Skip to main content

🗂️ Správa nákupních faktur

Sledujte faktury od dodavatelů od přijetí až po zaplacení, monitorujte závazky po splatnosti a udržujte přesné záznamy o vašich nákupních výdajích.

📊 Přechody stavů​

ZDoAkce
KonceptPřijatoOvěřit a potvrdit fakturu dodavatele
KonceptZrušenoZrušit omylem zadanou fakturu
PřijatoČástečně zaplacenoZaznamenat částečnou platbu
PřijatoZaplacenoZaznamenat plnou platbu
PřijatoPo splatnostiAutomaticky, když uplyne datumSplatnosti
Částečně zaplacenoZaplacenoZaznamenat zbývající platbu
Částečně zaplacenoPo splatnostiAutomaticky, když uplyne datumSplatnosti
Přijato/Částečně zaplacenoZrušenoZrušit fakturu
info

Přechod na stav Po splatnosti je založen na poli datumSplatnosti. Faktury bez dataSplatnosti se automaticky nestávají po splatnosti.

✏️ Úprava nákupní faktury​

Co lze upravit?​

StavUpravitelné?
Koncept✅ Všechna pole
Přijato⚠️ Omezeně — přidat poznámky, aktualizovat datum splatnosti
Částečně zaplaceno❌ Pouze pro čtení (kromě poznámek)
Zaplaceno❌ Pouze pro čtení
Po splatnosti⚠️ Omezeně — pouze poznámky
Zrušeno❌ Pouze pro čtení

✅ Potvrzení přijaté faktury​

Když ověřujete fakturu dodavatele oproti tomu, co bylo dodáno:

  1. Otevřete fakturu ve stavu Koncept
  2. Zkontrolujte všechna množství a ceny položek oproti fyzické faktuře dodavatele
  3. Ověřte, že datumFaktury odpovídá datu na faktuře dodavatele
  4. Potvrďte, že datumSplatnosti odráží dohodnuté platební podmínky
  5. Změňte stav na Přijato
  6. Uložte
tip

Vždy potvrďte (stav Přijato) až po ověření, že faktura odpovídá tomu, co jste skutečně obdrželi. Spory se řeší mnohem obtížněji po provedení platby.

💳 Záznam platby dodavateli​

Plná platba​

Při placení celé dlužné částky:

  1. Otevřete fakturu se stavem Přijato
  2. Změňte stav na Zaplaceno
  3. Přidejte poznámku s podrobnostmi o platbě (datum, reference, ID bankovního převodu, číslo šeku)
  4. Uložte

Částečná platba​

Při provádění částečné platby:

  1. Otevřete fakturu se stavem Přijato
  2. Změňte stav na Částečně zaplaceno
  3. Přidejte poznámku s uvedením zaplacené částky a platební reference
  4. Uložte

Když je zaplacena zbývající částka:

  1. Otevřete fakturu ve stavu Částečně zaplaceno
  2. Změňte stav na Zaplaceno
  3. Přidejte podrobnosti o platbě do poznámek
  4. Uložte
info

Systém sleduje stav platby prostřednictvím pole stavu. Pro podrobný rozpis plateb (částky, data, reference) použijte pole poznámky k dokumentaci každé splátky.

⏰ Faktury po splatnosti​

Faktura se stává po splatnosti, když uplynulo její datumSplatnosti a nebyla plně zaplacena.

Správa faktur po splatnosti​

  1. Filtrujte seznam nákupních faktur podle stavu Po splatnosti
  2. Prioritizujte platby na základě vztahu s dodavatelem a podmínek penále
  3. Po zaplacení změňte stav na Zaplaceno a přidejte podrobnosti o platbě
warning

Faktury po splatnosti mohou ovlivnit vaše vztahy s dodavateli a mohou být spojeny s poplatky za pozdní platbu. Pravidelně kontrolujte faktury po splatnosti pomocí filtru Po splatnosti v seznamu faktur.

tip

Nastavte si týdenní připomenutí ke kontrole faktur se stavem Přijato a Částečně zaplaceno, které se blíží svému datuSplatnosti. Proaktivní platba předchází situacím po splatnosti.

❌ Zrušení nákupní faktury​

Pro zrušení faktury:

  1. Otevřete fakturu (musí být ve stavu Koncept, Přijato nebo Částečně zaplaceno)
  2. Změňte stav na Zrušeno
  3. Přidejte důvod do poznámek (např. duplicitní záznam, vystaven dobropis od dodavatele)
  4. Uložte
warning

Pokud byla na rušené faktuře již provedena částečná platba, zaznamenejte podrobnosti o vrácení peněz nebo dobropisu do pole poznámky. Zrušená faktura je zachována pro účely auditu.

🔗 Odsouhlasení s nákupními objednávkami​

Pro ověření faktury oproti odpovídající nákupní objednávce:

  1. Poznamenejte si referenčníČíslo na faktuře (mělo by obsahovat číslo nákupní objednávky)
  2. Otevřete odpovídající nákupní objednávku
  3. Porovnejte objednaná množství a ceny s fakturovanými množstvími a cenami
  4. Vyřešte jakékoli nesrovnalosti s dodavatelem před potvrzením

🔍 Filtrování a vyhledávání​

V seznamu nákupních faktur filtrujte podle:

  • Stavu — zobrazte faktury po splatnosti, částečně zaplacené nebo přijaté
  • Vyhledávejte podle jména dodavatele nebo čísla faktury
  • Seřaďte podle dataSplatnosti pro prioritizaci plateb

📊 Souhrn závazků​

Sledujte své neuhrazené závazky vůči dodavatelům kontrolou faktur v těchto stavech:

StavPožadovaná akce
KonceptOvěřit a potvrdit
PřijatoNaplánovat platbu před datemSplatnosti
Částečně zaplacenoNaplánovat platbu zbývající částky
Po splatnostiZaplatit okamžitě

🗑️ Smazání nákupní faktury​

Faktury lze smazat ze seznamu. Toto je trvalé.

warning

Nemažte faktury od dodavatelů. Použijte stav Zrušeno pro omylem zadané faktury nebo pro dobropisy od dodavatelů. Smazáním odstraníte auditní stopu pro transakce s dodavateli.

📂 Související témata​