Skip to main content

🗂️ Håndtering af købsfakturaer

Spor leverandørfakturaer fra modtagelse til betaling, overvåg forfaldne forpligtelser og vedligehold nøjagtige optegnelser over dine købsudgifter.

📊 Statusovergange​

FraTilHandling
KladdeModtagetValider og bekræft leverandørfaktura
KladdeAnnulleretAnnuller faktura indtastet ved en fejl
ModtagetDelvist betaltRegistrer en delvis betaling
ModtagetBetaltRegistrer fuld betaling
ModtagetForfaldenAutomatisk, når dueDate passerer
Delvist betaltBetaltRegistrer resterende betaling
Delvist betaltForfaldenAutomatisk, når dueDate passerer
Modtaget/Delvist betaltAnnulleretAnnuller fakturaen
info

Overgang til Forfalden er baseret på dueDate-feltet. Fakturaer uden en dueDate bliver ikke automatisk forfaldne.

✏️ Redigering af en købsfaktura​

Hvad kan redigeres?​

StatusRedigerbar?
Kladde✅ Alle felter
Modtaget⚠️ Begrænset — tilføj noter, opdater forfaldsdato
Delvist betalt❌ Skrivebeskyttet (undtagen noter)
Betalt❌ Skrivebeskyttet
Forfalden⚠️ Begrænset — kun noter
Annulleret❌ Skrivebeskyttet

✅ Bekræftelse af en modtaget faktura​

Når du verificerer leverandørens faktura mod det, der blev leveret:

  1. Åbn fakturaen i Kladde-status
  2. Krydstjek alle varemængder og priser mod leverandørens fysiske faktura
  3. Bekræft, at billDate matcher leverandørens fakturadato
  4. Bekræft, at dueDate afspejler aftalte betalingsbetingelser
  5. Skift status til Modtaget
  6. Gem
tip

Bekræft altid (Modtaget-status) kun efter at have verificeret, at fakturaen matcher det, du faktisk har modtaget. Tvister er meget sværere at løse, efter betaling er foretaget.

💳 Registrering af en betaling til en leverandør​

Fuld betaling​

Når du betaler det fulde udestående beløb:

  1. Åbn fakturaen med Modtaget-status
  2. Skift status til Betalt
  3. Tilføj en note med betalingsoplysninger (dato, reference, bankoverførsels-ID, checknummer)
  4. Gem

Delvis betaling​

Når du foretager en delbetaling:

  1. Åbn fakturaen med Modtaget-status
  2. Skift status til Delvist betalt
  3. Tilføj en note, der specificerer det betalte beløb og betalingsreference
  4. Gem

Når det resterende beløb er betalt:

  1. Åbn den Delvist betalte faktura
  2. Skift status til Betalt
  3. Tilføj betalingsoplysninger i noterne
  4. Gem
info

Systemet sporer betalingsstatus via statusfeltet. For detaljeret betalingsopdeling (beløb, datoer, referencer), brug notes-feltet til at dokumentere hver betalingsrate.

⏰ Forfaldne fakturaer​

En faktura bliver Forfalden, når dens dueDate er overskredet, og den ikke er blevet fuldt betalt.

Håndtering af forfaldne fakturaer​

  1. Filtrer listen over købsfakturaer efter Forfalden-status
  2. Prioriter betaling baseret på leverandørforhold og strafgebyrer
  3. Når den er betalt, skal du ændre status til Betalt og tilføje betalingsoplysninger
warning

Forfaldne fakturaer kan påvirke dine leverandørforhold og kan medføre gebyrer for sen betaling. Gennemgå forfaldne fakturaer regelmæssigt fra Forfalden-filteret på fakturalisten.

tip

Indstil en ugentlig påmindelse om at gennemgå fakturaer med Modtaget og Delvist betalt-status, der nærmer sig deres dueDate. Proaktiv betaling forhindrer forfaldne situationer.

❌ Annullering af en købsfaktura​

For at annullere en faktura:

  1. Åbn fakturaen (skal være Kladde, Modtaget eller Delvist betalt)
  2. Skift status til Annulleret
  3. Tilføj en årsag i noterne (f.eks. dobbelt indtastning, udstedt kreditnota fra leverandør)
  4. Gem
warning

Hvis der allerede er foretaget en delvis betaling på en faktura, du annullerer, skal du registrere refusions- eller kreditnotaoplysningerne i notes-feltet. Den annullerede faktura bevares til revisionsformål.

🔗 Afstemning med indkøbsordrer​

For at verificere en faktura mod dens tilsvarende indkøbsordre:

  1. Noter referenceNumber på fakturaen (bør indeholde indkøbsordrenummeret)
  2. Åbn den tilsvarende indkøbsordre
  3. Sammenlign bestilte mængder og priser med fakturerede mængder og priser
  4. Løs eventuelle uoverensstemmelser med leverandøren, før du bekræfter

🔍 Filtrering og søgning​

Fra listen over købsfakturaer kan du filtrere efter:

  • Status — se forfaldne, delvist betalte eller modtagne fakturaer
  • Søg efter leverandørnavn eller fakturanummer
  • Sorter efter dueDate for at prioritere betaling

📊 Oversigt over gæld​

Spor dine udestående leverandørforpligtelser ved at gennemgå fakturaer i disse statusser:

StatusHandling påkrævet
KladdeVerificer og bekræft
ModtagetPlanlæg betaling før dueDate
Delvist betaltPlanlæg resterende saldo
ForfaldenBetal straks

🗑️ Sletning af en købsfaktura​

Fakturaer kan slettes fra listevisningen. Dette er permanent.

warning

Slet ikke leverandørfakturaer. Brug Annulleret-status for fakturaer, der er indtastet ved en fejl, eller for kreditnotaer fra leverandører. Sletning fjerner dit revisionsspor for leverandørtransaktioner.

📂 Relaterede emner​