berichten.
🔢 Änderungen der Rechnungsnummer
Rechnungsnummern können nur geändert werden, solange sich die Rechnung noch im Entwurfs-Status befindet. Sobald sie finalisiert ist, ist die Nummer gesperrt.
💡 Bewährte Praktiken
- Verwenden Sie den Status Storniert (nicht löschen) für stornierbare endgültige Rechnungen
- Verwenden Sie Gutschrift (CRN) für finanzielle Korrekturen bei bezahlten Rechnungen
- Verwenden Sie Lastschrift (DBN), um den Wert bestehender Rechnungen bei Bedarf zu erhöhen
- Finalisieren Sie Entwürfe immer, bevor Sie sie an Kunden senden