إنتقل إلى المحتوى الرئيسي

🗂️ إدارة فواتير الشراء

تتبع فواتير الموردين من الاستلام وحتى الدفع، وراقب الالتزامات المتأخرة، وحافظ على سجلات دقيقة لمصاريف الشراء الخاصة بك.

📊 انتقالات الحالة​

منإلىالإجراء
مسودةمستلمةالتحقق من فاتورة المورد وتأكيدها
مسودةملغاةإلغاء فاتورة تم إدخالها عن طريق الخطأ
مستلمةمدفوعة جزئيًاتسجيل دفعة جزئية
مستلمةمدفوعةتسجيل الدفعة الكاملة
مستلمةمتأخرةتلقائيًا عند مرور dueDate
مدفوعة جزئيًامدفوعةتسجيل الدفعة المتبقية
مدفوعة جزئيًامتأخرةتلقائيًا عند مرور dueDate
مستلمة/مدفوعة جزئيًاملغاةإلغاء الفاتورة

:::info تغيير الحالة يتم تغيير الحالة مباشرة في قائمة فواتير الشراء — انقر على شارة الحالة في الصف لفتح قائمة منسدلة واختيار أي حالة (مسودة، مستلمة، مدفوعة جزئيًا، مدفوعة، متأخرة، ملغاة). يمكنك أيضًا تعيين حالة متأخرة يدويًا. بمجرد أن تصبح الفاتورة مدفوعة أو ملغاة، يعرض الصف شارة ثابتة بدون قائمة منسدلة — يكون مقفلاً. :::

✏️ تحرير فاتورة شراء​

ما الذي يمكن تحريره؟​

يتوفر إجراء تحرير لجميع الحالات باستثناء مدفوعة وملغاة.

الحالةقابل للتحرير؟
مسودة✅ نعم
مستلمة✅ نعم
مدفوعة جزئيًا✅ نعم
متأخرة✅ نعم
مدفوعة❌ التحرير مخفي
ملغاة❌ التحرير مخفي

✅ تأكيد فاتورة مستلمة​

عندما تتحقق من فاتورة المورد مقابل ما تم تسليمه:

  1. راجع كميات الأصناف والأسعار وتاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق مقابل فاتورة المورد الورقية (استخدم تحرير إذا احتاج أي شيء إلى تصحيح)
  2. في صف الفاتورة، انقر على شارة الحالة واختر مستلمة
تلميح

قم دائمًا بالتأكيد (حالة مستلمة) فقط بعد التحقق من أن الفاتورة تطابق ما استلمته بالفعل. حل النزاعات يكون أصعب بكثير بعد إجراء الدفع.

💳 تسجيل دفعة لمورد​

دفعة كاملة​

عند دفع المبلغ المستحق بالكامل:

  1. في صف الفاتورة، انقر على شارة الحالة
  2. اختر مدفوعة

دفعة جزئية​

عند إجراء دفعة جزئية:

  1. في صف الفاتورة، انقر على شارة الحالة
  2. اختر مدفوعة جزئيًا

عند دفع المبلغ المتبقي، انقر على شارة الحالة مرة أخرى واختر مدفوعة.

معلومات

يتتبع النظام حالة الدفع من خلال حقل الحالة. للحصول على تفاصيل الدفع المفصلة (المبالغ، التواريخ، المراجع)، استخدم حقل notes لتوثيق كل قسط من الدفع.

⏰ الفواتير المتأخرة​

تصبح الفاتورة متأخرة عندما يمر dueDate الخاص بها ولم يتم دفعها بالكامل.

إدارة الفواتير المتأخرة​

  1. راجع الفواتير التي مر تاريخ استحقاقها
  2. حدد أولويات الدفع بناءً على العلاقة مع المورد وشروط العقوبة
  3. بمجرد الدفع، عيّن حالة الفاتورة إلى مدفوعة من القائمة المنسدلة للحالة في الصف
تحذير

يمكن أن تؤثر الفواتير المتأخرة على علاقاتك مع الموردين وقد تترتب عليها غرامات تأخير في السداد. راجع الفواتير المتأخرة بانتظام من مرشح متأخرة في قائمة الفواتير.

تلميح

عيّن تذكيرًا أسبوعيًا لمراجعة الفواتير ذات الحالة مستلمة ومدفوعة جزئيًا التي تقترب من dueDate الخاص بها. الدفع الاستباقي يمنع حالات التأخير.

❌ إلغاء فاتورة شراء​

لإلغاء فاتورة:

  1. في صف الفاتورة، انقر على شارة الحالة
  2. اختر ملغاة
تحذير

إذا تم بالفعل سداد دفعة جزئية على فاتورة تقوم بإلغائها، فسجل تفاصيل استرداد الأموال أو إشعار الدائن في ملاحظات الفاتورة. يتم الاحتفاظ بالفاتورة الملغاة لأغراض التدقيق.

🔗 التسوية مع أوامر الشراء​

للتحقق من فاتورة مقابل أمر الشراء المقابل لها:

  1. لاحظ referenceNumber على الفاتورة (يجب أن يحتوي على رقم أمر الشراء)
  2. افتح أمر الشراء المقابل
  3. قارن الكميات والأسعار المطلوبة مقابل الكميات والأسعار المفوترة
  4. حل أي اختلافات مع المورد قبل التأكيد

📋 إجراءات القائمة​

يحتوي كل صف فاتورة على: عرض، تحرير، حذف، بالإضافة إلى شارة الحالة القابلة للنقر. يتم إخفاء تحرير وحذف بمجرد أن تصبح الفاتورة مدفوعة أو ملغاة (يكون الصف مقفلاً).

🔍 التصفية والبحث​

من قائمة فواتير الشراء يمكنك:

  • التصفية حسب نطاق التاريخ (من / إلى)
  • البحث حسب اسم المورد أو رقم الفاتورة

📊 ملخص الذمم الدائنة​

تتبع التزاماتك المستحقة للموردين من خلال مراجعة الفواتير في هذه الحالات:

الحالةالإجراء المطلوب
مسودةالتحقق والتأكيد
مستلمةجدولة الدفع قبل dueDate
مدفوعة جزئيًاجدولة الرصيد المتبقي
متأخرةالدفع فورًا

🗑️ حذف فاتورة شراء​

يمكن حذف الفواتير من عرض القائمة (أي حالة باستثناء مدفوعة أو ملغاة). هذا إجراء دائم.

تحذير

لا تحذف فواتير الموردين. استخدم حالة ملغاة للفواتير التي تم إدخالها عن طريق الخطأ أو لإشعارات الائتمان من المورد. الحذف يزيل مسار التدقيق الخاص بك لمعاملات المورد.

📂 مواضيع ذات صلة​