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🔄 Einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln

Wenn ein Kunde Ihren Kostenvoranschlag akzeptiert, können Sie ihn mit einer einzigen Aktion direkt in eine Steuerrechnung umwandeln – alle Positionen, Preise und Details werden automatisch übernommen.

✅ Voraussetzungen für die Umwandlung​

Ein Kostenvoranschlag kann nur in eine Rechnung umgewandelt werden, wenn er den Status Akzeptiert hat.

StatusKann umgewandelt werden?
Entwurf❌ Nein – zuerst senden und Genehmigung einholen
Gesendet❌ Nein – auf Kundenakzeptanz warten
Akzeptiert✅ Ja – bereit zur Umwandlung
Abgelehnt❌ Nein
Abgelaufen❌ Nein
InRechnungUmgewandelt / "Rechnung generiert"❌ Nein – bereits umgewandelt
Tipp

Wenn ein Kunde mündlich oder per Nachricht (nicht über das System) akzeptiert, ändern Sie zuerst den Status des Kostenvoranschlags manuell auf Akzeptiert und fahren Sie dann mit der Umwandlung fort.

🔄 Schritte zur Umwandlung​

  1. Öffnen Sie den Kostenvoranschlag mit dem Status Akzeptiert
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "In Rechnung umwandeln"
  3. Eine neue Rechnung wird erstellt und automatisch geöffnet
  4. Überprüfen Sie die generierte Rechnung – verifizieren Sie Daten, Steuersätze und Kundendetails
  5. Legen Sie das rechnungsDatum und das faelligkeitsDatum auf der Rechnung fest
  6. Speichern Sie die Rechnung
Info

Die Schaltfläche "In Rechnung umwandeln" ist nur sichtbar, wenn der Status des Kostenvoranschlags Akzeptiert ist. Sie verschwindet dauerhaft, sobald der Kostenvoranschlag umgewandelt wurde.

📋 Was wird übernommen​

FeldVom Kostenvoranschlag kopiert?
Kundenname✅ Ja
Kunden-E-Mail und Telefon✅ Ja
Alle Positionen (Produkt, Menge, Preis, Rabatt, Steuer)✅ Ja
versandkosten✅ Ja
notizen✅ Ja
geschaeftsbedingungen✅ Ja
Zwischensumme, Steuern und Gesamtberechnung✅ Neu aus den Positionen berechnet
Kostenvoranschlagsnummer❌ Nein – neue Rechnungsnummer wird zugewiesen
kostenvoranschlagsDatum und gueltigBis❌ Nein – neues rechnungsDatum und faelligkeitsDatum festlegen
Kostenvoranschlagsstatus❌ Nein – Rechnung beginnt als Entwurf

🔗 Verknüpfung von Kostenvoranschlag & Rechnung​

Nach der Umwandlung:

  • Der Status des Kostenvoranschlags ändert sich zu InRechnungUmgewandelt (angezeigt als "Rechnung generiert")
  • Der Kostenvoranschlag speichert die umgewandelteRechnungsId – einen Link zur generierten Rechnung
  • Sie können über diesen Link vom Kostenvoranschlag zur Rechnung navigieren
Warnung

Jeder Kostenvoranschlag kann nur einmal umgewandelt werden. Nach der Umwandlung ist der Kostenvoranschlag dauerhaft im Status "Rechnung generiert" gesperrt. Um eine weitere Rechnung für denselben Kunden auszustellen:

  • Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag und lassen Sie ihn genehmigen, oder
  • Erstellen Sie eine neue Rechnung manuell

✍️ Nach der Umwandlung – Was als Nächstes zu tun ist​

  1. Öffnen Sie die generierte Rechnung (navigieren Sie über den Link auf dem Kostenvoranschlag)
  2. Legen Sie das Rechnungsdatum auf heute (oder das tatsächliche Rechnungsdatum) fest
  3. Legen Sie das Fälligkeitsdatum basierend auf Ihren Zahlungsbedingungen fest
  4. Überprüfen Sie die Steuersätze – bestätigen Sie, dass die GST/Steuerklassen für jeden Artikel korrekt sind
  5. Ändern Sie den Status auf "Gesendet", wenn Sie bereit sind, an den Kunden zu senden
  6. Teilen Sie die Rechnungs-PDF mit dem Kunden
Tipp

Die generierte Rechnung beginnt im Status Entwurf, sodass Sie alles überprüfen können, bevor Sie sie senden. Senden Sie niemals eine Rechnung, ohne die Beträge, Daten und Steuerberechnungen zu überprüfen.

📊 Vorher vs. Nachher der Umwandlung​

KostenvoranschlagGenerierte Rechnung
NummerEST-0001INV-0052 (automatisch zugewiesen)
StatusRechnung generiertEntwurf → Gesendet → Bezahlt
DatenKostenvoranschlagsdatum + Gültig bisRechnungsdatum + Fälligkeitsdatum
ZweckAngebot – unverbindlichRechtliches Rechnungsdokument
AktionWarten auf GenehmigungWarten auf Zahlung

❓ Häufige Szenarien​

Kunde hat akzeptiert, möchte aber Änderungen​

  1. Wandeln Sie den ursprünglichen Kostenvoranschlag noch nicht um
  2. Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag (oder duplizieren Sie den ursprünglichen)
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
  4. Lassen Sie den neuen Kostenvoranschlag akzeptieren
  5. Wandeln Sie den überarbeiteten akzeptierten Kostenvoranschlag in eine Rechnung um

Rechnung muss schnell nach mündlicher Zusage ausgestellt werden​

  1. Öffnen Sie den Kostenvoranschlag
  2. Ändern Sie den Status auf Akzeptiert und speichern Sie
  3. Klicken Sie sofort auf "In Rechnung umwandeln"
  4. Legen Sie auf der Rechnung das heutige Datum als Rechnungsdatum fest
  5. Senden Sie die Rechnung

Kunde hat einen Teil des Kostenvoranschlags akzeptiert​

  1. Wandeln Sie den ursprünglichen Kostenvoranschlag nicht um
  2. Erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag nur mit den akzeptierten Artikeln
  3. Lassen Sie ihn akzeptieren
  4. Wandeln Sie den Kostenvoranschlag mit teilweisem Umfang in eine Rechnung um

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