Skip to main content

🗂️ إدارة فواتير الشراء

تتبع فواتير الموردين من الاستلام حتى الدفع، ومراقبة الالتزامات المتأخرة، والحفاظ على سجلات دقيقة لمصاريف الشراء الخاصة بك.

📊 انتقالات الحالة​

منإلىالإجراء
مسودةمستلمةالتحقق من صحة وتأكيد فاتورة المورد
مسودةملغاةإلغاء فاتورة تم إدخالها عن طريق الخطأ
مستلمةمدفوعة جزئيًاتسجيل دفعة جزئية
مستلمةمدفوعةتسجيل الدفعة الكاملة
مستلمةمتأخرةتلقائيًا عند مرور dueDate
مدفوعة جزئيًامدفوعةتسجيل الدفعة المتبقية
مدفوعة جزئيًامتأخرةتلقائيًا عند مرور dueDate
مستلمة/مدفوعة جزئيًاملغاةإلغاء الفاتورة
info

الانتقال إلى متأخرة يعتمد على حقل dueDate. الفواتير التي لا تحتوي على dueDate لا تصبح متأخرة تلقائيًا.

✏️ تحرير فاتورة شراء​

ما الذي يمكن تحريره؟​

الحالةقابل للتحرير؟
مسودة✅ جميع الحقول
مستلمة⚠️ محدود — إضافة ملاحظات، تحديث تاريخ الاستحقاق
مدفوعة جزئيًا❌ للقراءة فقط (باستثناء الملاحظات)
مدفوعة❌ للقراءة فقط
متأخرة⚠️ محدود — الملاحظات فقط
ملغاة❌ للقراءة فقط

✅ تأكيد فاتورة مستلمة​

عندما تتحقق من فاتورة المورد مقابل ما تم تسليمه:

  1. افتح الفاتورة في حالة مسودة
  2. تحقق من جميع كميات وأسعار الأصناف مقابل فاتورة المورد المادية
  3. تحقق من أن billDate يطابق تاريخ فاتورة المورد
  4. تأكد من أن dueDate يعكس شروط الدفع المتفق عليها
  5. غير الحالة إلى مستلمة
  6. احفظ
tip

قم دائمًا بالتأكيد (حالة مستلمة) فقط بعد التحقق من أن الفاتورة تطابق ما استلمته بالفعل. حل النزاعات يكون أصعب بكثير بعد إجراء الدفع.

💳 تسجيل دفعة لمورد​

دفعة كاملة​

عند دفع المبلغ المستحق بالكامل:

  1. افتح الفاتورة بحالة مستلمة
  2. غير الحالة إلى مدفوعة
  3. أضف ملاحظة بتفاصيل الدفع (التاريخ، المرجع، معرف التحويل البنكي، رقم الشيك)
  4. احفظ

دفعة جزئية​

عند إجراء دفعة جزئية:

  1. افتح الفاتورة بحالة مستلمة
  2. غير الحالة إلى مدفوعة جزئيًا
  3. أضف ملاحظة تحدد المبلغ المدفوع ومرجع الدفع
  4. احفظ

عند دفع المبلغ المتبقي:

  1. افتح الفاتورة المدفوعة جزئيًا
  2. غير الحالة إلى مدفوعة
  3. أضف تفاصيل الدفع في الملاحظات
  4. احفظ
info

يتتبع النظام حالة الدفع من خلال حقل الحالة. للحصول على تفاصيل الدفع المفصلة (المبالغ، التواريخ، المراجع)، استخدم حقل الملاحظات لتوثيق كل قسط من الدفع.

⏰ الفواتير المتأخرة​

تصبح الفاتورة متأخرة عندما يمر dueDate الخاص بها ولم يتم دفعها بالكامل.

إدارة الفواتير المتأخرة​

  1. قم بتصفية قائمة فواتير الشراء حسب حالة متأخرة
  2. حدد أولويات الدفع بناءً على علاقتك بالمورد وشروط العقوبة
  3. بمجرد الدفع، غير الحالة إلى مدفوعة وأضف تفاصيل الدفع
warning

يمكن أن تؤثر الفواتير المتأخرة على علاقاتك مع الموردين وقد تترتب عليها غرامات تأخير في السداد. راجع الفواتير المتأخرة بانتظام من مرشح متأخرة في قائمة الفواتير.

tip

قم بتعيين تذكير أسبوعي لمراجعة الفواتير ذات الحالة مستلمة و مدفوعة جزئيًا التي تقترب من dueDate الخاص بها. الدفع الاستباقي يمنع حالات التأخير.

❌ إلغاء فاتورة شراء​

لإلغاء فاتورة:

  1. افتح الفاتورة (يجب أن تكون مسودة، مستلمة، أو مدفوعة جزئيًا)
  2. غير الحالة إلى ملغاة
  3. أضف سببًا في الملاحظات (على سبيل المثال، إدخال مكرر، إصدار إشعار دائن من المورد)
  4. احفظ
warning

إذا تم بالفعل سداد دفعة جزئية على فاتورة تقوم بإلغائها، فسجل تفاصيل استرداد الأموال أو الإشعار الدائن في حقل الملاحظات. يتم الاحتفاظ بالفاتورة الملغاة لأغراض التدقيق.

🔗 التسوية مع أوامر الشراء​

للتحقق من فاتورة مقابل أمر الشراء المقابل لها:

  1. لاحظ referenceNumber على الفاتورة (يجب أن يحتوي على رقم أمر الشراء)
  2. افتح أمر الشراء المقابل
  3. قارن الكميات والأسعار المطلوبة مقابل الكميات والأسعار المفوترة
  4. حل أي اختلافات مع المورد قبل التأكيد

🔍 التصفية والبحث​

من قائمة فواتير الشراء، قم بالتصفية حسب:

  • الحالة — عرض الفواتير المتأخرة، المدفوعة جزئيًا، أو المستلمة
  • البحث حسب اسم المورد أو رقم الفاتورة
  • الفرز حسب dueDate لتحديد أولويات الدفع

📊 ملخص الذمم الدائنة​

تتبع التزاماتك المستحقة للموردين من خلال مراجعة الفواتير في هذه الحالات:

الحالةالإجراء المطلوب
مسودةالتحقق والتأكيد
مستلمةجدولة الدفع قبل dueDate
مدفوعة جزئيًاجدولة الرصيد المتبقي
متأخرةالدفع فورًا

🗑️ حذف فاتورة شراء​

يمكن حذف الفواتير من عرض القائمة. هذا إجراء دائم.

warning

لا تحذف فواتير الموردين. استخدم حالة ملغاة للفواتير التي تم إدخالها عن طريق الخطأ أو لإشعارات الائتمان من المورد. الحذف يزيل مسار التدقيق الخاص بك لمعاملات المورد.

📂 مواضيع ذات صلة​