Rechnungen löschen
Verstehen Sie, wann Rechnungen gelöscht werden können und welche Alternativen empfohlen werden, um die Konformität zu wahren.
🗑️ Löschregeln nach Status
| Status | Kann gelöscht werden? |
|---|---|
| Entwurf | ✅ Ja – jederzeit, ohne Einschränkungen |
| Storniert | ✅ Ja |
| Ausstehend / Gesendet | ⚠️ Stattdessen den Status "Storniert" verwenden |
| Bezahlt / Teilweise bezahlt / Geteilte Zahlung / Überfällig | ❌ Kann nicht gelöscht werden – Gutschrift verwenden |
:::warning Rechtliche Konformität Das Löschen von Rechnungen mit Zahlungen kann gegen Buchhaltungs- und GST-Vorschriften verstoßen. Verwenden Sie immer Gutschriften für bezahlte Rechnungen. :::
🗑️ Eine Entwurfsrechnung löschen
Entwurfsrechnungen können sicher gelöscht werden – sie wurden nicht an Kunden gesendet und beeinflussen die Buchhaltung nicht.
Schritte
- Gehen Sie zu Rechnungen
- Filtern Sie nach dem Status Entwurf (optional)
- Finden Sie die Entwurfsrechnung
- Klicken Sie auf Aktionen (⋮) → Löschen
- Bestätigen Sie die Löschung
- Die Rechnung wird dauerhaft entfernt
❌ Eine endgültige Rechnung für ungültig erklären (Stornieren statt löschen)
Für Rechnungen, die gesendet, aber noch nicht bezahlt wurden, verwenden Sie Stornieren anstelle von Löschen:
- Öffnen Sie die Rechnung
- Klicken Sie auf Aktionen → Status auf Storniert ändern
- Die Rechnung wird für ungültig erklärt und von den Umsatzberechnungen ausgeschlossen
- Ein Datensatz wird für Prüfungszwecke aufbewahrt
📝 Eine bezahlte Rechnung korrigieren
Für bezahlte Rechnungen, die korrigiert werden müssen:
- Stellen Sie eine Gutschrift (CRN) aus – reduziert den Rechnungswert
- Stellen Sie eine Lastschrift (DBN) aus – erhöht den Rechnungswert
Siehe Rechnungen bearbeiten für Anweisungen zu Gutschriften.
💡 Bewährte Praktiken
Tipp
- Niemals endgültige Rechnungen löschen – stornieren oder gutschreiben Sie sie stattdessen
- Entwurfsrechnungen können frei gelöscht werden
- Pflegen Sie einen Prüfpfad, indem Sie Statusänderungen dem Löschen vorziehen
- Wenn Sie regelmäßig Testrechnungen erstellen, löschen Sie diese als Entwürfe, bevor Sie sie endgültig machen