🗂️ Kostenvoranschläge verwalten
Nachdem Sie einen Kostenvoranschlag erstellt haben, verwalten Sie ihn über seinen gesamten Lebenszyklus — vom Entwurf und Versand über die Kundenreaktion bis hin zur Umwandlung oder zum Ablauf.
📊 Statusübergänge
| Von | Nach | Aktion |
|---|---|---|
| Entwurf | Gesendet | Kostenvoranschlag an Kunden senden |
| Entwurf | Abgelaufen | Automatisch, wenn das Datum validUntil überschritten wird |
| Gesendet | Akzeptiert | Kunde genehmigt den Kostenvoranschlag |
| Gesendet | Abgelehnt | Kunde lehnt den Kostenvoranschlag ab |
| Gesendet | Abgelaufen | Automatisch, wenn das Datum validUntil überschritten wird |
| Akzeptiert | InRechnungUmgewandelt | In Rechnung umwandeln |
:::info Status ändern Der Status wird direkt in der Kostenvoranschlagsliste geändert — klicken Sie auf das Status-Badge in der Zeile eines Kostenvoranschlags, um ein Dropdown zu öffnen und einen neuen Status auszuwählen (Entwurf, Gesendet, Akzeptiert, Abgelehnt, Abgelaufen). Sie müssen den Kostenvoranschlag dazu nicht öffnen. Sie können Abgelaufen auch manuell festlegen; das Dropdown enthält außerdem eine Option ⚡ RechnungErstellt, die eine Rechnung erstellt. Nach der Umwandlung zeigt die Zeile ein festes Badge RechnungErstellt ohne Dropdown. :::
✏️ Einen Kostenvoranschlag bearbeiten
Was kann bearbeitet werden?
Die Aktion Bearbeiten ist für jeden Status außer Akzeptiert und RechnungErstellt verfügbar — ein akzeptierter Kostenvoranschlag zeigt „Akzeptierter Kostenvoranschlag – kann nicht bearbeitet werden" an, und bei einem umgewandelten wird die Schaltfläche Bearbeiten vollständig ausgeblendet.
| Status | Bearbeitbar? |
|---|---|
| Entwurf | ✅ Alle Felder |
| Gesendet | ✅ Alle Felder |
| Akzeptiert | ❌ Schreibgeschützt |
| Abgelehnt | ✅ Alle Felder |
| Abgelaufen | ✅ Alle Felder |
| InRechnungUmgewandelt | ❌ Bearbeiten ausgeblendet |
Nehmen Sie alle Bearbeitungen vor, während sich der Kostenvoranschlag im Status Entwurf befindet, bevor Sie ihn senden. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag nach dem Senden ändern müssen, bearbeiten Sie ihn und senden Sie ihn erneut an den Kunden mit einer Erklärung, was sich geändert hat.
📤 Einen Kostenvoranschlag an einen Kunden senden
- Überprüfen Sie die Details des Kostenvoranschlags (öffnen Sie bei Bedarf Anzeigen)
- Klicken Sie in der Zeile des Kostenvoranschlags auf das Status-Badge und wählen Sie Gesendet
- Verwenden Sie die Aktion Drucken in der Zeile, um die PDF-Datei zu erstellen
- Teilen Sie sie per E-Mail oder Messaging mit dem Kunden
Statusänderungen werden als Teil des Kostenvoranschlags gespeichert. Das Setzen des Status auf Gesendet ist Ihr Nachweis, dass der Kunde ihn erhalten hat — das System versendet den Kostenvoranschlag nicht automatisch per E-Mail. Senden Sie das PDF-Dokument extern.
✅ Einen Kostenvoranschlag akzeptieren
Wenn ein Kunde Ihrem Angebot zustimmt:
- Klicken Sie in der Zeile des Kostenvoranschlags auf das Status-Badge
- Wählen Sie Akzeptiert
Der Kostenvoranschlag wird sofort als Akzeptiert markiert. Sie können von jedem noch nicht umgewandelten Kostenvoranschlag über die Aktion Rechnung erstellen eine Rechnung erstellen.
❌ Einen Kostenvoranschlag ablehnen
Wenn ein Kunde ablehnt:
- Klicken Sie in der Zeile des Kostenvoranschlags auf das Status-Badge
- Wählen Sie Abgelehnt
Ein abgelehnter Kostenvoranschlag wird für die Unterlagen aufbewahrt. Wenn der Kunde es sich anders überlegt, erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag — abgelehnte Kostenvoranschläge können nicht wieder geöffnet werden.
⏰ Umgang mit abgelaufenen Kostenvoranschlägen
Ein Kostenvoranschlag läuft automatisch ab, wenn das Datum validUntil überschritten ist und
sein Status Entwurf oder Gesendet ist.
Um einen Kunden nach Ablauf erneut zu kontaktieren:
- Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag (verwenden Sie den bestehenden als Referenz)
- Aktualisieren Sie bei Bedarf die Preise
- Legen Sie ein neues Datum
validUntilfest - Senden Sie den neuen Kostenvoranschlag
Abgelaufene Kostenvoranschläge können nicht in Rechnungen umgewandelt oder akzeptiert werden. Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag, wenn Sie den Kunden erneut kontaktieren möchten.
🗑️ Einen Kostenvoranschlag löschen
Kostenvoranschläge können aus der Listenansicht über die Löschaktion gelöscht werden. Dies ist endgültig.
Löschen Sie nur Kostenvoranschläge, die versehentlich erstellt wurden. Für Geschäftsunterlagen und Audits ist es besser, Kostenvoranschläge als Abgelehnt zu markieren oder sie als Abgelaufen zu belassen, anstatt sie zu löschen.
🔍 Kostenvoranschläge filtern und suchen
In der Liste der Kostenvoranschläge können Sie:
- Nach Status filtern, um alle Entwürfe, gesendeten oder akzeptierten Kostenvoranschläge anzuzeigen
- Nach Kundenname oder Kostenvoranschlagsnummer suchen
- Nach Datum sortieren
📋 Aktionen in der Kostenvoranschlagsliste
In der Listenansicht zeigt jeder Kostenvoranschlag:
- Kostenvoranschlagsnummer
- Kundenname
- Gesamtbetrag
- Status-Badge (klicken, um den Status zu ändern)
- Aktionen: Anzeigen, Bearbeiten, Drucken, Rechnung erstellen, Löschen
Hinweis: Bei einem umgewandelten Kostenvoranschlag (RechnungErstellt) werden die Aktionen Bearbeiten, Rechnung erstellen und Löschen ausgeblendet — nur Anzeigen und Drucken bleiben verfügbar.