🔄 একটি এস্টিমেটকে ইনভয়েসে রূপান্তর করা

কোনো গ্রাহক আপনার কোটেশন গ্রহণ করার সময়, আপনি একটি ক্লিকেই সেটিকে সরাসরি ট্যাক্স ইনভয়েসে রূপান্তর করতে পারেন — সকল লাইন আইটেম, মূল্য এবং বিবরণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থানান্তরিত হয়।

✅ রূপান্তরের পূর্বশর্ত

একটি এস্টিমেট শুধুমাত্র Accepted অবস্থায় থাকলে ইনভয়েসে রূপান্তরিত করা যায়।

অবস্থা	রূপান্তর করা যায়?
Draft	❌ না — প্রথমে পাঠান এবং অনুমোদন নিন
Sent	❌ না — গ্রাহকের গ্রহণের জন্য অপেক্ষা করুন
Accepted	✅ হ্যাঁ — রূপান্তরের জন্য প্রস্তুত
Rejected	❌ না
Expired	❌ না
ConvertedToInvoice / "Invoice Generated"	❌ না — ইতিমধ্যে রূপান্তরিত

পরামর্শ

গ্রাহক মৌখিকভাবে বা বার্তার মাধ্যমে (সিস্টেমের মাধ্যমে নয়) গ্রহণ করলে, প্রথমে এস্টিমেটের অবস্থা ম্যানুয়ালি Accepted-এ পরিবর্তন করুন, তারপর রূপান্তরের সাথে এগিয়ে যান।

🔄 রূপান্তরের ধাপ

1. Accepted অবস্থার এস্টিমেটটি খুলুন
2. "Convert to Invoice" বাটন ক্লিক করুন
3. একটি নতুন ইনভয়েস স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়ে খোলে
4. তৈরি হওয়া ইনভয়েসটি পর্যালোচনা করুন — তারিখ, ট্যাক্স হার এবং গ্রাহকের বিবরণ যাচাই করুন
5. ইনভয়েসে invoiceDate এবং dueDate সেট করুন
6. ইনভয়েসটি সংরক্ষণ করুন

তথ্য

এস্টিমেটের অবস্থা Accepted হলে তবেই "Convert to Invoice" বাটনটি দৃশ্যমান হয়। এস্টিমেট রূপান্তরিত হয়ে গেলে এটি স্থায়ীভাবে অদৃশ্য হয়ে যায়।

📋 কী স্থানান্তরিত হয়

ফিল্ড	এস্টিমেট থেকে কপি হয়?
গ্রাহকের নাম	✅ হ্যাঁ
গ্রাহকের ইমেইল ও ফোন	✅ হ্যাঁ
সকল লাইন আইটেম (পণ্য, পরিমাণ, রেট, ছাড়, ট্যাক্স)	✅ হ্যাঁ
shippingCharges	✅ হ্যাঁ
notes	✅ হ্যাঁ
termsAndConditions	✅ হ্যাঁ
সাবটোটাল, ট্যাক্স ও মোট গণনা	✅ লাইন আইটেম থেকে পুনরায় গণনা করা হয়
এস্টিমেট নম্বর	❌ না — নতুন ইনভয়েস নম্বর বরাদ্দ করা হয়
estimateDate এবং validUntil	❌ না — নতুন invoiceDate এবং dueDate সেট করুন
এস্টিমেটের অবস্থা	❌ না — ইনভয়েস Draft হিসেবে শুরু হয়

🔗 এস্টিমেট ও ইনভয়েস লিঙ্ক

রূপান্তরের পর:

• এস্টিমেটের অবস্থা ConvertedToInvoice-এ পরিবর্তিত হয় ("Invoice Generated" হিসেবে প্রদর্শিত)
• এস্টিমেট convertedInvoiceId সংরক্ষণ করে — তৈরি হওয়া ইনভয়েসের একটি লিঙ্ক
• আপনি এই লিঙ্ক ব্যবহার করে এস্টিমেট থেকে ইনভয়েসে নেভিগেট করতে পারেন

