✏️ একটি ক্রয় বিল তৈরি করা
আপনি যে পণ্য এবং পরিষেবাগুলি কিনেছেন তার জন্য বিক্রেতাদের কাছ থেকে প্রাপ্ত বিলগুলি রেকর্ড করুন। একটি ক্রয় বিল একজন বিক্রেতার কাছে আপনার পাওনা অর্থকে প্রতিনিধিত্ব করে এবং অর্থপ্রদান পর্যন্ত এটি ট্র্যাক করে।
তৈরির পদক্ষেপ
১. প্রধান মেনু থেকে ক্রয় বিল-এ যান ২. + নতুন ক্রয় বিল (উপরের ডানদিকে) ক্লিক করুন ৩. ফর্মটি পূরণ করুন (নীচের বিভাগগুলি দেখুন) ৪. বিল তৈরি করুন ক্লিক করুন
বিক্রেতার বিবরণ
| ফিল্ড | প্রয়োজনীয় | বিবরণ |
|---|---|---|
| বিক্রেতার নাম | ✅ | বিক্রেতা কোম্পানি বা ব্যক্তির নাম |
| ইমেল | — | বিক্রেতার ইমেল ঠিকানা |
| ফোন | — | দেশ কোড নির্বাচক সহ বিক্রেতার যোগাযোগ নম্বর |
| ঠিকানা | — | বিক্রেতার সম্পূর্ণ ব্যবসার ঠিকানা |
প্রতিটি ক্রয় বিলে বিক্রেতার বিবরণ ম্যানুয়ালি প্রবেশ করানো হয়। পুনরাবৃত্ত বিক্রেতাদের জন্য, পূর্ববর্তী বিল থেকে বিবরণ অনুলিপি করুন বা মূল ক্রয় আদেশের রেফারেন্স নিন।
বিলের বিবরণ
| ফিল্ড | প্রয়োজনীয় | বিবরণ |
|---|---|---|
| বিলের তারিখ | ✅ | বিক্রেতার চালানের তারিখ — ডিফল্ট হিসাবে আজকের তারিখ |
| নির্দিষ্ট তারিখ | — | অর্থপ্রদানের নির্দিষ্ট তারিখ; এই তারিখের পরের বিলগুলি মেয়াদোত্তীর্ণ হয়ে যায় |
| রেফারেন্স | — | আপনার অভ্যন্তরীণ রেফারেন্স (যেমন, PO নম্বর, ডেলিভারি নোট নম্বর) |
| স্থিতি | — | বর্তমান স্থিতি — ডিফল্ট হিসাবে খসড়া |
যেসব বিলের জন্য অর্থপ্রদানের সময়সীমা প্রযোজ্য, সেগুলির জন্য সর্বদা একটি নির্দিষ্ট তারিখ সেট করুন। সম্পূর্ণ অর্থপ্রদান ছাড়া তাদের নির্দিষ্ট তারিখ অতিক্রম করা বিলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেয়াদোত্তীর্ণ হিসাবে যোগ্যতা অর্জন করে, যা আপনাকে অর্থপ্রদানকে অগ্রাধিকার দিতে সহায়তা করে।
বিলটিকে আপনার ক্রয় আদেশ নম্বর বা বিক্রেতার ডেলিভারি চালানের সাথে লিঙ্ক করতে রেফারেন্স ব্যবহার করুন। এটি পুনর্মিলন এবং নিরীক্ষা অনেক সহজ করে তোলে।
আইটেম টেবিল
প্রতিটি সারি বিক্রেতার চালানের একটি পণ্য বা পরিষেবা উপস্থাপন করে:
| কলাম | বিবরণ |
|---|---|
| আইটেমের বিবরণ | পণ্য বা পরিষেবার নাম (পণ্য ক্যাটালগ থেকে অনুসন্ধান করতে টাইপ করুন), নীচে ঐচ্ছিক বিবরণ ক্ষেত্র সহ |
| পরিমাণ | প্রাপ্ত ইউনিটের সংখ্যা |
| একক | পরিমাপের একক (যেমন, ইউনিট, नग, কেজি, বক্স) |
| MRP | সর্বোচ্চ খুচরা মূল্য — পণ্য ক্যাটালগ থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা |
| দর | বিক্রেতার চালান অনুযায়ী প্রতি ইউনিটের মূল্য |
| ছাড় | বিক্রেতার চালান অনুযায়ী ছাড়ের শতাংশ (%) |
| কর (%) | জিএসটি বা অন্যান্য করের হার শতাংশ |
| পরিমাণ | লাইনের মোট — স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করা (শুধুমাত্র পঠনযোগ্য) |
বিক্রেতার চালানে দেখানো মূল্যগুলি ঠিক যেমন আছে তেমন লিখুন। আপনি যা রেকর্ড করেছেন এবং বিক্রেতা যা চালান করেছে তার মধ্যে কোনো অমিল থাকলে তা পুনর্মিলনের সময় দেখা যাবে।
আইটেম যোগ করা
- + নতুন সারি যোগ করুন — নীচে একটি খালি সারি যোগ করে
- + বাল্কে আইটেম যোগ করুন — একবারে একাধিক আইটেম বাছাই এবং যোগ করার জন্য একটি পণ্য নির্বাচন ডায়ালগ খোলে
বাল্ক অ্যাড ডায়ালগ
১. + বাল্কে আইটেম যোগ করুন ক্লিক করুন ২. অনুসন্ধান বার ব্যবহার করে পণ্য অনুসন্ধান করুন ৩. আপনি যে পণ্যগুলি চান তা পরীক্ষা করুন — সবগুলি পরীক্ষা করতে সব নির্বাচন করুন ব্যবহার করুন ৪. +/- বোতাম ব্যবহার করে পরিমাণ সেট করুন ৫. একবারে সমস্ত নির্বাচিত আইটেম সন্নিবেশ করতে আইটেম যোগ করুন ক্লিক করুন
নোট ও শর্তাবলী
| ফিল্ড | বিবরণ |
|---|---|
| নোট | অভ্যন্তরীণ নোট, অর্থপ্রদানের নির্দেশাবলী, বা মন্তব্য (যেমন, "সফ্টওয়্যার পুনর্নবীকরণ বিল - পর্যালোচনা সাপেক্ষে") |
| Terms & Conditions | Payment terms, delivery conditions, or vendor's acceptance conditions |
Totals Panel
| Row | Description |
|---|---|
| Subtotal | Sum of all line item amounts |
| Total Discount | Total discount amount across all items |
| Tax | Total tax amount across all items |
| Shipping Charges | Freight, handling, or packing charges on the vendor's invoice |
| Adjustment | Positive or negative adjustment to the final total (e.g., rounding) |
| Total | Grand total = Subtotal − Discount + Tax + Shipping ± Adjustment |
The total on your Purchase Bill should match the total on the vendor's physical invoice. If they differ, check for pricing differences, extra charges, or rounding issues before recording payment.
Action Buttons
| Button | Mode | Action |
|---|---|---|
| Create Bill | New | Saves the new purchase bill |
| Update Bill | Edit | Saves changes to an existing bill |
| Cancel | Both | Discards changes and returns to the Purchase Bills list |
Bill vs Invoice
| Purchase Bill | Sales Invoice | |
|---|---|---|
| Direction | Money you owe to vendor | Money owed to you by customer |
| Created by | You, based on vendor's invoice | You, for your customer |
| Tracks | Your payables/expenses | Your receivables/income |
Related Topics
- Purchase Bills Overview — view and manage all purchase bills
- Managing Purchase Bills — record payments, track status, handle overdue bills
- Purchase Orders — create orders before receiving vendor bills