🗂️ এস্টিমেট পরিচালনা
একটি এস্টিমেট তৈরি করার পর, এর সম্পূর্ণ জীবনচক্র জুড়ে পরিচালনা করুন — ড্রাফটিং ও পাঠানো থেকে শুরু করে গ্রাহকের সাড়া, রূপান্তর বা মেয়াদোত্তীর্ণ হওয়া পর্যন্ত।
📊 অবস্থা পরিবর্তন
| থেকে | তে | অ্যাকশন |
|---|---|---|
| Draft | Sent | গ্রাহকের কাছে এস্টিমেট পাঠান |
| Draft | Expired | validUntil তারিখ পার হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে |
| Sent | Accepted | গ্রাহক এস্টিমেট অনুমোদন করেন |
| Sent | Rejected | গ্রাহক এস্টিমেট প্রত্যাখ্যান করেন |
| Sent | Expired | validUntil তারিখ পার হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে |
| Accepted | ConvertedToInvoice | ইনভয়েসে রূপান্তর করুন |
validUntil তারিখের ভিত্তিতে Expired-এ অবস্থা পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটে। আপনাকে ম্যানুয়ালি কোনো এস্টিমেট মেয়াদোত্তীর্ণ করতে হবে না।
✏️ একটি এস্টিমেট এডিট করা
কী এডিট করা যায়?
| অবস্থা | এডিটযোগ্য? |
|---|---|
| Draft | ✅ সকল ফিল্ড |
| Sent | ✅ সকল ফিল্ড |
| Accepted | ❌ রিড-অনলি |
| Rejected | ❌ রিড-অনলি |
| Expired | ❌ রিড-অনলি |
| ConvertedToInvoice | ❌ রিড-অনলি |
পাঠানোর আগে এস্টিমেট Draft অবস্থায় থাকাকালীন সকল এডিট করুন। পাঠানোর পরে যদি এস্টিমেট পরিবর্তন করার প্রয়োজন হয়, এটি এডিট করুন (সিস্টেম Sent এস্টিমেটে এডিট করার অনুমতি দেয়) এবং কী পরিবর্তন হয়েছে তার ব্যাখ্যাসহ গ্রাহকের কাছে পুনরায় পাঠান।
📤 একজন গ্রাহকের কাছে এস্টিমেট পাঠানো
- তালিকা থেকে এস্টিমেটটি খুলুন
- সকল বিবরণ পর্যালোচনা করুন — আইটেম, মেয়াদ শেষের তারিখ, শর্তাবলী
- অবস্থা Sent-এ পরিবর্তন করুন
- এস্টিমেট সংরক্ষণ করুন
- ডকুমেন্ট তৈরি করতে Print / Download PDF বাটন ব্যবহার করুন
- ইমেইল বা মেসেজিংয়ের মাধ্যমে শেয়ার করুন
অবস্থা পরিবর্তন এস্টিমেটের অংশ হিসেবে সংরক্ষিত হয়। অবস্থা Sent সেট করা আপনার রেকর্ড যে গ্রাহক এটি পেয়েছেন — সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে এস্টিমেট ইমেইল করে না। PDF ডকুমেন্টটি বাহ্যিকভাবে পাঠান।
✅ একটি এস্টিমেট গ্রহণ করা
যখন একজন গ্রাহক আপনার কোটেড মূল্যে সম্মত হন:
- এস্টিমেটটি খুলুন
- অবস্থা Accepted-এ পরিবর্তন করুন
- সংরক্ষণ করুন
গ্রহণ করা হলে, "Convert to Invoice" বাটনটি উপলব্ধ হয়ে যায়।
❌ একটি এস্টিমেট প্রত্যাখ্যান করা
গ্রাহক প্রত্যাখ্যান করলে:
- এস্টিমেটটি খুলুন
- অবস্থা Rejected-এ পরিবর্তন করুন
- ঐচ্ছিকভাবে কারণ সম্পর্কে একটি নোট যোগ করুন
- সংরক্ষণ করুন
একটি প্রত্যাখ্যাত এস্টিমেট রেকর্ডের জন্য সংরক্ষিত থাকে। গ্রাহক পুনরায় বিবেচনা করলে, একটি নতুন এস্টিমেট তৈরি করুন — প্রত্যাখ্যাত এস্টিমেট পুনরায় খোলা যায় না।
⏰ মেয়াদোত্তীর্ণ এস্টিমেট পরিচালনা করা
validUntil তারিখ পার হলে এবং এর অবস্থা Draft বা Sent থাকলে একটি এস্টিমেট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেয়াদোত্তীর্ণ হয়ে যায়।
মেয়াদোত্তীর্ণ হওয়ার পর একজন গ্রাহকের সাথে পুনরায় যোগাযোগ করতে:
- একটি নতুন এস্টিমেট তৈরি করুন (বিদ্যমানটিকে রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহার করুন)
- প্রয়োজনে মূল্য আপডেট করুন
- একটি নতুন
validUntilতারিখ সেট করুন - নতুন এস্টিমেট পাঠান
মেয়াদোত্তীর্ণ এস্টিমেট ইনভয়েসে রূপান্তরিত বা গৃহীত করা যায় না। গ্রাহকের সাথে পুনরায় যোগাযোগ করতে চাইলে একটি নতুন এস্টিমেট তৈরি করুন।
🗑️ একটি এস্টিমেট ডিলিট করা
তালিকা ভিউ থেকে ডিলিট অ্যাকশন ব্যবহার করে এস্টিমেট মুছে ফেলা যায়। এটি স্থায়ী।
শুধুমাত্র ভুলবশত তৈরি হওয়া এস্টিমেট মুছে ফেলুন। ব্যবসায়িক রেকর্ড ও অডিটের জন্য, ডিলিট করার পরিবর্তে এস্টিমেটকে Rejected হিসেবে চিহ্নিত করা বা Expired হিসেবে রেখে দেওয়া ভালো।
🔍 এস্টিমেট ফিল্টার ও সার্চ করা
এস্টিমেট তালিকা থেকে আপনি করতে পারেন:
- সকল Draft, Sent বা Accepted এস্টিমেট দেখতে অবস্থা দিয়ে ফিল্টার করুন
- গ্রাহকের নাম বা এস্টিমেট নম্বর দিয়ে সার্চ করুন
- তারিখ অনুযায়ী সাজান
📋 এস্টিমেট তালিকা অ্যাকশন
তালিকা ভিউতে, প্রতিটি এস্টিমেট দেখায়:
- এস্টিমেট নম্বর
- গ্রাহকের নাম
- মোট পরিমাণ
- অবস্থা ব্যাজ
- অ্যাকশন: View, Edit, Delete