Přeskočit na hlavní obsah

🗂️ Správa nákupních faktur

Sledujte faktury od dodavatelů od přijetí až po zaplacení, monitorujte závazky po splatnosti a udržujte přesné záznamy o vašich nákupních výdajích.

📊 Přechody stavů​

ZDoAkce
KonceptPřijatoOvěřit a potvrdit fakturu dodavatele
KonceptZrušenoZrušit omylem zadanou fakturu
PřijatoČástečně zaplacenoZaznamenat částečnou platbu
PřijatoZaplacenoZaznamenat plnou platbu
PřijatoPo splatnostiAutomaticky, když uplyne dueDate
Částečně zaplacenoZaplacenoZaznamenat zbývající platbu
Částečně zaplacenoPo splatnostiAutomaticky, když uplyne dueDate
Přijato/Částečně zaplacenoZrušenoZrušit fakturu

:::info Změna stavu Stav se mění přímo v seznamu nákupních faktur — klikněte na odznak stavu u řádku, čímž otevřete rozbalovací nabídku a vyberete libovolný stav (Koncept, Přijato, Částečně zaplaceno, Zaplaceno, Po splatnosti, Zrušeno). Stav Po splatnosti lze nastavit i ručně. Jakmile je faktura Zaplacena nebo Zrušena, řádek zobrazuje pevný odznak bez rozbalovací nabídky — je uzamčen. :::

✏️ Úprava nákupní faktury​

Co lze upravit?​

Akce Upravit je dostupná pro každý stav kromě Zaplaceno a Zrušeno.

StavUpravitelné?
Koncept✅ Ano
Přijato✅ Ano
Částečně zaplaceno✅ Ano
Po splatnosti✅ Ano
Zaplaceno❌ Úprava skryta
Zrušeno❌ Úprava skryta

✅ Potvrzení přijaté faktury​

Když ověřujete fakturu dodavatele oproti tomu, co bylo dodáno:

  1. Zkontrolujte množství položek, ceny, datum faktury a datum splatnosti oproti fyzické faktuře dodavatele (v případě potřeby použijte Upravit)
  2. U řádku faktury klikněte na odznak stavu a zvolte Přijato
tip

Fakturu vždy potvrzujte (stav Přijato) až po ověření, že odpovídá tomu, co jste skutečně obdrželi. Spory se řeší mnohem obtížněji po provedení platby.

💳 Záznam platby dodavateli​

Plná platba​

Při placení celé dlužné částky:

  1. U řádku faktury klikněte na odznak stavu
  2. Zvolte Zaplaceno

Částečná platba​

Při provádění částečné platby:

  1. U řádku faktury klikněte na odznak stavu
  2. Zvolte Částečně zaplaceno

Když je zaplacena zbývající částka, klikněte znovu na odznak stavu a zvolte Zaplaceno.

informace

Systém sleduje stav platby prostřednictvím pole stavu. Pro podrobný rozpis plateb (částky, data, reference) použijte pole notes k dokumentaci každé splátky.

⏰ Faktury po splatnosti​

Faktura se stává Po splatnosti, když uplynulo její dueDate a nebyla plně zaplacena.

Správa faktur po splatnosti​

  1. Zkontrolujte faktury, jejichž datum splatnosti uplynulo
  2. Prioritizujte platby na základě vztahu s dodavatelem a podmínek penále
  3. Po zaplacení nastavte stav faktury na Zaplaceno v rozbalovací nabídce stavu u řádku
varování

Faktury po splatnosti mohou ovlivnit vaše vztahy s dodavateli a mohou být spojeny s poplatky za pozdní platbu. Pravidelně kontrolujte faktury po splatnosti pomocí filtru Po splatnosti v seznamu faktur.

tip

Nastavte si týdenní připomenutí ke kontrole faktur se stavem Přijato a Částečně zaplaceno, které se blíží svému dueDate. Proaktivní platba předchází situacím po splatnosti.

❌ Zrušení nákupní faktury​

Pro zrušení faktury:

  1. U řádku faktury klikněte na odznak stavu
  2. Zvolte Zrušeno
varování

Pokud byla na rušené faktuře již provedena částečná platba, zaznamenejte podrobnosti o vrácení peněz nebo dobropisu do poznámek k faktuře. Zrušená faktura je zachována pro účely auditu.

🔗 Odsouhlasení s nákupními objednávkami​

Pro ověření faktury oproti odpovídající nákupní objednávce:

  1. Poznamenejte si referenceNumber na faktuře (mělo by obsahovat číslo nákupní objednávky)
  2. Otevřete odpovídající nákupní objednávku
  3. Porovnejte objednaná množství a ceny s fakturovanými množstvími a cenami
  4. Vyřešte jakékoli nesrovnalosti s dodavatelem před potvrzením

📋 Akce v seznamu​

Každý řádek faktury má akce: Zobrazit, Upravit, Smazat a klikatelný odznak stavu. Upravit a Smazat jsou skryty, jakmile je faktura Zaplacena nebo Zrušena (řádek je uzamčen).

🔍 Filtrování a vyhledávání​

V seznamu nákupních faktur můžete:

  • Filtrovat podle rozsahu data (Od / Do)
  • Vyhledávat podle jména dodavatele nebo čísla faktury

📊 Souhrn závazků​

Sledujte své neuhrazené závazky vůči dodavatelům kontrolou faktur v těchto stavech:

StavPožadovaná akce
KonceptOvěřit a potvrdit
PřijatoNaplánovat platbu před dueDate
Částečně zaplacenoNaplánovat platbu zbývající částky
Po splatnostiZaplatit okamžitě

🗑️ Smazání nákupní faktury​

Faktury lze smazat ze zobrazení seznamu (v jakémkoli stavu kromě Zaplaceno nebo Zrušeno). Toto je trvalé.

varování

Nemažte faktury od dodavatelů. Použijte stav Zrušeno pro omylem zadané faktury nebo pro dobropisy od dodavatelů. Smazáním odstraníte auditní stopu pro transakce s dodavateli.

📂 Související témata​