Skip to main content

🗂️ Håndtering af indkøbsordrer

Spor indkøbsordrer fra oprettelse til afsendelse til leverandører, modtagelse af varer (helt eller delvist) og afslutning.

📊 Statusovergange​

FraTilHandling
KladdeSendtIndkøbsordre sendt til leverandør
KladdeAnnulleretAnnuller før afsendelse
SendtModtagetAlle bestilte varer modtaget
SendtDelvist modtagetNogle varer modtaget, resten afventer
SendtAnnulleretAnnuller efter afsendelse (leverandør kan ikke levere)
Delvist modtagetModtagetResterende varer ankommer
Delvist modtagetAnnulleretAnnuller resterende mængde

✏️ Redigering af en indkøbsordre​

Hvad kan redigeres?​

StatusRedigerbar?
Kladde✅ Alle felter
Sendt✅ Alle felter (med forsigtighed — informer leverandøren om ændringer)
Modtaget❌ Skrivebeskyttet
Delvist modtaget⚠️ Begrænset — tilføj noter
Annulleret❌ Skrivebeskyttet
warning

Rediger ikke en Sendt indkøbsordre uden at informere din leverandør. Ændringer efter afsendelse kan skabe forvirring om, hvad der blev aftalt. Hvis der kræves betydelige ændringer, skal du annullere den oprindelige indkøbsordre og oprette en ny.

📤 Afsendelse af en indkøbsordre til en leverandør​

  1. Åbn indkøbsordren i Kladde-status
  2. Bekræft alle varer, mængder, priser og expectedDeliveryDate
  3. Skift status til Sendt
  4. Gem
  5. Brug knappen Udskriv til at generere en PDF
  6. Send PDF'en til leverandøren via e-mail eller anden kanal

📦 Modtagelse af varer — Fuld modtagelse​

Når alle bestilte varer ankommer som forventet:

  1. Åbn indkøbsordren med Sendt-status
  2. Skift status til Modtaget
  3. Tilføj en note med leveringsdato eller reference, hvis det er nødvendigt
  4. Gem
tip

Efter at have markeret en indkøbsordre som Modtaget, skal du oprette en Købsfaktura for at registrere leverandørens faktura og spore betaling.

📦 Modtagelse af varer — Delvis modtagelse​

Når kun nogle varer eller mængder er ankommet:

  1. Åbn indkøbsordren med Sendt-status
  2. Skift status til Delvist modtaget
  3. Tilføj en note, der specificerer, hvad der blev modtaget, og hvad der stadig forventes
  4. Gem

Når de resterende varer ankommer:

  1. Åbn den Delvist modtagne indkøbsordre
  2. Skift status til Modtaget
  3. Gem
info

Systemet sporer ikke automatisk, hvilke specifikke varer der er modtaget vs. afventende ved delvis modtagelse — brug feltet noter til at dokumentere, hvad der ankom i hver levering.

❌ Annullering af en indkøbsordre​

For at annullere en indkøbsordre, der ikke vil blive opfyldt:

  1. Åbn indkøbsordren (skal være Kladde eller Sendt)
  2. Skift status til Annulleret
  3. Tilføj en note med årsagen (leverandør udsolgt, prisuenighed osv.)
  4. Gem
warning

Annullering af en Sendt indkøbsordre skal meddeles direkte til leverandøren. Systemændringen opdaterer kun dine interne optegnelser.

🔗 Link til købsfakturaer​

Indkøbsordrer og købsfakturaer er separate dokumenter:

DokumentFormål
IndkøbsordreHvad du bad leverandøren om at levere
KøbsfakturaLeverandørens faktura for, hvad de faktisk leverede

Efter modtagelse af varer og modtagelse af leverandørens faktura:

  1. Opret en ny Købsfaktura
  2. Indtast referenceNumber = dit indkøbsordrenummer til afstemning
  3. Sammenlign indkøbsordremængder og priser med fakturaen

🖨️ Udskrivning / Deling​

Brug knappen Udskriv på enhver indkøbsordre for at generere en delbar PDF med:

  • Indkøbsordrenummer og datoer
  • Leverandøroplysninger
  • Forventet leveringsdato
  • Specificeret ordre med priser
  • Vilkår og betingelser

🗑️ Sletning af en indkøbsordre​

Indkøbsordrer kan slettes fra listevisningen. Dette er permanent.

warning

Slet kun indkøbsordrer, der er oprettet ved en fejl, og som aldrig blev sendt til en leverandør. For forretningsoptegnelser skal du bruge Annulleret-status i stedet for sletning.

🔍 Filtrering og søgning​

Fra listen over indkøbsordrer kan du filtrere efter:

  • Status — se alle sendte, delvist modtagne eller modtagne ordrer
  • Søg efter leverandørnavn eller indkøbsordrenummer
  • Sorter efter ordredato eller forventet leveringsdato

📂 Relaterede emner​