🗂️ ক্রয় বিল পরিচালনা

প্রাপ্তি থেকে অর্থপ্রদান পর্যন্ত বিক্রেতার বিল ট্র্যাক করুন, মেয়াদোত্তীর্ণ বাধ্যবাধকতা নিরীক্ষণ করুন এবং আপনার ক্রয়ের খরচের সঠিক রেকর্ড বজায় রাখুন।

📊 স্থিতি পরিবর্তন

থেকে	প্রতি	ক্রিয়া
খসড়া	প্রাপ্ত	বিক্রেতার চালান যাচাই এবং নিশ্চিত করুন
খসড়া	বাতিল	ভুলবশত প্রবেশ করা বিল বাতিল করুন
প্রাপ্ত	আংশিকভাবে পরিশোধিত	একটি আংশিক অর্থপ্রদান রেকর্ড করুন
প্রাপ্ত	পরিশোধিত	সম্পূর্ণ অর্থপ্রদান রেকর্ড করুন
প্রাপ্ত	মেয়াদোত্তীর্ণ	dueDate পাস হলে স্বয়ংক্রিয়
আংশিকভাবে পরিশোধিত	পরিশোধিত	অবশিষ্ট অর্থপ্রদান রেকর্ড করুন
আংশিকভাবে পরিশোধিত	মেয়াদোত্তীর্ণ	dueDate পাস হলে স্বয়ংক্রিয়
প্রাপ্ত/আংশিকভাবে পরিশোধিত	বাতিল	বিল বাতিল করুন

তথ্য

মেয়াদোত্তীর্ণ-এ রূপান্তর dueDate ক্ষেত্রের উপর ভিত্তি করে। dueDate ছাড়া বিলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেয়াদোত্তীর্ণ হয় না।

✏️ একটি ক্রয় বিল সম্পাদনা করা

কী সম্পাদনা করা যেতে পারে?

স্থিতি	সম্পাদনাযোগ্য?
খসড়া	✅ সমস্ত ক্ষেত্র
প্রাপ্ত	⚠️ সীমিত — নোট যোগ করুন, নির্দিষ্ট তারিখ আপডেট করুন
আংশিকভাবে পরিশোধিত	❌ শুধুমাত্র পঠনযোগ্য (নোট ছাড়া)
পরিশোধিত	❌ শুধুমাত্র পঠনযোগ্য
মেয়াদোত্তীর্ণ	⚠️ সীমিত — শুধুমাত্র নোট
বাতিল	❌ শুধুমাত্র পঠনযোগ্য

✅ একটি প্রাপ্ত বিল নিশ্চিত করা

যখন আপনি বিক্রেতার চালান যা সরবরাহ করা হয়েছিল তার বিরুদ্ধে যাচাই করেন:

১. খসড়া স্থিতিতে বিলটি খুলুন ২. বিক্রেতার শারীরিক চালানের বিরুদ্ধে সমস্ত আইটেমের পরিমাণ এবং মূল্য ক্রস-চেক করুন ৩. যাচাই করুন billDate বিক্রেতার চালানের তারিখের সাথে মেলে ৪. নিশ্চিত করুন dueDate সম্মত অর্থপ্রদানের শর্তাবলী প্রতিফলিত করে ৫. স্থিতি পরিবর্তন করে প্রাপ্ত করুন ৬. সংরক্ষণ করুন

পরামর্শ

সর্বদা নিশ্চিত করুন (প্রাপ্ত স্থিতি) শুধুমাত্র বিলটি আপনি যা পেয়েছেন তার সাথে মেলে তা যাচাই করার পরে। অর্থপ্রদান করার পরে বিরোধ নিষ্পত্তি করা অনেক কঠিন।

💳 একজন বিক্রেতাকে অর্থপ্রদান রেকর্ড করা

সম্পূর্ণ অর্থপ্রদান

সম্পূর্ণ বকেয়া পরিমাণ পরিশোধ করার সময়:

১. প্রাপ্ত স্থিতিতে বিলটি খুলুন ২. স্থিতি পরিবর্তন করে পরিশোধিত করুন ৩. অর্থপ্রদানের বিবরণ সহ একটি নোট যোগ করুন (তারিখ, রেফারেন্স, ব্যাংক স্থানান্তর আইডি, চেক নম্বর) ৪. সংরক্ষণ করুন

