🔄 Einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln
Wenn Sie bereit sind, einem Kunden ein Angebot in Rechnung zu stellen, verwenden Sie die Aktion Rechnung erstellen beim Kostenvoranschlag — dessen Kunde und Positionen werden in ein neues Rechnungsformular übernommen, bereit zur Überprüfung und zum Speichern.
✅ Wann Sie eine Rechnung erstellen können
Die Aktion Rechnung erstellen ist bei jedem Kostenvoranschlag verfügbar, der noch nicht umgewandelt wurde. Sie wird typischerweise verwendet, nachdem der Kunde akzeptiert hat, aber die App zwingt den Kostenvoranschlag nicht zuerst in den Status Akzeptiert.
| Status | Kann Rechnung erstellen? |
|---|---|
| Entwurf | ✅ Ja (üblicherweise zuerst senden/akzeptieren lassen) |
| Gesendet | ✅ Ja |
| Akzeptiert | ✅ Ja — der Normalfall |
| Abgelehnt | ✅ Ja |
| Abgelaufen | ✅ Ja |
| RechnungErstellt (bereits umgewandelt) | ❌ Nein — Aktion ist ausgeblendet |
Es ist weiterhin bewährte Praxis, den Kostenvoranschlag als Akzeptiert zu markieren, bevor Sie die Rechnung erstellen, damit Ihre Unterlagen zeigen, dass der Kunde das Angebot genehmigt hat.
🔄 Schritte zum Erstellen der Rechnung
- Finden Sie den Kostenvoranschlag in der Liste Kostenvoranschläge
- Klicken Sie in seiner Zeile auf die Aktion Rechnung erstellen (Quittungssymbol) — oder wählen Sie ⚡ RechnungErstellt aus dem Status-Dropdown der Zeile
- Das Formular Neue Rechnung öffnet sich vorausgefüllt mit dem Kunden und den Positionen des Kostenvoranschlags
- Überprüfen Sie alles — Kunde, Artikel, Steuersätze, Versand
- Fügen Sie bei Bedarf die Zahlungsdetails / Daten hinzu
- Klicken Sie auf Rechnung speichern, um die Rechnung zu erstellen
Das Erstellen einer Rechnung öffnet das Erstellungsformular der Rechnung mit vorausgefüllten Daten; die Rechnung wird erst gespeichert, wenn Sie auf Rechnung speichern klicken. Überprüfen Sie die Beträge und Steuern vor dem Speichern.
📋 Was übernommen wird
| Feld | In das Rechnungsformular kopiert? |
|---|---|
| Kunde (Name, E-Mail, Telefon) | ✅ Ja |
| Alle Positionen (Produkt, Menge, Preis, Rabatt, Steuer) | ✅ Ja |
| Versandkosten | ✅ Ja |
| Ein Link zurück zum ursprünglichen Kostenvoranschlag (Nummer & ID) | ✅ Ja |
| Kundennotizen | ❌ Nein — bei Bedarf erneut auf der Rechnung eingeben |
| Allgemeine Geschäftsbedingungen | ❌ Nein — bei Bedarf erneut auf der Rechnung eingeben |
| Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag | ✅ Neu aus den Positionen berechnet |
| Kostenvoranschlagsnummer | ❌ Nein — beim Speichern wird eine neue Rechnungsnummer zugewiesen |
| Kostenvoranschlagsdatum / gültig bis | ❌ Nein — legen Sie das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum fest |
🔗 Verknüpfung von Kostenvoranschlag & Rechnung
Sobald Sie die erstellte Rechnung speichern, wird der ursprüngliche Kostenvoranschlag als RechnungErstellt markiert und zeigt ein festes Badge (kein Status-Dropdown), und seine Aktionen Bearbeiten, Rechnung erstellen und Löschen werden ausgeblendet — nur Anzeigen und Drucken bleiben verfügbar.
Sobald ein Kostenvoranschlag den Status RechnungErstellt hat, kann er nicht erneut umgewandelt werden. Um demselben Kunden erneut eine Rechnung zu stellen:
- Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag, oder
- Erstellen Sie eine neue Rechnung manuell
✍️ Nach der Erstellung — Was als Nächstes zu tun ist
- Überprüfen Sie die vorausgefüllte Rechnung — Kunde, Artikel, Steuersätze, Versand
- Legen Sie das Rechnungs-/Zahlungsdatum nach Bedarf fest
- Bestätigen Sie, dass die GST-/Steuerklassen für jeden Artikel korrekt sind
- Speichern Sie die Rechnung, um sie zu erstellen
- Drucken/teilen Sie die Rechnungs-PDF mit dem Kunden
Die Rechnung wird erst erstellt, wenn Sie auf Rechnung speichern klicken — überprüfen Sie zuerst die Beträge, Daten und Steuerberechnungen. Notizen und Bedingungen werden nicht vom Kostenvoranschlag übernommen, geben Sie diese bei Bedarf erneut auf der Rechnung ein.
📊 Vorher vs. Nachher der Umwandlung
| Kostenvoranschlag | Erstellte Rechnung | |
|---|---|---|
| Nummer | EST-0001 | INV-0052 (automatisch zugewiesen) |
| Status | RechnungErstellt | Entwurf → Gesendet → Bezahlt |
| Daten | Kostenvoranschlagsdatum + Gültig bis | Rechnungsdatum + Fälligkeitsdatum |
| Zweck | Angebot — unverbindlich | Rechtliches Rechnungsdokument |
| Aktion | Wartet auf Genehmigung | Wartet auf Zahlung |
❓ Häufige Szenarien
Kunde hat akzeptiert, möchte aber Änderungen
- Erstellen Sie noch keine Rechnung aus dem ursprünglichen Kostenvoranschlag
- Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag (oder duplizieren Sie den ursprünglichen)
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
- Markieren Sie den neuen Kostenvoranschlag als Akzeptiert
- Verwenden Sie Rechnung erstellen beim überarbeiteten Kostenvoranschlag
Rechnung muss schnell nach mündlicher Zusage ausgestellt werden
- Setzen Sie in der Zeile des Kostenvoranschlags den Status auf Akzeptiert
- Klicken Sie auf die Aktion Rechnung erstellen
- Legen Sie auf der vorausgefüllten Rechnung das Rechnungsdatum fest und speichern Sie
- Drucken/teilen Sie die Rechnung
Kunde hat einen Teil des Kostenvoranschlags akzeptiert
- Erstellen Sie keine Rechnung aus dem ursprünglichen Kostenvoranschlag
- Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag nur mit den akzeptierten Artikeln
- Markieren Sie ihn als Akzeptiert
- Verwenden Sie Rechnung erstellen beim Kostenvoranschlag mit teilweisem Umfang