🗂️ ডেলিভারি চালান পরিচালনা
তৈরি থেকে শুরু করে পাঠানো, ডেলিভারি নিশ্চিতকরণ এবং ঐচ্ছিক ইনভয়েস তৈরি পর্যন্ত একটি ডেলিভারি চালান পরিচালনা করুন।
📊 অবস্থা পরিবর্তন
| থেকে | তে | অ্যাকশন |
|---|---|---|
| Draft | Dispatched | পণ্য লোড করা এবং যানবাহন পাঠানো |
| Draft | Cancelled | পাঠানোর আগে বাতিল করুন |
| Dispatched | Delivered | গন্তব্যে পণ্য গৃহীত |
| Dispatched | Cancelled | পাঠানোর পরে বাতিল করুন (রিটার্ন শিপমেন্ট) |
| Delivered | InvoiceGenerated | পণ্যের জন্য ট্যাক্স ইনভয়েস তৈরি করুন |
InvoiceGenerated বা Cancelled অবস্থায় থাকা একটি চালান বন্ধ বলে বিবেচিত হয়। এরপর আর কোনো অবস্থা পরিবর্তন করা যায় না।
✏️ একটি চালান এডিট করা
কী এডিট করা যায়?
| অবস্থা | এডিটযোগ্য? |
|---|---|
| Draft | ✅ সকল ফিল্ড |
| Dispatched | ⚠️ সীমিত (পরিবহনের বিবরণ সংশোধন করা যায়) |
| Delivered | ❌ রিড-অনলি |
| Cancelled | ❌ রিড-অনলি |
| InvoiceGenerated | ❌ রিড-অনলি |
🚚 পণ্য পাঠানো
যখন পণ্য লোড করা হয় এবং যানবাহন রওনা দেয়:
- চালানটি খুলুন
- পরিবহনের বিবরণ যাচাই করুন —
transportMode,vehicleNumber,driverName - নিশ্চিত করুন
deliveryAddressসঠিক - অবস্থা Dispatched-এ পরিবর্তন করুন
- সংরক্ষণ করে চালকের জন্য চালান প্রিন্ট করুন
পাঠানোর আগে চালান প্রিন্ট করুন। চেকপয়েন্টে দেখানোর এবং স্বাক্ষরের জন্য প্রাপকের কাছে রেখে যাওয়ার জন্য চালকের একটি ফিজিক্যাল কপি প্রয়োজন।
✅ ডেলিভার হিসেবে চিহ্নিত করা
যখন প্রাপক পণ্য গৃহীত হওয়ার নিশ্চিতকরণ দেন:
- পাঠানো চালানটি খুলুন
- অবস্থা Delivered-এ পরিবর্তন করুন
- ঐচ্ছিকভাবে ডেলিভারি নিশ্চিতকরণ রেফারেন্সসহ একটি নোট যোগ করুন
- সংরক্ষণ করুন
📄 একটি ইনভয়েস তৈরি করা
ডেলিভার করা পণ্যের জন্য একটি ট্যাক্স ইনভয়েস প্রয়োজন হলে:
- Delivered অবস্থার চালানটি খুলুন
- "Generate Invoice" ক্লিক করুন
- পণ্যের বিবরণ পূর্বপূরণকৃত অবস্থায় একটি নতুন ইনভয়েস তৈরি হয়
- চালানের অবস্থা InvoiceGenerated-এ পরিবর্তিত হয়
- তৈরি হওয়া ইনভয়েসটি পর্যালোচনা করে চূড়ান্ত করুন
পণ্য প্রথমে পাঠানো হলে এবং পরে ইনভয়েস তৈরি হলে (জব ওয়ার্ক, প্রজেক্ট বিলিং, বা ক্রেডিট গ্রাহকদের জন্য সাধারণ) এই ফিচারটি উপকারী।
❌ একটি চালান বাতিল করা
ডেলিভারি সম্পূর্ণ হওয়ার আগে একটি চালান বাতিল করতে:
- চালানটি খুলুন (অবশ্যই Draft বা Dispatched হতে হবে)
- অবস্থা Cancelled-এ পরিবর্তন করুন
- কারণ ব্যাখ্যা করে একটি নোট যোগ করুন
- সংরক্ষণ করুন
একটি বাতিল করা চালান অডিট রেকর্ডের জন্য সংরক্ষিত থাকে। পণ্য আংশিকভাবে পাঠানো হলে, বাতিল করার আগে নোটে রিটার্নটি নথিভুক্ত করুন।
🖨️ চালান প্রিন্ট করা
যেকোনো সময় ফিজিক্যাল ডেলিভারি চালান ডকুমেন্ট তৈরি করতে Print বাটন ব্যবহার করুন। ডকুমেন্টে থাকে:
- চালান নম্বর ও তারিখ
- চলাচলের উদ্দেশ্য
- গ্রাহকের নাম ও ডেলিভারি ঠিকানা
- যানবাহন নম্বর ও চালকের নাম
- পরিবহনের মোড
- পরিমাণসহ আইটেমাইজড পণ্যের তালিকা
- শর্তাবলী / মন্তব্য
- প্রাপকের স্বীকৃতির জন্য স্বাক্ষরের লাইন
৩টি কপি প্রিন্ট করুন — একটি আপনার পাঠানোর রেকর্ডের জন্য, একটি চালক/পরিবহনকারীর জন্য, এবং একটি গ্রাহক ডেলিভারির প্রমাণ হিসেবে স্বাক্ষর করে ফেরত দেওয়ার জন্য।
🗑️ একটি চালান ডিলিট করা
তালিকা ভিউ থেকে চালান মুছে ফেলা যায়। এটি স্থায়ী এবং পরিবহনের রেকর্ড সরিয়ে দেয়।
পাঠানো বা ডেলিভার হওয়া চালান মুছে ফেলবেন না। কমপ্লায়েন্স ও অডিটের জন্য পরিবর্তে Cancelled অবস্থা ব্যবহার করুন। ডিলিট শুধুমাত্র পাঠানোর আগে ভুলবশত তৈরি হওয়া চালানের জন্য ব্যবহার করা উচিত।
🔍 ফিল্টার ও সার্চ করা
ডেলিভারি চালান তালিকা থেকে আপনি ফিল্টার করতে পারেন:
- Status — সকল Dispatched, Delivered বা Draft চালান দেখুন
- Purpose — Supply, Job Work ইত্যাদি দিয়ে ফিল্টার করুন
- গ্রাহকের নাম বা চালান নম্বর দিয়ে সার্চ করুন