আংশিক অর্থপ্রদান

একটি অংশ-অর্থপ্রদান করার সময়:

১. প্রাপ্ত স্থিতিতে বিলটি খুলুন ২. স্থিতি পরিবর্তন করে আংশিকভাবে পরিশোধিত করুন ৩. প্রদত্ত পরিমাণ এবং অর্থপ্রদানের রেফারেন্স উল্লেখ করে একটি নোট যোগ করুন ৪. সংরক্ষণ করুন

যখন অবশিষ্ট পরিমাণ পরিশোধ করা হয়: ১. আংশিকভাবে পরিশোধিত বিলটি খুলুন ২. স্থিতি পরিবর্তন করে পরিশোধিত করুন ৩. নোটে অর্থপ্রদানের বিবরণ যোগ করুন ৪. সংরক্ষণ করুন

তথ্য

সিস্টেম স্থিতি ক্ষেত্রের মাধ্যমে অর্থপ্রদানের স্থিতি ট্র্যাক করে। বিস্তারিত অর্থপ্রদান ভাঙ্গনের জন্য (পরিমাণ, তারিখ, রেফারেন্স), প্রতিটি অর্থপ্রদান কিস্তি নথিভুক্ত করতে নোট ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন।

⏰ মেয়াদোত্তীর্ণ বিল

একটি বিল মেয়াদোত্তীর্ণ হয়ে যায় যখন তার dueDate পার হয়ে যায় এবং এটি সম্পূর্ণরূপে পরিশোধ করা হয়নি।

মেয়াদোত্তীর্ণ বিল পরিচালনা

১. ক্রয় বিল তালিকাটি মেয়াদোত্তীর্ণ স্থিতি দ্বারা ফিল্টার করুন ২. বিক্রেতার সম্পর্ক এবং জরিমানা শর্তাবলীর উপর ভিত্তি করে অর্থপ্রদানকে অগ্রাধিকার দিন ৩. একবার পরিশোধ করা হলে, স্থিতি পরিবর্তন করে পরিশোধিত করুন এবং অর্থপ্রদানের বিবরণ যোগ করুন

সতর্কবার্তা

মেয়াদোত্তীর্ণ বিলগুলি আপনার বিক্রেতার সম্পর্ককে প্রভাবিত করতে পারে এবং দেরিতে অর্থপ্রদানের জন্য জরিমানা হতে পারে। বিল তালিকার মেয়াদোত্তীর্ণ ফিল্টার থেকে নিয়মিত মেয়াদোত্তীর্ণ বিলগুলি পর্যালোচনা করুন।

পরামর্শ

Set a weekly reminder to review bills with Received and PartiallyPaid status that are approaching their dueDate. Proactive payment prevents overdue situations.

❌ Cancelling a Purchase Bill

To cancel a bill:

1. Open the bill (must be Draft, Received, or PartiallyPaid)
2. Change status to Cancelled
3. Add a reason in the notes (e.g., duplicate entry, vendor credit note issued)
4. Save

সতর্কবার্তা

If a partial payment was already made on a bill you are cancelling, record the refund or credit note details in the notes field. The cancelled bill is preserved for audit purposes.

🔗 Reconciling with Purchase Orders

To verify a bill against its corresponding Purchase Order:

1. Note the referenceNumber on the bill (should contain the PO number)
2. Open the corresponding Purchase Order
3. Compare ordered quantities and prices vs. billed quantities and prices
4. Resolve any discrepancies with the vendor before confirming

🔍 Filtering and Searching

From the Purchase Bills list, filter by:

• Status — view Overdue, PartiallyPaid, or Received bills
• Search by vendor name or bill number
• Sort by dueDate to prioritize payment

📊 Payables Summary

Track your outstanding vendor obligations by reviewing bills in these statuses:

Status	Action Required
Draft	Verify and confirm
Received	Schedule payment before dueDate
PartiallyPaid	Schedule remaining balance
Overdue	Pay immediately

🗑️ Deleting a Purchase Bill

Bills can be deleted from the list view. This is permanent.

সতর্কবার্তা

Do not delete vendor bills. Use Cancelled status for bills entered by mistake or for vendor credit notes. Deletion removes your audit trail for vendor transactions.

📂 Related Topics

• Creating a Purchase Bill
• Purchase Orders Overview — Track POs that lead to purchase bills