Hop til hovedindhold

🗂️ Håndtering af købsfakturaer

Spor leverandørfakturaer fra modtagelse til betaling, overvåg forfaldne forpligtelser og vedligehold nøjagtige optegnelser over dine købsudgifter.

📊 Statusovergange​

FraTilHandling
KladdeModtagetValider og bekræft leverandørfaktura
KladdeAnnulleretAnnuller faktura indtastet ved en fejl
ModtagetDelvist betaltRegistrer en delvis betaling
ModtagetBetaltRegistrer fuld betaling
ModtagetForfaldenAutomatisk, når dueDate passerer
Delvist betaltBetaltRegistrer resterende betaling
Delvist betaltForfaldenAutomatisk, når dueDate passerer
Modtaget/Delvist betaltAnnulleretAnnuller fakturaen

:::info Ændring af status Status ændres direkte i listen over købsfakturaer — klik på statusbadget på en række for at åbne en rullemenu og vælge en hvilken som helst status (Kladde, Modtaget, Delvist betalt, Betalt, Forfalden, Annulleret). Du kan også indstille Forfalden manuelt. Når en faktura er Betalt eller Annulleret, viser rækken et fast badge uden rullemenu — den er låst. :::

✏️ Redigering af en købsfaktura​

Hvad kan redigeres?​

Handlingen Rediger er tilgængelig for alle statusser undtagen Betalt og Annulleret.

StatusRedigerbar?
Kladde✅ Ja
Modtaget✅ Ja
Delvist betalt✅ Ja
Forfalden✅ Ja
Betalt❌ Rediger skjult
Annulleret❌ Rediger skjult

✅ Bekræftelse af en modtaget faktura​

Når du verificerer leverandørens faktura mod det, der blev leveret:

  1. Krydstjek varemængder, priser, fakturadato og forfaldsdato mod leverandørens fysiske faktura (brug Rediger, hvis noget skal rettes)
  2. Klik på fakturaens række på statusbadget, og vælg Modtaget
råd

Bekræft altid (Modtaget-status) kun efter at have verificeret, at fakturaen matcher det, du faktisk har modtaget. Tvister er meget sværere at løse, efter betaling er foretaget.

💳 Registrering af en betaling til en leverandør​

Fuld betaling​

Når du betaler det fulde udestående beløb:

  1. Klik på fakturaens række på statusbadget
  2. Vælg Betalt

Delvis betaling​

Når du foretager en delbetaling:

  1. Klik på fakturaens række på statusbadget
  2. Vælg Delvist betalt

Når det resterende beløb er betalt, skal du klikke på statusbadget igen og vælge Betalt.

information

Systemet sporer betalingsstatus via statusfeltet. For detaljeret betalingsopdeling (beløb, datoer, referencer), brug notes-feltet til at dokumentere hver betalingsrate.

⏰ Forfaldne fakturaer​

En faktura bliver Forfalden, når dens dueDate er overskredet, og den ikke er blevet fuldt betalt.

Håndtering af forfaldne fakturaer​

  1. Gennemgå fakturaer, hvis forfaldsdato er overskredet
  2. Prioriter betaling baseret på leverandørforhold og strafgebyrer
  3. Når den er betalt, skal du sætte fakturaens status til Betalt fra rækkens statusrullemenu
advarsel

Forfaldne fakturaer kan påvirke dine leverandørforhold og kan medføre gebyrer for sen betaling. Gennemgå forfaldne fakturaer regelmæssigt fra Forfalden-filteret på fakturalisten.

råd

Indstil en ugentlig påmindelse om at gennemgå fakturaer med status Modtaget og Delvist betalt, der nærmer sig deres dueDate. Proaktiv betaling forhindrer forfaldne situationer.

❌ Annullering af en købsfaktura​

For at annullere en faktura:

  1. Klik på fakturaens række på statusbadget
  2. Vælg Annulleret
advarsel

Hvis der allerede er foretaget en delvis betaling på en faktura, du annullerer, skal du registrere refusions- eller kreditnotaoplysningerne i fakturaens noter. Den annullerede faktura bevares til revisionsformål.

🔗 Afstemning med indkøbsordrer​

For at verificere en faktura mod dens tilsvarende indkøbsordre:

  1. Noter referenceNumber på fakturaen (bør indeholde indkøbsordrenummeret)
  2. Åbn den tilsvarende indkøbsordre
  3. Sammenlign bestilte mængder og priser med fakturerede mængder og priser
  4. Løs eventuelle uoverensstemmelser med leverandøren, før du bekræfter

📋 Listehandlinger​

Hver fakturarække har: Vis, Rediger, Slet, samt det klikbare statusbadge. Rediger og Slet er skjult, når en faktura er Betalt eller Annulleret (rækken er låst).

🔍 Filtrering og søgning​

Fra listen over købsfakturaer kan du:

  • Filtrere efter en datointerval (Fra / Til)
  • Søge efter leverandørnavn eller fakturanummer

📊 Oversigt over gæld​

Spor dine udestående leverandørforpligtelser ved at gennemgå fakturaer i disse statusser:

StatusHandling påkrævet
KladdeVerificer og bekræft
ModtagetPlanlæg betaling før dueDate
Delvist betaltPlanlæg resterende saldo
ForfaldenBetal straks

🗑️ Sletning af en købsfaktura​

Fakturaer kan slettes fra listevisningen (alle statusser undtagen Betalt eller Annulleret). Dette er permanent.

advarsel

Undgå at slette leverandørfakturaer. Brug Annulleret-status for fakturaer, der er indtastet ved en fejl, eller for kreditnotaer fra leverandører. Sletning fjerner dit revisionsspor for leverandørtransaktioner.

📂 Relaterede emner​