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🗂️ Kostenvoranschläge verwalten

Nachdem Sie einen Kostenvoranschlag erstellt haben, verwalten Sie ihn über seinen gesamten Lebenszyklus – vom Entwurf und Versand über die Kundenreaktion bis hin zur Umwandlung oder zum Ablauf.

📊 Statusübergänge​

VonNachAktion
EntwurfGesendetKostenvoranschlag an Kunden senden
EntwurfAbgelaufenAutomatisch, wenn das gueltigBis Datum überschritten wird
GesendetAkzeptiertKunde genehmigt den Kostenvoranschlag
GesendetAbgelehntKunde lehnt den Kostenvoranschlag ab
GesendetAbgelaufenAutomatisch, wenn das gueltigBis Datum überschritten wird
AkzeptiertInRechnungUmgewandeltIn Rechnung umwandeln
Info

Statusübergänge zu Abgelaufen erfolgen automatisch basierend auf dem gueltigBis Datum. Sie müssen einen Kostenvoranschlag nicht manuell als abgelaufen markieren.

✏️ Einen Kostenvoranschlag bearbeiten​

Was kann bearbeitet werden?​

StatusBearbeitbar?
Entwurf✅ Alle Felder
Gesendet✅ Alle Felder
Akzeptiert❌ Schreibgeschützt
Abgelehnt❌ Schreibgeschützt
Abgelaufen❌ Schreibgeschützt
InRechnungUmgewandelt❌ Schreibgeschützt
Tipp

Machen Sie alle Bearbeitungen, während sich der Kostenvoranschlag im Status Entwurf befindet, bevor Sie ihn senden. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag nach dem Senden ändern müssen, bearbeiten Sie ihn (das System erlaubt Bearbeitungen an gesendeten Kostenvoranschlägen) und senden Sie ihn erneut an den Kunden mit einer Erklärung, was sich geändert hat.

📤 Einen Kostenvoranschlag an einen Kunden senden​

  1. Öffnen Sie den Kostenvoranschlag aus der Liste
  2. Überprüfen Sie alle Details – Artikel, Gültigkeitsdatum, Bedingungen
  3. Ändern Sie den Status auf Gesendet
  4. Speichern Sie den Kostenvoranschlag
  5. Verwenden Sie die Schaltfläche Drucken / PDF herunterladen, um das Dokument zu generieren
  6. Teilen Sie es per E-Mail oder Messaging
Info

Statusänderungen werden als Teil des Kostenvoranschlags gespeichert. Das Setzen des Status auf Gesendet ist Ihr Nachweis, dass der Kunde ihn erhalten hat – das System versendet den Kostenvoranschlag nicht automatisch per E-Mail. Senden Sie das PDF-Dokument extern.

✅ Einen Kostenvoranschlag akzeptieren​

Wenn ein Kunde Ihrem Angebot zustimmt:

  1. Öffnen Sie den Kostenvoranschlag
  2. Ändern Sie den Status auf Akzeptiert
  3. Speichern

Sobald er akzeptiert ist, wird die Schaltfläche "In Rechnung umwandeln" verfügbar.

❌ Einen Kostenvoranschlag ablehnen​

Wenn ein Kunde ablehnt:

  1. Öffnen Sie den Kostenvoranschlag
  2. Ändern Sie den Status auf Abgelehnt
  3. Fügen Sie optional eine Notiz zum Grund hinzu
  4. Speichern

Ein abgelehnter Kostenvoranschlag wird für die Unterlagen aufbewahrt. Wenn der Kunde es sich anders überlegt, erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag – abgelehnte Kostenvoranschläge können nicht wieder geöffnet werden.

⏰ Umgang mit abgelaufenen Kostenvoranschlägen​

Ein Kostenvoranschlag läuft automatisch ab, wenn das gueltigBis Datum überschritten ist und sein Status Entwurf oder Gesendet ist.

Um einen Kunden nach Ablauf erneut zu kontaktieren:

  1. Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag (verwenden Sie den bestehenden als Referenz)
  2. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Preise
  3. Legen Sie ein neues gueltigBis Datum fest
  4. Senden Sie den neuen Kostenvoranschlag
Warnung

Abgelaufene Kostenvoranschläge können nicht in Rechnungen umgewandelt oder akzeptiert werden. Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag, wenn Sie den Kunden erneut kontaktieren möchten.

🗑️ Einen Kostenvoranschlag löschen​

Kostenvoranschläge können aus der Listenansicht über die Löschaktion gelöscht werden. Dies ist endgültig.

Warnung

Löschen Sie nur Kostenvoranschläge, die versehentlich erstellt wurden. Für Geschäftsunterlagen und Audits ist es besser, Kostenvoranschläge als Abgelehnt zu markieren oder sie als Abgelaufen zu belassen, anstatt sie zu löschen.

🔍 Kostenvoranschläge filtern und suchen​

In der Liste der Kostenvoranschläge können Sie:

  • Nach Status filtern, um alle Entwürfe, gesendeten oder akzeptierten Kostenvoranschläge anzuzeigen
  • Nach Kundennamen oder Kostenvoranschlagsnummer suchen
  • Nach Datum sortieren

📋 Aktionen in der Kostenvoranschlagsliste​

In der Listenansicht zeigt jeder Kostenvoranschlag:

  • Kostenvoranschlagsnummer
  • Kundenname
  • Gesamtbetrag
  • Status-Badge
  • Aktionen: Anzeigen, Bearbeiten, Löschen

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