🔄 Konvertering af et overslag til faktura
Når du er klar til at fakturere en kunde for et tilbud, skal du bruge handlingen Generer faktura på overslaget — dets kunde og varelinjer overføres til en ny fakturaformular, klar til gennemgang og gemning.
✅ Hvornår kan du generere en faktura
Handlingen Generer faktura er tilgængelig på ethvert overslag, der ikke allerede er konverteret. Den bruges typisk, efter at kunden har accepteret, men appen tvinger ikke overslaget til status Accepteret først.
| Status | Kan generere faktura? |
|---|---|
| Kladde | ✅ Ja (normalt vil du sende/få accept først) |
| Sendt | ✅ Ja |
| Accepteret | ✅ Ja — det normale tilfælde |
| Afvist | ✅ Ja |
| Udløbet | ✅ Ja |
| FakturaGenereret (allerede konverteret) | ❌ Nej — handlingen er skjult |
Bedste praksis er stadig at markere overslaget som Accepteret, før du genererer fakturaen, så dine optegnelser viser, at kunden godkendte tilbuddet.
🔄 Trin til at generere fakturaen
- Find overslaget på listen Overslag
- Klik på handlingen Generer faktura (kvitteringsikon) på dets række — eller vælg ⚡ FakturaGenereret i rækkens statusrullemenu
- Formularen Ny faktura åbnes forudfyldt med overslagets kunde og varelinjer
- Gennemgå alt — kunde, varer, skattesatser, forsendelse
- Tilføj betalingsoplysninger/datoer efter behov
- Klik på Gem faktura for at oprette fakturaen
Generering af en faktura åbner fakturaens oprettelsesformular med dataene forudfyldt; fakturaen gemmes ikke, før du klikker på Gem faktura. Gennemgå beløb og skatter, før du gemmer.
📋 Hvad bliver overført
| Felt | Kopieres til fakturaformularen? |
|---|---|
| Kunde (navn, e-mail, telefon) | ✅ Ja |
| Alle varelinjer (produkt, antal, sats, rabat, skat) | ✅ Ja |
| Forsendelsesomkostninger | ✅ Ja |
| Et link tilbage til det oprindelige overslag (nummer & id) | ✅ Ja |
| Kundenoter | ❌ Nej — indtast igen på fakturaen, hvis nødvendigt |
| Vilkår og betingelser | ❌ Nej — indtast igen på fakturaen, hvis nødvendigt |
| Subtotal, skatter og total | ✅ Genberegnet ud fra varelinjerne |
| Overslagsnummer | ❌ Nej — der tildeles et nyt fakturanummer ved gemning |
| Overslagsdato / gyldig indtil | ❌ Nej — indstil fakturadato og forfaldsdato |
🔗 Link mellem overslag og faktura
Når du gemmer den genererede faktura, markeres det oprindelige overslag som FakturaGenereret og viser et fast mærke (ingen statusrullemenu), og dets handlinger Rediger, Generer faktura og Slet skjules — kun Vis og Udskriv er tilbage.
Når et overslag har status FakturaGenereret, kan det ikke konverteres igen. For at fakturere den samme kunde igen:
- Opret et nyt overslag, eller
- Opret en ny faktura manuelt
✍️ Efter generering — Hvad du skal gøre nu
- Gennemgå den forudfyldte faktura — kunde, varer, skattesatser, forsendelse
- Indstil faktura-/betalingsdatoerne efter behov
- Bekræft moms-/skattesatser for hver vare
- Gem faktura for at oprette den
- Udskriv/del faktura-PDF'en med kunden
Fakturaen oprettes ikke, før du klikker på Gem faktura — gennemgå beløb, datoer og skatteberegninger først. Noter og vilkår overføres ikke fra overslaget, så indtast dem igen på fakturaen, hvis du har brug for dem.
📊 Før vs. efter konvertering
| Overslag | Genereret faktura | |
|---|---|---|
| Nummer | EST-0001 | INV-0052 (automatisk tildelt) |
| Status | FakturaGenereret | Kladde → Sendt → Betalt |
| Datoer | Overslagsdato + Gyldig indtil | Fakturadato + Forfaldsdato |
| Formål | Tilbud — uforpligtende | Juridisk faktureringsdokument |
| Handling | Venter på godkendelse | Venter på betaling |
❓ Almindelige scenarier
Kunden har accepteret, men ønsker ændringer
- Generer ikke en faktura fra det oprindelige overslag endnu
- Opret et nyt overslag (eller dupliker det oprindelige)
- Foretag de ønskede ændringer
- Marker det nye overslag som Accepteret
- Brug Generer faktura på det reviderede overslag
Behov for at udstede faktura hurtigt efter mundtlig accept
- Sæt overslagets status til Accepteret på dets række
- Klik på handlingen Generer faktura
- Indstil fakturadatoen på den forudfyldte faktura, og gem
- Udskriv/del fakturaen
Kunden har accepteret en del af overslaget
- Generer ikke en faktura fra det oprindelige overslag
- Opret et nyt overslag med kun de accepterede varer
- Marker det som Accepteret
- Brug Generer faktura på overslaget med det delvise omfang