Hop til hovedindhold

🗂️ Håndtering af indkøbsordrer

Spor indkøbsordrer fra oprettelse til afsendelse til leverandører, modtagelse af varer (helt eller delvist) og afslutning.

📊 Statusovergange​

FraTilHandling
KladdeSendtIndkøbsordre sendt til leverandør
KladdeAnnulleretAnnuller før afsendelse
SendtModtagetAlle bestilte varer modtaget
SendtDelvist modtagetNogle varer modtaget, resten afventer
SendtAnnulleretAnnuller efter afsendelse (leverandør kan ikke levere)
Delvist modtagetModtagetResterende varer ankommer
Delvist modtagetAnnulleretAnnuller resterende mængde

:::info Ændring af status Status ændres direkte i listen over indkøbsordrer — klik på status- badget på en række for at åbne en rullemenu og vælge en ny status. Når en indkøbsordre først har forladt Kladde, kan den ikke gå tilbage til Kladde. :::

✏️ Redigering af en indkøbsordre​

Hvad kan redigeres?​

Handlingen Rediger er tilgængelig for alle statusser undtagen Annulleret.

StatusRedigerbar?
Kladde✅ Ja
Sendt✅ Ja (informer leverandøren om eventuelle ændringer)
Modtaget✅ Ja
Delvist modtaget✅ Ja
Annulleret❌ Rediger skjult
advarsel

Rediger ikke en Sendt indkøbsordre uden at informere din leverandør. Ændringer efter afsendelse kan skabe forvirring om, hvad der blev aftalt. Hvis der kræves betydelige ændringer, skal du annullere den oprindelige indkøbsordre og oprette en ny.

📤 Afsendelse af en indkøbsordre til en leverandør​

  1. Bekræft alle varer, mængder, priser og den forventede leveringsdato (brug Rediger, hvis du skal ændre noget)
  2. Klik på indkøbsordrens række på statusbadget, og vælg Sendt
  3. Del indkøbsordrens oplysninger med leverandøren via e-mail eller en anden kanal

📦 Modtagelse af varer — Fuld modtagelse​

Når alle bestilte varer ankommer som forventet:

  1. Klik på indkøbsordrens række på statusbadget
  2. Vælg Modtaget
råd

Efter at have markeret en indkøbsordre som Modtaget, skal du oprette en Købsfaktura for at registrere leverandørens faktura og spore betaling.

📦 Modtagelse af varer — Delvis modtagelse​

Når kun nogle varer eller mængder er ankommet:

  1. Klik på indkøbsordrens række på statusbadget
  2. Vælg Delvist modtaget

Når de resterende varer ankommer, skal du klikke på statusbadget igen og vælge Modtaget.

information

Systemet sporer ikke automatisk, hvilke specifikke varer der er modtaget vs. afventende ved delvis modtagelse — brug feltet noter til at dokumentere, hvad der ankom i hver levering.

❌ Annullering af en indkøbsordre​

For at annullere en indkøbsordre, der ikke vil blive opfyldt:

  1. Klik på indkøbsordrens række på statusbadget
  2. Vælg Annulleret
advarsel

Annullering af en Sendt indkøbsordre skal meddeles direkte til leverandøren. Systemændringen opdaterer kun dine interne optegnelser.

🔗 Link til købsfakturaer​

Indkøbsordrer og købsfakturaer er separate dokumenter:

DokumentFormål
IndkøbsordreHvad du bad leverandøren om at levere
KøbsfakturaLeverandørens faktura for, hvad de faktisk leverede

Efter modtagelse af varer og modtagelse af leverandørens faktura:

  1. Opret en ny Købsfaktura
  2. Indtast referenceNumber = dit indkøbsordrenummer til afstemning
  3. Sammenlign indkøbsordremængder og priser med fakturaen

📋 Listehandlinger​

Hver indkøbsordre-række har: Vis, Rediger, Slet, samt det klikbare statusbadge. Handlingen Slet er skjult, når en indkøbsordre er Modtaget eller Delvist modtaget; Rediger er skjult, når en indkøbsordre er Annulleret.

🗑️ Sletning af en indkøbsordre​

Indkøbsordrer kan slettes fra listevisningen (kun Kladde, Sendt eller Annulleret). Dette er permanent.

advarsel

Slet kun indkøbsordrer, der er oprettet ved en fejl. For forretningsoptegnelser skal du bruge Annulleret-status i stedet for sletning.

🔍 Filtrering og søgning​

Fra listen over indkøbsordrer kan du:

  • Filtrere efter en datointerval (Fra / Til)
  • Søge efter leverandørnavn eller indkøbsordrenummer

📂 Relaterede emner​