সতর্কবার্তা

প্রতিটি এস্টিমেট শুধুমাত্র একবার রূপান্তরিত করা যায়। একবার রূপান্তরিত হলে, এস্টিমেটটি স্থায়ীভাবে "Invoice Generated" অবস্থায় লক হয়ে যায়। একই গ্রাহকের জন্য আরেকটি ইনভয়েস ইস্যু করতে:

• একটি নতুন এস্টিমেট তৈরি করে অনুমোদন নিন, অথবা
• একটি নতুন ইনভয়েস ম্যানুয়ালি তৈরি করুন

✍️ রূপান্তরের পর — এরপর কী করবেন

1. তৈরি হওয়া ইনভয়েসটি খুলুন (এস্টিমেটের লিঙ্কের মাধ্যমে নেভিগেট করুন)
2. ইনভয়েসের তারিখ আজকের তারিখে (বা প্রকৃত বিলিং তারিখে) সেট করুন
3. আপনার পেমেন্ট শর্তাবলীর ভিত্তিতে ডিউ তারিখ সেট করুন
4. ট্যাক্স হার পর্যালোচনা করুন — প্রতিটি আইটেমের জন্য GST/ট্যাক্স স্ল্যাব সঠিক কিনা নিশ্চিত করুন
5. গ্রাহকের কাছে পাঠানোর জন্য প্রস্তুত হলে অবস্থা "Sent"-এ পরিবর্তন করুন
6. গ্রাহকের সাথে ইনভয়েস PDF শেয়ার করুন

পরামর্শ

পাঠানোর আগে সবকিছু পর্যালোচনা করার সুযোগ দিতে তৈরি হওয়া ইনভয়েসটি Draft অবস্থায় শুরু হয়। পরিমাণ, তারিখ এবং ট্যাক্স গণনা পর্যালোচনা না করে কখনও ইনভয়েস পাঠাবেন না।

📊 রূপান্তরের আগে বনাম পরে

	এস্টিমেট	তৈরি হওয়া ইনভয়েস
নম্বর	EST-0001	INV-0052 (স্বয়ংক্রিয়ভাবে বরাদ্দ)
অবস্থা	Invoice Generated	Draft → Sent → Paid
তারিখ	Estimate date + Valid until	Invoice date + Due date
উদ্দেশ্য	কোটেশন — বাধ্যতামূলক নয়	আইনি বিলিং ডকুমেন্ট
অ্যাকশন	অনুমোদনের জন্য অপেক্ষারত	পেমেন্টের জন্য অপেক্ষারত

❓ সাধারণ পরিস্থিতি

গ্রাহক গ্রহণ করেছেন কিন্তু পরিবর্তন চান

1. এখনই মূল এস্টিমেটটি রূপান্তর করবেন না
2. একটি নতুন এস্টিমেট তৈরি করুন (অথবা মূলটি ডুপ্লিকেট করুন)
3. অনুরোধকৃত পরিবর্তনগুলো করুন
4. নতুন এস্টিমেটটি গৃহীত করান
5. সংশোধিত গৃহীত এস্টিমেটটি ইনভয়েসে রূপান্তর করুন

মৌখিক গ্রহণের পর দ্রুত ইনভয়েস ইস্যু করা প্রয়োজন

1. এস্টিমেটটি খুলুন
2. অবস্থা Accepted-এ পরিবর্তন করে সংরক্ষণ করুন
3. তৎক্ষণাৎ "Convert to Invoice" ক্লিক করুন
4. ইনভয়েসে, আজকের তারিখ ইনভয়েসের তারিখ হিসেবে সেট করুন
5. ইনভয়েসটি পাঠান

গ্রাহক এস্টিমেটের একটি অংশ গ্রহণ করেছেন

1. মূল এস্টিমেটটি রূপান্তর করবেন না
2. শুধুমাত্র গৃহীত আইটেমসহ একটি নতুন এস্টিমেট তৈরি করুন
3. এটি গৃহীত করান
4. আংশিক-পরিসরের এস্টিমেটটি একটি ইনভয়েসে রূপান্তর করুন

📂 সম্পর্কিত বিষয়

• একটি এস্টিমেট তৈরি করা
• এস্টিমেট পরিচালনা