🗂️ ক্রয় আদেশ পরিচালনা
তৈরি থেকে শুরু করে বিক্রেতাদের কাছে পাঠানো, পণ্য গ্রহণ (সম্পূর্ণ বা আংশিকভাবে) এবং বন্ধ করা পর্যন্ত ক্রয় আদেশগুলি ট্র্যাক করুন।
📊 স্থিতি পরিবর্তন
| থেকে | প্রতি | ক্রিয়া |
|---|---|---|
| খসড়া | প্রেরিত | বিক্রেতার কাছে PO পাঠানো হয়েছে |
| খসড়া | বাতিল | পাঠানোর আগে বাতিল করুন |
| প্রেরিত | প্রাপ্ত | সমস্ত অর্ডার করা পণ্য প্রাপ্ত হয়েছে |
| প্রেরিত | আংশিকভাবে প্রাপ্ত | কিছু পণ্য প্রাপ্ত হয়েছে, বাকিগুলি মুলতুবি |
| প্রেরিত | বাতিল | পাঠানোর পরে বাতিল করুন (বিক্রেতা পূরণ করতে অক্ষম) |
| আংশিকভাবে প্রাপ্ত | প্রাপ্ত | বাকি পণ্য এসেছে |
| আংশিকভাবে প্রাপ্ত | বাতিল | বাকি পরিমাণ বাতিল করুন |
✏️ একটি ক্রয় আদেশ সম্পাদনা করা
কী সম্পাদনা করা যেতে পারে?
| স্থিতি | সম্পাদনাযোগ্য? |
|---|---|
| খসড়া | ✅ সমস্ত ক্ষেত্র |
| প্রেরিত | ✅ সমস্ত ক্ষেত্র (সতর্কতার সাথে — বিক্রেতাকে পরিবর্তন সম্পর্কে জানান) |
| প্রাপ্ত | ❌ শুধুমাত্র পঠনযোগ্য |
| আংশিকভাবে প্রাপ্ত | ⚠️ সীমিত — নোট যোগ করুন |
| বাতিল | ❌ শুধুমাত্র পঠনযোগ্য |
আপনার বিক্রেতাকে না জানিয়ে একটি প্রেরিত PO সম্পাদনা করবেন না। পাঠানোর পরে পরিবর্তনগুলি কী সম্মত হয়েছিল সে সম্পর্কে বিভ্রান্তি সৃষ্টি করতে পারে। যদি উল্লেখযোগ্য পরিবর্তনের প্রয়োজন হয়, তবে মূল PO বাতিল করুন এবং একটি নতুন তৈরি করুন।
📤 একজন বিক্রেতার কাছে একটি ক্রয় আদেশ পাঠানো
১. খসড়া স্থিতিতে PO খুলুন
২. সমস্ত আইটেম, পরিমাণ, মূল্য এবং expectedDeliveryDate যাচাই করুন
৩. স্থিতি পরিবর্তন করে প্রেরিত করুন
৪. সংরক্ষণ করুন
৫. একটি PDF তৈরি করতে প্রিন্ট বোতামটি ব্যবহার করুন
৬. ইমেল বা অন্য চ্যানেলের মাধ্যমে বিক্রেতার কাছে PDF পাঠান
📦 পণ্য গ্রহণ — সম্পূর্ণ প্রাপ্তি
যখন সমস্ত অর্ডার করা আইটেম প্রত্যাশিতভাবে আসে:
১. প্রেরিত স্থিতিতে PO খুলুন ২. স্থিতি পরিবর্তন করে প্রাপ্ত করুন ৩. প্রয়োজনে ডেলিভারি তারিখ বা রেফারেন্স সহ একটি নোট যোগ করুন ৪. সংরক্ষণ করুন
একটি PO-কে প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করার পরে, বিক্রেতার চালান রেকর্ড করতে এবং অর্থপ্রদান ট্র্যাক করতে একটি ক্রয় বিল তৈরি করুন।
📦 পণ্য গ্রহণ — আংশিক প্রাপ্তি
যখন শুধুমাত্র কিছু আইটেম বা পরিমাণ এসেছে:
১. প্রেরিত স্থিতিতে PO খুলুন ২. স্থিতি পরিবর্তন করে আংশিকভাবে প্রাপ্ত করুন ৩. কী প্রাপ্ত হয়েছে এবং কী এখনও প্রত্যাশিত তা উল্লেখ করে একটি নোট যোগ করুন ৪. সংরক্ষণ করুন
যখন বাকি পণ্য আসে: ১. আংশিকভাবে প্রাপ্ত PO খুলুন ২. স্থিতি পরিবর্তন করে প্রাপ্ত করুন ৩. সংরক্ষণ করুন
সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্র্যাক করে না যে আংশিকভাবে প্রাপ্ত হলে কোন নির্দিষ্ট আইটেমগুলি প্রাপ্ত হয়েছে বনাম মুলতুবি রয়েছে — প্রতিটি ডেলিভারিতে কী এসেছে তা নথিভুক্ত করতে নোট ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন।
❌ একটি ক্রয় আদেশ বাতিল করা
একটি PO বাতিল করতে যা পূরণ করা হবে না:
১. PO খুলুন (অবশ্যই খসড়া বা প্রেরিত হতে হবে) ২. স্থিতি পরিবর্তন করে বাতিল করুন ৩. কারণ সহ একটি নোট যোগ করুন (বিক্রেতার স্টক নেই, মূল্য বিরোধ, ইত্যাদি) ৪. সংরক্ষণ করুন
একটি প্রেরিত PO বাতিল করা বিক্রেতার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করা উচিত। সিস্টেম পরিবর্তন শুধুমাত্র আপনার অভ্যন্তরীণ রেকর্ড আপডেট করে।
🔗 ক্রয় বিলের সাথে লিঙ্ক
ক্রয় আদেশ এবং ক্রয় বিল পৃথক নথি:
| নথি | উদ্দেশ্য |
|---|---|
| ক্রয় আদেশ | আপনি বিক্রেতাকে যা সরবরাহ করতে বলেছিলেন |
| ক্রয় বিল | বিক্রেতার চালান যা তারা আসলে সরবরাহ করেছে |
After receiving goods and receiving the vendor's invoice:
- Create a new Purchase Bill
- Enter
referenceNumber= your PO number for reconciliation - Compare PO quantities and prices against the bill
🖨️ Printing / Sharing
Use the Print button on any PO to generate a shareable PDF with:
- PO number and dates
- Vendor details
- Expected delivery date
- Itemized order with pricing
- Terms and conditions
🗑️ Deleting a Purchase Order
POs can be deleted from the list view. This is permanent.
Only delete POs created by mistake that were never sent to a vendor. For business records, use Cancelled status instead of deletion.
🔍 Filtering and Searching
From the Purchase Orders list, filter by:
- Status — view all Sent, PartiallyReceived, or Received orders
- Search by vendor name or PO number
- Sort by order date or expected delivery date
📂 Related Topics
- Creating a Purchase Order
- Purchase Bills Overview — Record vendor invoices after receiving goods